Gestión del conocimiento: cómo asegurarla con 6 herramientas

¿Cómo aplicar una gestión del conocimiento que sea útil para tu organización y su cultura empresarial?

En promedio, una persona emplea 67 minutos de su jornada laboral buscando documentación necesaria para desempeñar su trabajo (fuente: Aberdeen Group). Cuando eres consciente de esto, rápidamente comprendes la importancia que tiene para tu gestión empresarial establecer una reingeniería de procesos e implementar herramientas en pro de conservar el trabajo colaborativo y, por lo tanto, su capital de conocimientos.

¿Qué conlleva el proceso de gestión del conocimiento? ¿Cómo implementarlo en la empresa y con qué herramientas? ¡Las respuestas en este artículo!

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¿Qué es la gestión del conocimiento?

La gestión del conocimiento es un proceso que tiene por objetivo transformar la información a manera de base de datos de saberes útiles, los cuales sean accesibles a todo el equipo y se puedan aprovechar.

Esta capitalización del conocimiento, asociada con las nuevas tecnologías, se logra mediante la aplicación de un conjunto de procesos y herramientas que permiten una mayor eficiencia.

La fuente de este conocimiento puede ser

• Interno. Consiste en el know-how y habilidades empresariales y todo lo creado a partir de los mismos (investigaciones, sistemas informáticos, patentes, etc.).
• Externo. Es el conocimiento que la empresa ha adquirido y utilizado legalmente, mediante sistemas de vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva, aplicados a su entorno económico, sociocultural y jurídico.

Gestión del Conocimiento: herramientas

1. Programas de gestión del conocimiento

Existen instrumentos empresariales que facilitan la difusión del conocimiento, asegurando un acceso al mismo sin problemas, para que las partes interesadas puedan apropiarse de él y explotarlo para cumplir sus misiones. Asimismo, ayudan a compartir el conocimiento, facilitando la creación de contenido e integrando los instrumentos de comunicación interpersonal para difundirlos.

Dichos instrumentos pueden tomar la forma de:

• una Intranet,
• una red social empresarial.

Las personas puedan compartir sus conocimientos, ya sea contribuyendo a la información existente (actualización, observación, enlace con otra información, etc.) o compartiendo nueva información.

2. Programas de integración de información

Se trata de herramientas que ayudan a integrar el conocimiento que deseas formalizar, en función de su importancia estratégica para la empresa.

Son fundamentales en el análisis sobre la información a formalizar, pues se requiere de una visión general de las actividades, procesos, personas y partes involucradas. Resultan útiles al momento de:

• clasificar los diferentes departamentos y servicios,
• organizar los diferentes proyectos (completados, en curso y futuros)
• recopilar información a partir de:
  • entrevistas hechas por parte del Departamento de Recursos Humanos,
  • la retroalimentación obtenida luego de reuniones de trabajo, lluvia de ideas, el buzón de sugerencias, etc.
  • los comentarios recopilados al hacer seguimiento del proceso de atención al cliente.

3. Software de gestión documental

El conocimiento, escrito (artículo, guía, especificaciones técnicas, etc.) o gráfico (diagrama, ilustración, plano, etc.) pueden igualmente formalizarse de forma sencilla gracias a un software de gestión documental.

Esto es posible gracias a que estos sistemas de gestión documental:

• Clasifican el conocimiento, permitiendo organizarlo en diferentes categorías, de manera que sea más fácil ubicarlo.
• Lo ponen a disposición de los interesados, haciéndolo accesible.

4. Software de protección de datos

El conocimiento de tu empresa es su activo más valioso, por lo que es importante asegurarlo. El Reglamento Europeo de Protección de Datos (DPR) establece normas sobre el nivel de confidencialidad de los datos de los clientes, que debes tener en cuenta.

Un software de RGPD y una herramienta en línea para la protección de datos te ayudan a gestionar la confidencialidad de cada dato y determinar con quién puede o no compartirse.

5. Plataformas colaborativas

Las herramientas de trabajo colaborativo contribuyen en la gestión de actualización del conocimiento, al asegurar el flujo de información ante eventuales cambios (legislativos, internos, etc.), o frente a nueva información disponible.

Esto se debe gracias a que estos sistemas interactivos:

• facilitan la retroalimentación posterior al uso de la información,
• ofrecen mayor visibilidad del trabajo de los equipos,
• facilitan el control de la información,
• permiten llevar registro de interacciones, conversaciones y el avance del trabajo.

6. Motores de búsqueda

Estos permiten acceder a información externa a la empresa, la cual resulta de interés para el desarrollo del negocio, así como:

• información sobre proveedores,
• tendencias del mercado (otros productos y servicios similares),
• información de carácter público (legislaciones, actualidad, etc.)

¿Cuál es la importancia de la Gestión del Conocimiento?

El interés de una empresa de contar con una buena gestión del conocimiento es aumentar su capacidad de liderazgo. Otras de las ventajas que se obtienen son:

• Mejorar la toma de decisiones, aprovechando las lecciones aprendidas en proyectos anteriores.
• Promover la participación, compromiso y motivación de los/las empleados⋅as, cuyos conocimientos y experiencia son reconocidos y valorados, aumentando su sentido de pertenencia.
• Aumentar la productividad con una reducción significativa del tiempo dedicado a la búsqueda de información.
• Asegurar la trazabilidad de la información y su transferencia.
• Acelerar y optimizar el proceso de aprendizaje del nuevo talento humano de la empresa.
• Fomentar la innovación a través de la fluidez del trabajo en colaboración y el intercambio de experiencias y conocimientos.
• Mejorar las relaciones con los proveedores y clientes al disponer de canales de comunicación que estimulan la participación de todas las partes interesadas.

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Gestión del conocimiento en la empresa

Antes de embarcarte en un proyecto de este tipo, debes ser consciente del desafío tecnológico y organizativo que conlleva.

Si bien no existe un método único para implementar un enfoque de gestión del conocimiento, te resumimos los pasos esenciales que no debes perder de vista:

1. Identifica el conocimiento que quieres conservar:
   1. Clasifícalo.
   2. Formalízalo.
   3. Compártelo.
2. Garantiza la seguridad de los datos.
3. Gestiona la actualización de la información.