Test: ¿están sus herramientas diseñadas para el trabajo colaborativo en línea?

Cuando una empresa domina los retos de la colaboración, sus equipos están acostumbrados a trabajar juntos en línea. La productividad y la competitividad son el resultado de la elección correcta de las herramientas de colaboración, así como de una gestión ágil de los proyectos. ¿Está seguro de que está tomando o ha tomado las mejores decisiones? Realice la prueba de usabilidad.

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¿Para qué se utilizan las herramientas de trabajo colaborativo en línea? ¿Cuáles son las ventajas del trabajo colaborativo?

Las herramientas de trabajo colaborativo en línea, utilizadas en el mundo empresarial, permiten a los empleados de una empresa alcanzar una serie de objetivos a través de una serie de funciones útiles:

• controlar y proteger el acceso a los datos de la empresa
• compartir datos más fácilmente gracias a un espacio de almacenamiento e intercambio de archivos
• intercambiar información en tiempo real a través de un espacio dedicado en línea, como la mensajería instantánea o un feed de noticias del proyecto
• comunicar más eficazmente reduciendo el número de correos electrónicos,
• organizar las tareas y simplificar el trabajo en equipo,
• fomentar el trabajo en colaboración, por ejemplo mediante la visualización de agendas compartidas,
• seguir la evolución de un proyecto, conociendo en todo momento su grado de avance, tanto en lo que se refiere a los recursos humanos movilizados como a las herramientas y técnicas necesarias,
• anticiparse en todo momento para adaptar la marcha, y ganar en reactividad,
• aumentar la productividad, en particular utilizando herramientas de trabajo complementarias y conectables entre sí.

Algunas empresas acumulan las herramientas una a una, para satisfacer una necesidad, un uso, sobre la marcha. Otras, más maduras en la materia, buscan un software de gestión de proyectos o una plataforma de trabajo colaborativo en línea que cubra todas sus necesidades.

Para guiarle en su elección de herramientas de trabajo colaborativo en línea, la mejor solución se basa "simplemente" en la cuestión del uso. Sus usos determinan las herramientas de trabajo colaborativo que necesita su equipo.

Usted ha identificado ciertas necesidades y se esperan ciertos usos. Pero, ¿ha pensado en todo? ¿Ha previsto realmente todos los usos pertinentes para facilitar el trabajo en equipo y aumentar la productividad ?

Le proponemos una prueba de uso: examine sus herramientas para comprobar si sus opciones actuales se ajustan a sus necesidades.

Pruebas específicas del trabajo colaborativo

Prueba 1: videoconferencia

Necesidades:
Intercambiar información únicamente por correo electrónico se vuelve rápidamente inmanejable: muchos empleados recurren a otros medios como la mensajería instantánea o la videoconferencia para aligerar sus buzones, comunicarse más fácilmente y ganar tiempo. Además, los temas complejos difíciles de gestionar por escrito pueden tratarse más rápidamente gracias a un intercambio oral, por breve que sea.
Usos :

• Comunicarse fácil y espontáneamente con una o varias personas,
• invitar fácilmente a un colega a una reunión mediante un sistema de mensajería,
• compartir su pantalla con su cliente o su equipo.

Ventajas :

• Ahorra una increíble cantidad de tiempo cuando intercambia información cara a cara mediante videoconferencia,
• puede reducir los desplazamientos y optimizar su agenda de reuniones,
• además, la videoconferencia es más amistosa y humana,
• Es la solución ideal para intercambios instantáneos durante sesiones de brainstorming.

Ejemplos de herramientas de colaboración en línea dedicadas a este uso:

• Skype,
• Google Hang out.

Prueba 2: compartir archivos

Requisitos:
Transferir o poner a disposición archivos pesados o demasiado grandes para enviarlos por correo electrónico.

Uso previsto:
Compartir archivos a través de un servicio, como un espacio de almacenamiento en línea.

