Los 11 mejores software de gestión documental para decirle (¡por fin!) adiós al papel
Si gestionar archivos se ha convertido en un desafío para tu equipo, puede que haya llegado el momento de apostar por un software de gestión documental. Estas herramientas no solo optimizan el acceso y almacenamiento de la información, sino que también te permiten ganar tiempo, mejorar la seguridad de tus datos y avanzar en la transformación digital de tu negocio.
Pero, ¿cómo elegir la mejor opción para tu empresa? Con tantas soluciones disponibles, desde plataformas en la nube hasta aplicaciones open source, encontrar el gestor documental ideal puede ser complicado.
En este artículo, te ofrecemos una comparativa completa de los mejores softwares de gestión documental para empresas. Analizamos funcionalidades clave, ventajas y características específicas para que puedas tomar una decisión informada.
Da el siguiente paso hacia una gestión documental más eficiente: tu equipo te lo agradecerá.
¿Cuál es el mejor software de gestión documental? Tabla comparativa de 11 herramientas gratis y de pago
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 DocuWare |  Therefore (Canon) |  Alfresco One |  DocuSign |  Dokmee |  Factorial |  ONLYOFFICE |  OpenKM |  R2 Docuo |
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¿Qué es un software de gestión documental?
Los programas de gestión documental (DMS, por sus siglas en inglés) consisten en un conjunto de herramientas que, a partir de la digitalización de documentos físicos, permite:
- El almacenamiento centralizado de archivos en una base de datos común,
- la gestión de contenido empresarial,
- el control de versiones,
- la realización periódica de copias de seguridad.
Hoy en día, gracias a los avances tecnológicos y debido a las obligaciones legales que tienen que cumplir las empresas, el software de gestión documental permite almacenar, organizar y controlar todo tipo de información en un mismo lugar.
La utilidad de su implementación en las organizaciones no solo radica en el hecho de poder establecer un procedimiento de trazabilidad y control de la información, sino también de que todos los interesados puedan tener acceso a la misma, de manera práctica y sencilla.
¿Qué tipos de programas de gestión documental existen?
Desde sistemas a gran escala, hasta soluciones locales que buscan ofrecer servicios al alcance de las pequeñas y medianas empresas, los tipos de sistemas que proporcionan un medio para incorporar prácticas estándar de archivo y administración son bastante variados.
- Software de gestión documental propietario: es desarrollado por un proveedor que ofrece servicios integrales, incluyendo soporte técnico y almacenamiento seguro en sus servidores. Esto garantiza una gestión eficiente, segura y sin complicaciones para las empresas que buscan delegar el mantenimiento tecnológico en expertos.
- Software gestión documental open source: permite acceder y modificar su código fuente, lo que fomenta mejoras continuas gracias al trabajo colaborativo de desarrolladores, expertos y usuarios que contribuyen a su evolución para adaptarse a las necesidades empresariales.
- Software de gestión documental en español: Ya sea propietario u open source, la mayoría de los gestores documentales están disponibles en español y pueden adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa. Estas herramientas, altamente personalizables, permiten configurar el sistema según los requisitos de tu organización, ya sea que elijas una solución de alcance global o un desarrollo local.
- Software de gestión documental gratis: con años de desarrollo, hoy en día existen plataformas gratuitas que ofrecen soluciones de gestión documental, especialmente en la nube. Estas herramientas permiten a los equipos colaborar, almacenar y compartir archivos en tiempo real, facilitando una gestión centralizada sin coste alguno.
¿Cuáles son los software de gestión documental más utilizados? Nuestros criterios de selección
Para realizar esta comparativa, hemos considerado los siguientes aspectos:
- Cantidad y calidad de las prestaciones ofrecidas: evaluamos la variedad y profundidad de las funcionalidades que cada software proporciona para la gestión documental.
- Facilidad de uso y ergonomía de la interfaz: analizamos lo intuitiva y accesible que resulta la interfaz para los usuarios, así como la experiencia general de uso.
