Los 15 mejores software de gestión de tareas para tachar pendientes
Nada más satisfactorio que tachar pendientes de una lista… 😌 *suspiro*.
Toda empresa, sin importar su tamaño y sector de actividad, está organizada por departamentos. Estos realizan todo tipo de tareas y dependiendo de la complejidad de las mismas, estas requieren contar con una serie de recursos, seguir un orden cronológico y estar delimitadas por un plazo.
Si tachar líneas de tu lista de Mercadorama estimula la producción de dopamina, ¡imagínate la satisfacción que sentirás al implementar de manera eficaz un software de gestión de tareas para tu negocio o empresa!
Porque desde Appvizer apoyamos los métodos naturales para aumentar el bienestar de las y los empresarios 😉, te traemos una comparativa con 15 herramientas gratis y de pago.
¿Qué es la gestión de tareas?
La gestión de tareas es el arte de organizar el trabajo sin perder la cabeza. Se trata de asignar, priorizar y hacer seguimiento de cada tarea dentro de un proyecto o equipo.
Para ello, existen herramientas de gestión de tareas: soluciones diseñadas para ayudar a profesionales, equipos y organizaciones a planificar y ejecutar proyectos con éxito. Estas aplicaciones permiten
- organizar el flujo de trabajo,
- priorizar actividades
- y optimizar el tiempo.
👉 Algunos gestores de tareas se centran en el seguimiento del progreso de un proyecto. Otros se integran con diferentes herramientas para ofrecer una gestión más completa. La clave está en elegir el software que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa y equipo.
Tabla resumen: mejores gestores de tareas
☝️ Los siguientes programas son presentados en orden alfabético.
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Any.do
Any.do es una aplicación de gestión de tareas diseñada para ayudar a individuos y equipos a organizar su trabajo de manera eficiente. Con una interfaz intuitiva, permite crear listas de tareas, establecer recordatorios y colaborar en proyectos.
Características principales
- Gestión de tareas y listas: crea, organiza y prioriza tus tareas en listas personalizadas.
- Integración de calendario: combina tus eventos y tareas en una sola vista, facilitando la planificación.
- Colaboración en equipo: comparte listas, asigna tareas y comunica con otros sin necesidad de herramientas adicionales.
✅ Any.do ofrece una versión gratuita con funciones básicas. Para acceder a características avanzadas, dispone de una suscripción Premium.
Any.do
Asana
Asana es una potente herramienta de gestión de tareas que ayuda a los equipos a organizar su trabajo, desde proyectos simples hasta iniciativas complejas. Su interfaz intuitiva facilita la colaboración y el seguimiento del progreso.
Características principales
- Vistas personalizables: ofrece múltiples vistas, como listas, tableros y cronogramas, para adaptarse a las preferencias del usuario.
- Automatización de flujos de trabajo: permite automatizar procesos repetitivos, mejorando la eficiencia del equipo.
- Integraciones robustas: se integra con más de 270 aplicaciones, incluyendo Slack, Google Drive y Microsoft Teams, centralizando la información.
✅ Asana ofrece una versión gratuita con funciones básicas. Para acceder a características avanzadas, dispone de planes de suscripción Premium y Business.
Asana
Basecamp
Basecamp es una herramienta de gestión de proyectos que centraliza la colaboración y la organización del trabajo en equipos. Ofrece una plataforma unificada para gestionar tareas, documentos y comunicaciones, facilitando el seguimiento de proyectos.
Características principales
- Gestión de tareas y proyectos: permite crear proyectos, añadir descripciones, establecer plazos y elegir las herramientas con las que trabajará el equipo.
- Comunicación integrada: incluye funciones de mensajería en equipo, facilitando la colaboración y manteniendo todas las conversaciones relacionadas con el proyecto en un solo lugar.
- Almacenamiento de archivos: ofrece almacenamiento para compartir y gestionar documentos y archivos relevantes para el proyecto, asegurando que todos los miembros del equipo tengan acceso a la información necesaria.
