6 pasos y 5 herramientas para hacer la planificación y organización de tareas de una empresa

En el trabajo, la planificación de tareas es una forma efectiva de dar visibilidad a lo que tienes que hacer a lo largo de tu día laboral, priorizar actividades y asegurarte de que no dejas nada de lado.

Especialmente, en el proceso de planificación de un proyecto, es fundamental saber planificar actividades y organizar cada hora para cumplir con la lista de tareas semanales y las misiones que se deben completar.

En este artículo, te guíamos a través de este proceso crucial que combina organización, colaboración y productividad.

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¿Qué es la planificación y organización de tareas?

La planificación de tareas es un proceso que consiste en identificar, organizar y planificar las actividades que deben llevarse a cabo dentro de un proyecto, Esto incluye estimar su duración y los recursos necesarios para completarlas.

Más específicamente, la planificación de actividades implica etapas clave como:

• Identificación.
• Priorización y programación.
• Determinación de interdependencia entre actividades.
• Planificación en el tiempo.
• Asignación de recursos.

Además, es crucial considerar aspectos como:

• Los objetivos (¿qué se debe lograr?),
• Los responsables (¿quién lo hará?).
• Los métodos y herramientas (¿cómo se realizará?).
• las restricciones:
  • Recursos limitados (mano de obra, materiales);
  • duración del proyecto;
  • menor coste y dentro del presupuesto inicialmente asignado;
  • óptima calidad y en línea con las previsiones.

Así pues, deben tenerse en cuenta 5 parámetros esenciales:

• Calidad,
• coste,
• fecha límite,
• rendimiento,
• riesgos.

Los 6 pasos del funcionamiento de planificación de tareas

1. Identifica las necesidades

Todo parte de la identificación puntual de las necesidades del proyecto. En otras palabras, de la definición de su objeto. Esto permite determinar las etapas del mismo y hacer la proyección de todas las actividades necesarias para cumplir con las metas establecidas.

2. Divide las tareas

La forma de lidiar con una tarea imposible es cortarla en un número de sub-tareas muy difíciles, y dividir cada una de estas en un grupo de actividades horriblemente duras, y cada una de ellas en acciones complejas, y así sucesivamente...

Terry Pratchett, autor inglés.

Para asegurar la viabilidad de un proyecto, las tareas deben hacerse más asequibles y menos aterradoras. La división de las tareas en subtareas también facilita la estimación de los tiempos y costes, así como la definición de un plan de gestión de riesgos ante proyecciones demasiado lejanas.

3. Organiza y distribuye el trabajo

Existen muchas herramientas y estrategias que te ayudan a realizar estas actividades. Tal es el caso de Asana, diseñada para la colaboración y la planificación de proyectos medianos y la cual permite la integración de otras herramientas como Gmail y Zapier.

En cuanto a los métodos, algunos son son:

• El Método de la Cadena Crítica, el cual incluye en su análisis de la información:
  • Recursos disponibles,
  • factores de riesgo (costes ocultos, retrasos, fracasos),
  • conflictos de prioridad (multitasking de los empleados),
  • mutualización de los márgenes de seguridad para las tareas críticas (buffer).
• El Diagrama de Gantt, el cual presenta gráficamente el progreso de las tareas y sus plazos, junto con la lista de actividades (eje Y) y las unidades de tiempo (eje X), para vincular:
  • Recursos (humanos o materiales),
  • conexiones (con otras tareas),
  • fechas (inicio y fin).

Soluciones como Wrike te acompañan en la construcción de tu gráfico de Gantt con la ventaja de permitirte que, tanto los usuarios como el personal externo a la herramienta, puedan participar en la creación de instantáneas del gráfico y ver la cronología actual del proyecto.

4. Planifica las tareas

Si eres coordinador de proyectos, planificar las tareas de manera eficaz requiere una tabla de distribución de actividades que resuma las misiones de todas las partes interesadas y los recursos necesarios para cumplir con la planificación de actividades. Este enfoque garantiza una organización clara y facilita el seguimiento del proyecto:

¿Quién? (responsable)	¿Qué hace? (tarea, misión)	¿Con qué? (expertos, socios)	¿Para cuándo? (planning)	¿Cómo? (recursos, medios)	Seguimiento

Existen diferentes herramientas que te ayudan a dividir un proyecto en tareas para crear tu planning de proyecto.