- Respaldo ofrecido por el proveedor: consideramos el soporte técnico y la asistencia que el proveedor brinda a sus clientes.
- Posibilidad de personalizar las funcionalidades: valoramos la capacidad del software para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa mediante opciones de personalización.
- Fiabilidad y seguridad de la plataforma: examinamos las medidas de seguridad implementadas y la estabilidad general del software para garantizar la protección de la información empresarial.
- Capacidad de respuesta del soporte técnico: evaluamos la eficiencia y rapidez con la que el equipo de soporte técnico atiende las consultas y resuelve los problemas de los usuarios.
¡A comparar programas! ⤵️
Alfresco
Alfresco es un potente software de gestión documental open source que destaca por su flexibilidad y capacidad de integración con distintos entornos empresariales. Diseñado para optimizar la organización, colaboración y seguridad de los documentos, Alfresco se adapta tanto a empresas pequeñas como a grandes organizaciones que buscan una solución altamente personalizable para sus necesidades documentales.
Funcionalidades principales
- Gestión avanzada de contenido: permite organizar, clasificar y buscar documentos de manera eficiente con herramientas de indexación y metadatos avanzados.
- Colaboración en equipo: facilita el trabajo conjunto mediante el acceso compartido a documentos y la edición colaborativa en tiempo real.
- Automatización de flujos de trabajo: ofrece la posibilidad de automatizar procesos repetitivos, como aprobaciones o revisiones, mejorando la productividad.
- Integración y personalización: se integra fácilmente con otras herramientas empresariales, como ERP o CRM, y permite personalizar funcionalidades según las necesidades específicas.
Lo que más nos gusta
- El software para la gestión de documentos de Alfresco controla el contenido empresarial a partir de un sistema de gobierno de la información integrado y basado en el RGPD.
- El acceso móvil, de escritorio y web que ofrece la herramienta, así como el acceso desde aplicaciones de productividad comunes que permite trabajar, utilizando dispositivos e interfaces familiares.
Alfresco One
DocuWare
DocuWare es un software DMS que facilita la gestión y el archivo de documentos digitales, al tiempo que garantiza el cumplimiento de las normas de seguridad y privacidad.
El software ofrece a sus usuarios la posibilidad de introducir datos de diversas fuentes y de gestionar estos datos de manera automática. DocuWare resulta especialmente útil y efectivo para el trabajo en contabilidad, gestión de proyectos y recursos humanos.
💰Una demostración gratuita de la herramienta está disponible. El coste de los demás planes se encuentran disponibles bajo demanda.
Funcionalidades principales
- Gestión documental basada en IA, capaz de identificar y extraer la información clave de los documentos para facilitar su indexación y visibilidad.
- Creación de flujos de trabajo para automatizar el procesamiento de documentos con rutas de aprobación condicionales.
- Trabajo colaborativo por medio del cual editar documentos, acceder a diferentes versiones y cambiar su indexación manualmente.
- Protección de la información y los documentos confidenciales contra el acceso no autorizado, la pérdida de datos o los fallos del sistema.
Lo que más nos gusta
- La herramienta ofrece numerosas aplicaciones que pueden integrarse con otros programas (software CRM, ERP, SIRH, etc.). La búsqueda también está optimizada para estar disponible desde estas aplicaciones.
- La escalabilidad de la herramienta que permite que la misma crezca a medida que la empresa va creciendo. Este gestor documental puede reconfigurarse en cualquier momento y según necesidades puntuales.
DocuWare
DocuSign
DocuSign es un innovador software de gestión documental enfocado en la firma y gestión de documentos de manera electrónica. Con su plataforma basada en la nube, DocuSign permite a las empresas optimizar sus procesos documentales, eliminando la necesidad de trámites en papel y garantizando la seguridad en cada transacción. Es una solución ideal para empresas que buscan simplificar la firma de contratos y documentos legales de forma rápida y eficiente.
Funcionalidades principales
- Firma electrónica segura: ofrece herramientas avanzadas para firmar documentos electrónicamente, cumpliendo con los estándares legales más exigentes a nivel internacional.