Ventajas :

• reúnes todos tus datos en un único espacio de almacenamiento en línea,
• comparte sus archivos con las personas interesadas.

Ejemplos de herramientas especializadas para este fin

• Dropbox,
• Box.

Prueba 3: trabajar en equipo sobre documentos compartidos

Requisitos:
Mejorar el trabajo en equipo es una preocupación constante: quiere poner a disposición de sus colegas las últimas versiones de los documentos y facilitar al máximo su acceso.

Usos buscados :

• una suite ofimática en línea, una oficina web para todos en la empresa,
• hacer que el equipo trabaje en los mismos documentos,
• acceso seguro a los documentos de trabajo desde cualquier lugar,
• la posibilidad de compartir estos documentos, a veces voluminosos, con interlocutores externos (clientes, proveedores).

Las ventajas :

• todos los empleados utilizan las mismas herramientas ofimáticas y el mismo espacio de trabajo,
• se simplifica el intercambio de documentos y archivos,
• el equipo puede acceder a los documentos fuera de línea,
• todos tienen acceso a las últimas versiones de los documentos, lo que resulta muy útil para crear una base común de conocimientos,
• En cuanto a la seguridad, un administrador define los derechos de acceso.

Ejemplos de herramientas especializadas en estos usos:

• Office On line,
• Google Drive.

Las pruebas que caracterizan a una herramienta de gestión de proyectos

Prueba 4: agilizar la organización del trabajo

Requisitos:
En el marco de la gestión de proyectos, optimizar todo lo relacionado con el proyecto es el grial permanente. Para optimizar la organización y el seguimiento del trabajo del equipo, las herramientas de gestión son esenciales.

Usos relacionados con la gestión de tareas :

• asignación de tareas
• crear tareas recurrentes
• trabajar en modo proyecto,
• ver el progreso,
• coordinar y gestionar todo el proyecto.

Las ventajas :

• planificación estructurada,
• supervisar el progreso de un proyecto,
• reaccionar en tiempo real ante las incidencias,
• anticiparse mediante alertas y notificaciones,
• optimizar la gestión del trabajo en curso.

Ejemplos de herramientas dedicadas a estos usos

• Trello,
• Asana.

Prueba 5: compartir y acceder a una agenda sincronizada

Requisitos:
¿Cómo programar una reunión o una videoconferencia? ¿Quién estará disponible? Estaré fuera: ¿qué debo hacer?

Usos buscados :

• compartir las agendas del equipo entre sí,
• organizar reuniones rápidamente,
• mantener el acceso móvil.

Ventajas :

• acceso móvil a su agenda (sincronizada) en todos sus dispositivos (incluidos los teléfonos móviles),
• posibilidad de compartir agendas,
• mejor organización,
• planificar en tiempo real,
• cumplir los plazos y las fechas clave de los proyectos.

Ejemplos de herramientas colaborativas en línea especializadas en este uso:

• Google calendar

Prueba 6: elaborar un informe de actividades

Requisitos:
¿Cuál es la situación exacta del proyecto? ¿Quién lleva retraso? ¿Quién está trabajando en esta tarea? ¿Cuánto tiempo dedica esta persona a esta tarea? ¿Está el equipo retrasado? ¿Cómo se puede medir todo esto?

Usos buscados :

• necesidad de un mapa mental, un cuadro de mandos que proporcione indicadores precisos,
• un sistema de alerta vinculado que envíe notificaciones.

Ventajas :

• Una forma sencilla de visualizar el progreso de mis proyectos,
• medir la actividad de su equipo y de cada uno de sus miembros,
• vigilar los recursos asignados al proyecto,
• estimar la fecha de finalización de un proyecto, anticipar cualquier necesidad,
• elaborar informes fácilmente.

Los programas informáticos de gestión de proyectos están especializados en estos usos.

Si sus usos le obligan a utilizar varias herramientas, puede plantearse seriamente adoptar una plataforma colaborativa como Wimi, porque integra todos los servicios clave bajo una misma interfaz. Veamos por qué y cómo.