❌ Basecamp no ofrece una versión gratuita completa. Sin embargo, proporciona una prueba gratuita de 30 días para evaluar sus funcionalidades.
Basecamp
ClickUp
ClickUp es una versátil herramienta de gestión de tareas que centraliza la planificación, el seguimiento y la colaboración en una sola plataforma. Diseñada para adaptarse a equipos de todos los tamaños, ofrece una amplia gama de funcionalidades para optimizar el flujo de trabajo.
Características principales
- Jerarquía escalable: organiza el trabajo en niveles como espacios, carpetas y listas, permitiendo una estructura que crece con tu empresa.
- Flujos de trabajo personalizables: crea procesos únicos para cada equipo o proyecto, adaptando la herramienta a tus necesidades específicas.
- Automatizaciones: automatiza tareas repetitivas para mejorar la eficiencia y reducir errores humanos.
✅ ClickUp ofrece una versión gratuita con funcionalidades básicas. Para acceder a características avanzadas, dispone de planes de suscripción de pago.
ClickUp
Hive
Hive es una potente herramienta de gestión de proyectos diseñada para equipos de cualquier tamaño. Ofrece una plataforma centralizada que permite planificar, ejecutar y realizar un seguimiento de tareas y proyectos en tiempo real, facilitando la colaboración y mejorando la eficiencia del equipo.
Características principales
- Gestión de proyectos y tareas: permite crear, asignar y realizar un seguimiento de tareas y proyectos, con opciones de vistas personalizables como Kanban, Gantt y calendario, adaptándose a las necesidades específicas del equipo.
- Automatización de flujos de trabajo: ofrece herramientas para automatizar tareas repetitivas, lo que ahorra tiempo y reduce errores, permitiendo al equipo centrarse en actividades más estratégicas.
- Integraciones robustas: se integra con más de 1,000 aplicaciones externas, incluyendo Slack, Google Drive y Salesforce, centralizando la información y mejorando la colaboración entre diferentes herramientas.
✅ Hive ofrece una versión gratuita con funcionalidades básicas para la gestión de tareas. Para acceder a características avanzadas, dispone de planes de suscripción de pago.
Hive
Hubspot
Sí, el conocido software CRM HubSpot también ofrece una herramienta gratuita de gestión de tareas. Diseñado para mejorar la productividad y la colaboración, permite a los equipos organizar y priorizar su trabajo de manera eficiente.
Características principales
- Creación y seguimiento de tareas: facilita la creación de tareas, asignación de responsables y establecimiento de plazos, asegurando un seguimiento detallado de cada actividad.
- Colas de tareas: permite agrupar tareas similares en colas, optimizando la ejecución secuencial y mejorando la eficiencia del equipo.
- Automatización: ofrece opciones para automatizar la creación y asignación de tareas mediante flujos de trabajo, reduciendo la carga manual y minimizando errores.
✅ HubSpot ofrece una versión gratuita con funcionalidades básicas de gestión de tareas. Para acceder a características avanzadas, dispone de planes de suscripción de pago.
HubSpot CRM
MeisterTask
MeisterTask es una intuitiva herramienta de gestión de tareas que facilita la colaboración y la organización de proyectos mediante tableros visuales. Diseñada para adaptarse a diversos flujos de trabajo, es ideal para equipos que buscan una solución flexible y eficiente.
Características principales
- Tableros Kanban personalizables: ofrece tableros visuales que permiten seguir el progreso de las tareas, facilitando una visión clara del estado de cada proyecto.
- Automatización de tareas: incluye funciones de automatización para reducir el trabajo manual en tareas repetitivas, mejorando la eficiencia del equipo.
- Integraciones versátiles: se integra sin problemas con otras herramientas populares, como MindMeister y Google Drive, centralizando la información y optimizando el flujo de trabajo.
✅ MeisterTask ofrece una versión gratuita con funcionalidades básicas, incluyendo tareas ilimitadas y hasta 3 proyectos. Para acceder a características avanzadas, dispone de planes de suscripción de pago.