- Gestión centralizada de documentos: permite almacenar, organizar y acceder a todos los documentos en un único lugar, mejorando la trazabilidad y el control.
- Automatización de procesos: facilita la creación de flujos de trabajo automatizados para la aprobación, firma y almacenamiento de documentos.
- Compatibilidad e integración: se integra fácilmente con otras plataformas como Microsoft, Google Workspace y CRM, optimizando el manejo de documentos en diferentes entornos.
Lo que más nos gusta
- Facilidad de uso: La interfaz intuitiva permite a cualquier usuario comenzar rápidamente sin necesidad de conocimientos técnicos avanzados.
- Flexibilidad: Su compatibilidad con múltiples plataformas y dispositivos facilita el trabajo remoto y colaborativo.
- Seguridad robusta: Ofrece cifrado avanzado y cumplimiento normativo, garantizando la protección de datos confidenciales.
- Impacto en la sostenibilidad: Elimina la necesidad de documentos en papel, contribuyendo a prácticas empresariales más ecológicas.
DocuSign
Dokmee
Dokmee es un software de gestión documental diseñado para empresas que buscan una solución versátil y eficiente para administrar, almacenar y proteger sus documentos digitales. Esta herramienta ofrece una combinación de funcionalidad avanzada y facilidad de uso, adaptándose tanto a pequeñas empresas como a grandes organizaciones con necesidades complejas de gestión documental.
Funcionalidades principales
- Gestión centralizada de documentos: organiza y almacena archivos en una plataforma centralizada, facilitando el acceso y la colaboración entre los usuarios autorizados.
- Control de versiones: garantiza un seguimiento preciso de los cambios realizados en los documentos, manteniendo un historial detallado y evitando conflictos de versiones.
- Automatización de flujos de trabajo: optimiza procesos repetitivos como aprobaciones y revisiones, reduciendo tiempos y aumentando la productividad.
- Opciones de implementación flexibles: disponible tanto en la nube como en servidores locales, lo que permite adaptarse a las preferencias de cada empresa.
Lo que más nos gusta
- Interfaz intuitiva: Fácil de usar, lo que reduce la curva de aprendizaje para los equipos.
- Flexibilidad en la implementación: Disponible tanto en la nube como en local, adaptándose a las preferencias de cada organización.
- Personalización avanzada: Las funcionalidades se pueden ajustar para satisfacer las necesidades específicas de cada empresa.
- Relación calidad-precio: Ofrece una solución robusta a un coste competitivo, ideal para pequeñas y grandes empresas.
Dokmee
Dropbox Business
Dropbox Business es un conocido software de gestión documental diseñado para empresas que buscan optimizar el almacenamiento, la organización y la colaboración de documentos en un entorno digital. Con su enfoque en la simplicidad y accesibilidad, esta herramienta basada en la nube permite gestionar archivos de forma eficiente y segura, facilitando el trabajo colaborativo desde cualquier lugar.
Funcionalidades principales
- Almacenamiento en la nube seguro: ofrece un espacio centralizado para guardar y organizar documentos con cifrado avanzado, garantizando la seguridad de los datos.
- Colaboración en tiempo real: permite que los equipos trabajen simultáneamente en los mismos archivos, mejorando la productividad y eliminando duplicados.
- Control de acceso y permisos: proporciona herramientas para gestionar quién puede ver, editar o compartir documentos, asegurando un control total sobre la información.
- Integraciones con otras herramientas: se conecta fácilmente con aplicaciones como Microsoft Office, Google Workspace y Slack, para una gestión documental más fluida.
Lo que más nos gusta
- Facilidad de uso: La interfaz es intuitiva, lo que facilita la adaptación de los usuarios sin necesidad de formación avanzada.
- Accesibilidad desde cualquier lugar: Los documentos están disponibles en cualquier momento y desde cualquier dispositivo conectado.
- Colaboración eficiente: Las funciones de trabajo en equipo agilizan proyectos y mejoran la comunicación interna.
