Espacio colaborativo: el nuevo modelo del trabajo de alto rendimiento
¿Qué es exactamente un espacio colaborativo en el mundo empresarial?
En el ámbito digital, ¿qué es una red social corporativa y cuáles son las ventajas que ofrece su implementación?
Hoy en día, los términos plataforma colaborativa y espacio de trabajo virtual se han convertido en palabras muy de moda en el ámbito profesional. Y aunque sigue habiendo algunos desafíos a enfrentar, lo cierto es que se trata de poner la tecnología al servicio de la comunicación y el flujo ininterrumpido de trabajo.
A través de este nuevo modo de trabajo, la empresa se vuelve más ágil, rápida y productiva. De ahí la importancia de definir sus contornos y conocer sus características.
¿Qué son los espacios colaborativos?
El concepto de espacio colaborativo se puede extender a diferentes ámbitos y comprenderse de diferentes maneras.
Espacio colaborativo físico
Este hace referencia a un lugar que hace las veces de oficina. El objetivo de diseñar, proyectar, crear y ambientar este tipo de espacios, consiste en ofrecer a las empresas un lugar apto para el intercambio de información. El contexto actual y las nuevas dinámicas laborales, requieren de soluciones de coworking, las cuales favorezcan la creatividad y le permitan al profesional trabajar, al tiempo que fortalece su networking.
Espacio colaborativo virtual
Este consiste en ser una solución en línea, centralizada en una plataforma, lo cual facilita la comunicación. Su objetivo es que los diferentes equipos de la empresa pueden trabajar de manera conjunta en línea. Adicionalmente, permite que la colaboración se extienda a las demás partes interesadas, como los son los clientes o los socios.
Este ecosistema digital está diseñado para fomentar el trabajo en grupo mediante:
- el intercambio de información,
- la transferencia de habilidades,
- el intercambio de documentos,
- el uso de una mensajería común, etc.
El objetivo de un espacio colaborativo es la adopción de nuevos métodos de trabajo, más ágiles y productivos. A través de la palanca de transformación digital que representa, la solución crea valor y sirve al desarrollo de la empresa en su conjunto.
Ventajas de los espacios colaborativos
El trabajo en equipo, cuando se lleva a cabo correctamente, es en sí una ventaja competitiva para cualquier empresa. Adicionalmente, existen otras muchas ventajas que se derivan del hecho de destinar un espacio que facilite los intercambios en el entorno laboral.
1. Mayor fluidez en los intercambios
Algunas empresas que siguen funcionando de forma horizontal, manifiestan grandes dificultades para identificar y movilizar al personal adecuado, capaz de responder concretamente a una necesidad puntual.
Los espacios colaborativos en línea favorecen la fluidez en el intercambio de información, pues permiten la consulta de expertos complementarios, lo que facilita el buen desarrollo del proyecto.
2. Mayor cohesión de equipo
La organización del trabajo, en oficinas con cubículos, aísla a equipos, cuya lógica es complementarse y, por tanto, estar en contacto permanente.
De hecho, espaciar dentro de un mismo lugar los departamentos, hace que la comunicación no fluya dentro de la empresa. Un trabajador puede llevar meses sin poder responder una pregunta, mientras que alguna de sus colegas conoce de memoria la respuesta.
Los espacios colaborativos fomentan la cohesión de equipo, puesto que se es más propenso a consultarlos, por medio de alguno de los dispositivos de comunicación disponibles para tal fin.
3. Mejor circulación de la información
Poder acceder a la información de forma rápida y sencilla, compartirla e intercambiarla con los demás (como el conocimiento), se convierte en algo esencial para el negocio. De lo contrario, las personas solo tienen acceso parcialmente a los temas y no puede prever por sí solo cómo afrontar un problema complejo, puesto que están aisladas.
Al tener la información centralizada, esta se comparte de forma transparente, fortaleciendo así la inteligencia colectiva y acelerando la productividad laboral.
4. Optimización de los procesos empresariales
El trabajo en equipo ve mejorada su eficacia cuando los procesos empresariales se desarrollan de manera más transversal. Cuando los procesos empresariales se descompartimentan, las interacciones entre los equipos se aceleran, haciendo que estos sean más proactivos y productivos.
Características del espacio colaborativo
La colaboración es la razón de ser de un espacio colaborativo. Su transformación lo lleva a evolucionar hacia un verdadero Digital Workplace, el cual vuelve a la empresa más competitiva.
Como herramienta esencial para la productividad diaria, aprovechando la inteligencia colectiva, su objetivo es asegurar la ventaja competitiva. Un espacio colaborativo virtual reúne las siguientes características:
- una organización atractiva para las personas,
- un modo de trabajo y procesos ágiles,
- herramientas interoperables,
- una tecnología centrada en el usuario,
- la cultura y la gobernanza del trabajo colaborativo.
¿Por qué y cómo adoptar un espacio colaborativo? → Consejos prácticos
🤔 ¿Qué aportará a tus equipos y a la empresa el hecho de emplear una herramienta de colaboración que se centre en la fluidez de la comunicación?
Antes de lanzarte a emplear un espacio colaborativo, tu empresa debe asegurarse que el mismo pueda contar con la posibilidad de ofrecer un acceso común a la información, para poder intervenir en tiempo real.
Los nuevos métodos de trabajo en equipo, ágiles y apoyados en plataformas colaborativas, permiten asumir con inteligencia los nuevos retos de la empresa digitalizada.
☝ Consejos para encontrar el instrumento colaborativo ideal
Verifica que el espacio colaborativo que vayas a adoptar responda a los siguientes aspectos:
- la interfaz sea intuitiva y su uso sea sencillo;
- la plataforma sea capaz de centralizar todas tus herramientas para conectarlas entre sí;
- el intercambio de archivos y documentos sea posible y su acceso esté controlado por un administrador;
- toda la información se agrupe y sea accesible para todos dentro del mismo espacio,
- la mensajería instantánea y el chat deben permitir los intercambios en cualquier momento, sobre todo fuera de la oficina;
- la videoconferencia sea una funcionalidad posible.
En última instancia, el espacio colaborativo debe facilitar el proceso de toma de decisiones y la priorización de tareas.
Existen diferentes soluciones que pueden corresponder con las necesidades puntuales de tu empresa, como una red social corporativa, la cual favorece el modo de trabajo transversal, interactivo y participativo.
Y tú, ¿qué solución implementarás para asegurar colaboración dentro de tu organización?
Ingeniera civil (Universidad Santo Tomás, Bogotá, Colombia) con máster en lenguas modernas de la Université Paul Valéry de Montpellier, Francia, María Fernanda trabaja como traductora, redactora y creadora de contenido. Hoy en día, combina sus habilidades analíticas con su amor por la escritura para crear contenido de calidad sobre diferentes temáticas y llevarlo más allá de las fronteras. Yoga, bienestar, recursos humanos y un sinnúmero de temas del mundo empresarial, cada asunto es tratado con precisión, con el objetivo de adaptarse a un público objetivo específico. Este camaleón idiomático es un verdadero apasionado por la lista de viñetas (¡el SEO forma parte de su ADN!).