MeisterTask
Microsoft To Do
Microsoft To Do es una aplicación de gestión de tareas que ayuda a los usuarios a organizar su trabajo diario. Desarrollada por Microsoft, se integra perfectamente con otras herramientas de la suite, como Outlook.
Características principales
- Planificación diaria con "Mi día": ofrece una lista diaria personalizada donde puedes agregar y priorizar tareas para enfocarte en lo más importante.
- Integración con Outlook: sincroniza automáticamente las tareas y correos electrónicos marcados de Outlook, centralizando la gestión de tareas en una sola aplicación.
- Acceso multiplataforma: disponible en Windows, iOS, Android y vía web, permitiendo acceder a tus tareas desde cualquier dispositivo.
✅ Microsoft To Do es una aplicación gratuita para todos los usuarios con una cuenta de Microsoft.
Microsoft To Do
monday.com
monday.com es una versátil plataforma de gestión de tareas que ayuda a los equipos a planificar, organizar y realizar un seguimiento de su trabajo en una interfaz visual e intuitiva. Diseñada para adaptarse a diversas metodologías de proyecto, facilita la colaboración y mejora la productividad.
Características principales
- Automatización de tareas: automatiza las tareas rutinarias para evitar errores humanos y concentrarte en el trabajo que importa.
- Colaboración en tiempo real: asigna tareas, colabora y notifica a los compañeros de equipo sobre los cambios de estado en tiempo real, cerrando el ciclo de comentarios más rápido.
- Personalización del flujo de trabajo: monday.com es totalmente personalizable y se adapta a equipos de cualquier sector, permitiendo gestionar el trabajo a tu manera.
✅ monday.com ofrece una prueba gratuita para que los usuarios evalúen sus funcionalidades antes de optar por un plan de suscripción.
monday.com
Notion
Notion es una versátil plataforma de productividad que combina gestión de tareas, notas y bases de datos en un solo espacio de trabajo. Su flexibilidad permite a los usuarios personalizar su flujo de trabajo según sus necesidades específicas.
Características principales
- Tableros Kanban: organiza tus tareas visualmente utilizando tableros Kanban, facilitando el seguimiento del progreso de tus proyectos.
- Bases de datos personalizables: crea bases de datos adaptadas a tus necesidades, permitiendo una gestión de información eficiente y estructurada.
- Integración de notas y tareas: combina tus notas y tareas en un solo lugar, asegurando que toda la información relevante esté fácilmente accesible.
✅ Notion ofrece una versión gratuita con funcionalidades básicas. Para acceder a características avanzadas, dispone de planes de suscripción de pago.
Notion
Smartsheet
Smartsheet es una potente herramienta de gestión de tareas que combina la familiaridad de las hojas de cálculo con capacidades avanzadas de gestión de proyectos. Diseñada para mejorar la colaboración y la productividad, permite a los equipos planificar, realizar un seguimiento y automatizar procesos en tiempo real.
Características principales
- Vistas múltiples: ofrece diversas vistas, como Gantt, calendario y tableros Kanban, adaptándose a las necesidades específicas de cada proyecto.
- Automatización de flujos de trabajo: permite automatizar tareas repetitivas mediante flujos de trabajo personalizados, reduciendo errores y ahorrando tiempo.
- Integraciones robustas: se integra con numerosas aplicaciones, como Google Workspace, facilitando la centralización de la información y mejorando la colaboración.
❌ Smartsheet ofrece una prueba gratuita de 30 días para evaluar sus funcionalidades. Posteriormente, se requiere una suscripción de pago para continuar utilizando el servicio.
Smartsheet
SmartTask
SmartTask es una plataforma de gestión de tareas y proyectos que facilita la colaboración y el seguimiento del trabajo en equipo. Ofrece una interfaz intuitiva y herramientas versátiles para adaptarse a diversas necesidades empresariales.
Características principales
- Gestión de tareas y proyectos: permite crear, asignar y realizar un seguimiento de tareas y proyectos, facilitando la organización y priorización del trabajo.