- Flexibilidad para empresas de todos los tamaños: Es escalable y se adapta tanto a las necesidades de pequeñas empresas como de grandes organizaciones.
Factorial
Factorial es un completo software de gestión de RR. HH. diseñado específicamente para empresas que desean centralizar y optimizar la administración de documentos relacionados con los recursos humanos. Con su enfoque en simplificar procesos y mejorar la productividad, Factorial facilita la gestión de archivos de empleados y documentos legales en un entorno seguro y accesible.
Funcionalidades principales
- Centralización de documentos de RRHH: permite almacenar y organizar contratos, nóminas y otros documentos importantes en una plataforma única y segura.
- Gestión de permisos y acceso: ofrece control total sobre quién puede visualizar, editar o compartir documentos, garantizando la confidencialidad de la información.
- Flujos de aprobación automatizados: optimiza procesos administrativos como la validación de contratos o solicitudes de permisos, ahorrando tiempo y reduciendo errores.
- Firma electrónica integrada: incluye herramientas para la firma digital de documentos, simplificando los trámites legales y administrativos.
Lo que más nos gusta
- Enfoque en recursos humanos: Factorial está diseñado específicamente para gestionar documentos de RRHH, lo que lo hace muy práctico y relevante para este ámbito.
- Interfaz intuitiva: Es fácil de usar, lo que permite a los equipos adoptarlo rápidamente sin necesidad de largas capacitaciones.
- Automatización que ahorra tiempo: Procesos clave como aprobaciones y firmas se realizan de manera más rápida y eficiente.
- Seguridad avanzada: Garantiza la protección de los datos sensibles de los empleados con controles de acceso y cifrado.
Factorial
Microsoft Sharepoint
Microsoft SharePoint es un robusto software de gestión documental que permite a las empresas organizar, compartir y colaborar en documentos de manera eficiente. Como parte del ecosistema de Microsoft 365, SharePoint se integra perfectamente con otras herramientas empresariales, ofreciendo una solución centralizada para la gestión de información y procesos corporativos.
Funcionalidades principales
- Gestión centralizada de documentos: proporciona un espacio único para almacenar, organizar y acceder a documentos, facilitando su gestión y control.
- Colaboración en equipo: permite a los usuarios trabajar simultáneamente en los mismos documentos, fomentando la productividad y evitando conflictos de versiones.
- Automatización de flujos de trabajo: ofrece herramientas para automatizar procesos como aprobaciones y notificaciones, ahorrando tiempo y mejorando la eficiencia.
- Control de acceso y seguridad: incluye opciones avanzadas de permisos y cifrado para garantizar la protección de los datos empresariales.
Lo que más nos gusta
- El hecho de que el software de gestión documental de QuoFiles incluye tres soluciones en una misma plataforma con funcionalidades de gestión de calidad, Sharepoint y captura de documentos.
- Su sistema de gestión eQMS, basado en la tecnología de Microsoft Dynamics.
OnlyOffice
OnlyOffice es un versátil software de gestión documental que combina una potente suite ofimática con herramientas avanzadas para administrar, colaborar y proteger documentos en un entorno empresarial. Con su enfoque en la productividad y la accesibilidad, OnlyOffice permite gestionar archivos de manera eficiente tanto en la nube como en servidores locales.
Funcionalidades principales
- Suite ofimática integrada: incluye herramientas para crear, editar y colaborar en documentos, hojas de cálculo y presentaciones directamente desde la plataforma.
- Gestión centralizada de documentos: permite organizar y almacenar archivos en un sistema unificado, con opciones de clasificación y búsqueda avanzada.
- Colaboración en tiempo real: ofrece funciones de edición colaborativa, comentarios y control de versiones para equipos que trabajan en documentos compartidos.
- Seguridad y control de acceso: garantiza la protección de datos con opciones avanzadas de permisos, cifrado y autenticación.