Plantillas personalizables con las cuales dividir tus proyectos en componentes más pequeños y manejables, para luego poder programar y asignar todas los recursos necesarios, están disponibles dentro de los recursos que ofrece monday.com.

5. Realiza un seguimiento constante

Verificar la efectividad de tu planeación comienza en el momento de hacer el seguimiento al avance del proyecto. En esta etapa es que puedes determinar si las proyecciones que habías hecho fueron justas o si requieren de esfuerzos adicionales para cumplir a cabalidad con el trabajo.

Implementar un cuadro de mando integral facilita el seguimiento de todas las actividades planificadas.

6. Evalúa los resultados

Al finalizar el proyecto, analiza si la planificación de tareas fue eficaz. Evalúa los Indicadores Clave de Desempeño (KPI) para identificar logros, áreas de mejora y posibles ajustes en futuras planificaciones de actividades.

5 métodos y herramientas de planificación de tareas

Apoyarte en métodos y equipar a tu empresa con herramientas que faciliten la planificación de tareas, facilita el proceso, lo optimiza y garantiza su efectividad. Pero, ¿cómo planificar el trabajo diario? Algunos métodos en los que te puedes apoyar son

El WBS o Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) en español

Establece una base clara para la comunicación dentro del equipo y con las partes interesadas, asegurando que todos comprendan los objetivos y expectativas del proyecto. Esta claridad contribuye a minimizar malentendidos y optimizar la toma de decisiones a lo largo del proyecto.

El WBS es entonces un método operacional que divide un proyecto en unidades manejables, de forma jerárquica. Su punto de partida son las principales actividades a realizar y sus respectivos entregables.

Mind Mapping (mapa mental):

Consiste en escribir el objetivo en el centro del diagrama, dando lugar a grupos de palabras clave, de las que se derivan ideas, tareas y limitaciones. Dos criterios entran en juego para lograr una secuencia lógica y fluida:

• La importancia de la tarea en el proyecto global,
• su grado de urgencia.

El Método MoSCoW

En la gestión de proyectos ágiles, este método se centra en la importancia de la tarea y su impacto en la realización del proyecto. De este modo, las tareas se clasifican en:

• Must have: indispensable,
• should have: importante,
• could have: bajo impacto,
• won’t have but would like: opcional.

La Matriz Eisenhower

Es un método en el que prevalece la importancia sobre la urgencia. Este mismo tipo de matriz se puede utilizar igualmente con los criterios de "ganancia" y "esfuerzo":

Lo que es importante rara vez es urgente y lo que es urgente rara vez es importante.

Dwight David Eisenhower.

Como estos, existen muchas otras metodologías de proyectos que pueden adaptarse a las necesidades puntuales de tu negocio.

Los softwares de gestión de proyectos para planificar tareas: 5 ventajas y ejemplos

¿Cómo puede ayudar a su empresa un software de gestión de proyectos? Céntrese en las principales ventajas:

Mejora en la planificación y programación

Los softwares de gestión de proyectos permiten desglosar las tareas en actividades más pequeñas, asignarlas de forma eficiente y establecer plazos realistas. Esto facilita la creación de un planning de actividades preciso.

Ejemplo: Trello utiliza un sistema de tableros, listas y tarjetas que facilita la organización visual de las tareas y plazos.

Colaboración mejorada

Facilitan la comunicación entre los miembros del equipo al centralizar la información, lo que permite una colaboración más efectiva, incluso en equipos distribuidos geográficamente.

Ejemplo: el planificador Asana permite a los usuarios comentar tareas, adjuntar archivos y actualizar el estado, lo que mantiene a todos los miembros del equipo al tanto de los avances, y entonces a ayudarte en tu plan de gestión de tareas, cada día y semana.

Seguimiento eficiente del progreso

Estos programas ofrecen herramientas para monitorear el avance de las tareas y evaluar la productividad del equipo, ayudando a identificar y resolver atascos en tiempo real.

Ejemplo: Microsoft Project proporciona gráficos de Gantt y dashboards en tiempo real para visualizar el progreso de las tareas y los recursos utilizados.