- CRM integrado: incluye un sistema de gestión de relaciones con clientes para administrar procesos de ventas y mantener un registro detallado de interacciones.
- Gestión del tiempo y flujos de trabajo: ofrece herramientas para administrar el tiempo y optimizar los flujos de trabajo, mejorando la eficiencia del equipo.
✅ SmartTask ofrece una versión gratuita con funcionalidades básicas. Para acceder a características avanzadas, dispone de planes de suscripción de pago.
SmartTask
Todoist
Todoist es una aplicación de gestión de tareas que ayuda a los usuarios a organizar y priorizar su trabajo diario. Con una interfaz limpia e intuitiva, permite capturar y seguir el progreso de tareas y proyectos de manera eficiente.
Características principales
- Fechas de vencimiento y recordatorios: establece fechas límite y recibe recordatorios para asegurarte de cumplir con tus plazos.
- Subtareas y secciones: divide tareas grandes en subtareas manejables y organiza tus proyectos en secciones para una mejor gestión.
- Integraciones: se integra con diversas aplicaciones y herramientas, como calendarios y servicios de correo electrónico, para centralizar tu flujo de trabajo.
✅ Todoist ofrece una versión gratuita con funcionalidades básicas. Para acceder a características avanzadas, dispone de planes de suscripción de pago.
Todoist
Trello
Trello es una herramienta de gestión de tareas que utiliza tableros visuales para organizar proyectos y facilitar la colaboración en equipo. Su diseño intuitivo permite a los usuarios gestionar tareas de manera eficiente.
Características principales
- Tableros Kanban: organiza tareas en listas y tarjetas, proporcionando una vista clara del progreso del proyecto.
- Integraciones: se conecta con diversas aplicaciones y herramientas, como Slack, Google Drive y Dropbox, centralizando la información y mejorando el flujo de trabajo.
- Automatización: con la función Butler, automatiza tareas repetitivas para ahorrar tiempo y reducir errores.
✅ Trello ofrece una versión gratuita con funcionalidades básicas. Para acceder a características avanzadas, dispone de planes de suscripción de pago.
Trello
Wrike
Wrike es una versátil herramienta de gestión de tareas que ayuda a los equipos a planificar, organizar y realizar un seguimiento de su trabajo en una plataforma colaborativa. Diseñada para mejorar la productividad y la eficiencia, se adapta a las necesidades de diferentes industrias y equipos.
Características principales
- Gestión de recursos: asigna y supervisa los recursos del equipo para optimizar la carga de trabajo y garantizar la entrega puntual de proyectos.
- Automatización de flujos de trabajo: automatiza tareas repetitivas y establece dependencias para mejorar la eficiencia y reducir errores humanos.
- Integraciones robustas: se integra con más de 400 aplicaciones, incluyendo Slack, Microsoft Teams y Google Drive, centralizando la información y facilitando la colaboración.
✅ Wrike ofrece una versión gratuita con funcionalidades básicas para equipos pequeños. Para acceder a características avanzadas, dispone de planes de suscripción de pago.
Wrike
¿Cuál es el mejor software para gestión de tareas? Nuestros criterios de selección
- La cantidad de características y funcionalidades que ofrecen para responder a las necesidades de tu negocio.
- La integración de la herramienta con las aplicaciones que ya utilizas. La compatibilidad entre diferentes soluciones te ahorra tiempo y te ayuda a ganar en productividad.
- La protección de datos que ofrece. Optar por una solución completa y de pago reduce las posibilidades de infectar todo el parque informático con el que ya cuentas.
- El soporte técnico incluido. Contar con asistencia técnica asegura el seguimiento en caso de tareas perdidas, un funcionamiento incorrecto, dificultad de comprensión, etc.
- Escalabilidad. Algunas startups o pequeñas empresas que comienzan con un equipo reducido, suelen utilizar un simple gestor de tareas. A medida que crecen, sin embargo, requieren migrar a un software de gestión de proyectos profesional, que ofrezca infinitas posibilidades, un mayor número de proyectos y usuarios, indicadores de evaluación para optimizar el rendimiento, etc.