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La prueba definitiva: hacerlo todo en la misma plataforma de trabajo en línea

Los inconvenientes de gestionar varias herramientas de colaboración

Como acabamos de ver, algunas herramientas en línea se adaptan perfectamente a usos específicos, y algunas incluso están dedicadas a ellos. Si bien es fácil combinar algunas de ellas, la cosa se complica cuando el número aumenta: algunas herramientas no pueden conectarse entre sí y se pierde el impulso inicial de productividad. Adiós complementariedad, adiós sinergia.

Por ejemplo, si su herramienta sólo ofrece una o dos funciones, corre el riesgo de :

• multiplicar el número de herramientas sin que se complementen entre sí
• repartir sus datos entre diferentes servicios
• tener que controlar los distintos accesos multiplicándolos por el número de herramientas.

Otro aspecto es la apropiación de las herramientas por parte de los miembros de su equipo: cuantas más herramientas tenga, más tendrá que aprender su personal a utilizarlas de maneras no necesariamente similares. Si las interfaces no son intuitivas, la curva de aprendizaje será larga... e infructuosa.

¿Y si dos herramientas ofrecen la misma funcionalidad pero se duplican entre sí? Tendrá que imponer un uso particular, a riesgo de frustrar a unos cuantos empleados en el proceso.

Por último, desplegar un gran número de herramientas en toda la empresa puede resultar complejo y costoso, por no hablar de la gestión de los derechos de acceso.

Cuantas más herramientas diferentes se utilicen, más dependencias se crearán de herramientas o servicios a veces incompatibles. ¿Merece la pena el riesgo?

¿Por qué adoptar una plataforma de colaboración?

¿Por qué tener todas las herramientas web en la misma plataforma? ¿Qué ventajas tiene? En primer lugar, evitará naturalmente todos los inconvenientes mencionados anteriormente. Para comprender todas las ventajas, veamos el tema con más detalle...

Las principales ventajas :

• Sólo tiene que gestionar un servicio,
• Facilitas la adopción de la plataforma por parte de tu personal,
• no tienes que dispersar tus datos en una plétora de herramientas y servicios en línea,
• centralizas la gestión de tus derechos y el acceso a los datos,
• das privilegios específicos a tus herramientas en función de la función de los usuarios,
• puede reducir y controlar mejor su presupuesto digital.

La herramienta adecuada para cada propósito

En el mundo de las plataformas colaborativas, Wimi ofrece un paquete completo que satisface todas las necesidades del trabajo colaborativo. Almacenar, proteger, sincronizar y compartir sus datos en un mismo espacio simplifica enormemente el trabajo en equipo. Los jefes de proyecto pueden trabajar con equipos remotos en ocho idiomas.

Wimi le permite crear una verdadera sinergia entre sus herramientas: todo está disponible en la misma plataforma. Vídeo de demostración:

Wimi se distingue claramente por reunir todos los hábitos de uso de los usuarios. La solución se inscribe en un enfoque totalmente complementario de la colaboración. En los espacios de trabajo unificados, Wimi reúne eficazmente todas las herramientas necesarias para el trabajo en equipo y la gestión de proyectos, como :

• canales de comunicación en equipo (equivalentes a Slack), asociados a cada espacio de trabajo,
• sincronización y compartición de documentos con Wimi Drive (equivalente a Box o Dropbox),
• gestión de tareas en modo ágil (equivalente a Trello),
• agendas compartidas y conector Wimi Outlook (equivalente a Google Calendar),
• chat, videoconferencia y pantalla compartida (equivalente a Skype),
• gestión centralizada de los derechos de acceso.

Elegir varias herramientas o una única herramienta de trabajo colaborativo en línea es una elección que depende de sus usos y expectativas a largo plazo. Se trata de encontrar el equilibrio perfecto entre productividad y colaboración, y de tomar la mejor decisión para seguir siendo competitivo.

En sus marcas, listos, ¡a probar!