Optimización de recursos

Permiten una mejor asignación y gestión de los recursos disponibles, reduciendo el riesgo de sobreasignación y ayudando a maximizar la utilización de los recursos.

Un ejemplo: Smartsheet incluye capacidades de gestión de recursos que ayudan a balancear la carga de trabajo entre los miembros del equipo asegurando una distribución equitativa.

Mejora en la toma de decisiones

La información centralizada y los análisis en tiempo real permiten tomar decisiones más informadas y oportunas, lo que puede impactar positivamente en la dirección del proyecto.

🎁 El mercado de herramientas de gestión de tareas y proyectos es muy amplio: aquí tiene nuestro artículo sobre los mejores softwares de gestión de tareas para ayudarte.

Ejemplo de como hacer una planificación de tareas

Planificar tareas de manera eficiente puede marcar la diferencia entre alcanzar tus objetivos o quedarte corto. A continuación, te mostramos un ejemplo práctico paso a paso para organizar un proyecto utilizando herramientas de planificación de tareas:

Contexto del proyecto: Lanzamiento de una nueva campaña de marketing

• Definir los objetivos y resultados esperados
  • Objetivo: Aumentar las ventas en un 20% en los próximos 3 meses mediante una campaña digital.
  • Resultados esperados:
    • Crear contenido publicitario para redes sociales.
    • Diseñar una landing page optimizada.
    • Ejecutar campañas de email marketing.
• Dividir el proyecto en tareas específicas
  • Ejemplo de tareas:
    • Investigación de mercado: Recopilar datos sobre las preferencias del público objetivo (Responsable: Equipo de marketing, Duración: 1 semana).
    • Creación de contenido: Redactar textos y diseñar gráficos para la campaña (Responsable: Diseñador y redactor, Duración: 2 semanas).
    • Configuración técnica: Configurar herramientas de análisis y seguimiento (Responsable: Equipo técnico, Duración: 1 semana).
    • Lanzamiento: Publicar la campaña en redes y enviar emails (Responsable: Responsable de campañas, Duración: 2 días).
• Asignar responsables y fechas límite
  • Establece quién es responsable de cada tarea y define fechas concretas para cumplirlas. Por ejemplo:
    • Tarea: Crear textos publicitarios.
    • Responsable: Laura Gómez.
    • Fecha límite: 10 de febrero.
• Utilizar una herramienta de planificación colaborativa
  • Herramienta recomendada: [Asana, Trello, Monday.com] (elige según tus necesidades).
  • Pasos en la herramienta:
    • Crear un tablero o proyecto llamado “Campaña de Marketing Q1”.
    • Agregar columnas para cada fase del proyecto: Pendiente, En curso, Completado.
    • Añadir cada tarea con detalles como responsables, subtareas y fechas límite.
• Hacer seguimiento del progreso
  • Realiza reuniones semanales para evaluar el estado de las tareas.
  • Ajusta plazos o reasigna recursos si es necesario.
• Evaluar los resultados
  • Una vez completado el proyecto, analiza los indicadores clave de rendimiento (KPI) definidos al inicio.
  • Ejemplo: ¿Se alcanzó el aumento del 20% en las ventas? ¿Qué tareas se podrían optimizar en el futuro?

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Organizar tareas: ¿por qué es importante?

La planificación de tareas reviste una importancia fundamental en la ejecución de proyectos y en el día a día de una empresa, teniendo en cuenta que la misma permite:

• Definir la secuencia lógica de las tareas y su ejecución en el tiempo,
• expresar una necesidad de recursos o medios,
• analizar las cargas de trabajo,
• considerar los posibles factores de riesgo de un proyecto,
• comparar el progreso real con las previsiones,
• analizar las consecuencias de una eventual brecha entre lo que se planeó y lo que realmente ocurrió,
• identificar las fechas de inicio "más tardío" y final "más temprano" de las tareas,
• simular hipótesis optimistas, pesimistas o probables,
• priorizar el trabajo.

💡 Son numerosos los métodos y herramientas que facilitan la gestión de tus tareas y la planificación de tu trabajo. La tarea consiste en ponerlos en práctica y definir con cuál consigues un mayor ahorro de tiempo y una dirección más intuitiva.

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