5 razones de por qué los equipos necesitan un software de gestión de tareas
#1 Organización sin caos
Las tareas desordenadas son el peor enemigo de la productividad. Con una herramienta de gestión, cada proyecto tiene su espacio, las responsabilidades están claras y el equipo sabe exactamente qué hacer y cuándo.
#2 Mejor comunicación en el equipo
Olvídate de los correos interminables y los mensajes sueltos en WhatsApp. Con un software adecuado, los comentarios, archivos y actualizaciones quedan en un solo lugar, accesibles para todos los miembros del equipo.
#3 Seguimiento en tiempo real
Nada de "¿Cómo va eso?" cada cinco minutos. Un gestor de tareas permite visualizar el progreso en tiempo real mediante tableros, listas o diagramas de Gantt, manteniendo a todos en la misma página.
#4 Optimización del tiempo
Un buen software automatiza recordatorios, asignaciones y flujos de trabajo, reduciendo el tiempo perdido en tareas repetitivas. Menos tiempo organizando, más tiempo ejecutando.
#5 Mayor productividad y menos estrés
Saber qué hacer, cómo y para cuándo reduce la incertidumbre y mejora la eficiencia. Un equipo con un flujo de trabajo optimizado trabaja mejor y con menos estrés.
3 características que debe tener un software de gestión de tareas
No todos los gestores de tareas son iguales. Para que un equipo trabaje con eficiencia, es clave elegir un software con las herramientas adecuadas. Aquí tienes tres características imprescindibles que no pueden faltar.
Característica 1: Interfaz intuitiva y fácil de usar
Un software de gestión de tareas debe ser tan fácil de usar que cualquier usuario pueda dominarlo en minutos. Un diseño limpio, botones claros y una navegación fluida hacen que la gestión del trabajo sea un placer, no una pesadilla.
Característica 2: Personalización y flexibilidad
Cada equipo trabaja de manera diferente. La capacidad de personalizar tableros, listas, vistas y flujos de trabajo permite adaptar el software a las necesidades específicas de cada proyecto.
Característica 3: Integraciones con otras herramientas
Un buen gestor de tareas debe conectarse con otras herramientas esenciales, como calendarios, emails o plataformas de almacenamiento. La sincronización con Google Drive, Slack o Microsoft Teams agiliza la colaboración y evita duplicar esfuerzos.
La clave del éxito: organizar, optimizar y avanzar
Gestionar el trabajo sin una herramienta adecuada es como intentar armar un mueble sin instrucciones: posible, pero frustrante y lleno de errores. Un buen software de gestión de tareas no solo organiza el flujo de trabajo, sino que mejora la colaboración, optimiza el tiempo y reduce el estrés del equipo.
Hoy en día, existen múltiples opciones para adaptar la gestión de tareas a las necesidades de cada empresa. La clave está en elegir una solución intuitiva, flexible y con las funciones necesarias para mantener todo bajo control.
Si tu equipo aún se maneja con hojas de cálculo y correos eternos… es hora de dar el salto. Elige un software de gestión de tareas que haga la diferencia y verás cómo la productividad despega. 🚀
Ingeniera civil (Universidad Santo Tomás, Bogotá, Colombia) con máster en lenguas modernas de la Université Paul Valéry de Montpellier, Francia, María Fernanda trabaja como traductora, redactora y creadora de contenido. Hoy en día, combina sus habilidades analíticas con su amor por la escritura para crear contenido de calidad sobre diferentes temáticas y llevarlo más allá de las fronteras. Yoga, bienestar, recursos humanos y un sinnúmero de temas del mundo empresarial, cada asunto es tratado con precisión, con el objetivo de adaptarse a un público objetivo específico. Este camaleón idiomático es un verdadero apasionado por la lista de viñetas (¡el SEO forma parte de su ADN!).