Lo que más nos gusta
- La suite de OnlyOffice puede utilizarse como parte de las herramientas propias de productividad que ofrece el programa o integrarla fácilmente en tus propias soluciones SaaS o locales.
- Su potente editor en línea, altamente compatible con formatos de documentos de Microsoft y el reproductor de archivos multimedia multiformato.
ONLYOFFICE
Open KM
OpenKM es un potente software de gestión documental open source, diseñado para ayudar a las empresas a organizar, administrar y proteger sus documentos de manera eficiente. Esta plataforma altamente personalizable se adapta a las necesidades de organizaciones de cualquier tamaño, ofreciendo funcionalidades avanzadas para la digitalización y automatización de procesos documentales.
Funcionalidades principales
- Gestión avanzada de documentos: permite almacenar, organizar y recuperar documentos fácilmente con herramientas de clasificación, búsqueda avanzada y metadatos.
- Automatización de flujos de trabajo: optimiza procesos empresariales repetitivos, como aprobaciones y revisiones, para mejorar la productividad.
- Colaboración y control de versiones: facilita el trabajo en equipo mediante la edición colaborativa y mantiene un historial completo de cambios en los documentos.
- Seguridad robusta: proporciona control de acceso granular, cifrado y auditorías detalladas para garantizar la protección de la información empresarial.
Lo que más nos gusta
- La versatilidad de la aplicación, que incluye herramientas administrativas, a partir de las cuales se pueden definir roles y cuotas de usuario, el nivel de seguridad de cada documento, el log de actividad y la configuración de tareas.
- Su conector específico que ofrece servicios CMIS (Content Management Interoperability Services).
OpenKM
R2 Docuo
R2 Docuo es un avanzado software de gestión documental diseñado para empresas que buscan organizar, compartir y proteger sus documentos en un entorno profesional y seguro. Este gestor documental combina funcionalidades intuitivas con potentes herramientas para automatizar flujos de trabajo y garantizar la eficiencia en la administración de archivos.
Funcionalidades principales
- Gestión centralizada de documentos: ofrece un sistema organizado para almacenar y clasificar archivos, facilitando su acceso rápido y estructurado.
- Automatización de flujos de trabajo: permite definir y ejecutar procesos automáticos como aprobaciones, notificaciones y asignación de tareas, mejorando la productividad del equipo.
- Control de versiones: mantiene un historial detallado de los cambios realizados en los documentos, asegurando la trazabilidad y evitando conflictos de edición.
- Acceso seguro y compartición: proporciona opciones avanzadas de control de permisos para compartir documentos de forma segura, tanto dentro como fuera de la organización.
Lo que más nos gusta
- La identificación de cuellos de botella se simplifica considerablemente gracias a que cada flujo de trabajo muestra el estado de cada documento, utilizando tableros Kanban y un código de colores personalizado.
- Las plantillas inteligentes Microsoft 365® incluidas en la herramienta con la cual el completado de la información se hace de manera sencilla y la creación de documentos y posterior conversión a formato PDF se agiliza.
R2 Docuo
Therefore (Canon)
Therefore™ (Canon) es una solución de gestión documental que ofrece a las empresas de todos los tamaños una manera eficiente de organizar, almacenar y manejar su información.
Esta plataforma brinda la flexibilidad necesaria para acceder a documentos y datos empresariales desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, potenciando la productividad y la colaboración.
Su interfaz muy intuitiva y su alto nivel de seguridad prometen una experiencia muy agradable a sus usuarios.
Funcionalidades principales
- Automatización de los flujos de trabajo, capaces de mejorar la eficiencia de la empresa y de reducir los errores manuales,
- Gestión de contenido empresarial (ECM) a través de un repositorio seguro y centralizado para todos los documentos de la empresa,
- Búsqueda inteligente y recuperación de contenido,
- Integración: se integra a suites de productividad, sistemas CRM, ERP, entre otros, gracias a los conectores nativos o a través de servicios web,
- Cumplimiento y seguridad: incluye características avanzadas para asegurar la conformidad con normativas como el RGPD.
Lo que más nos gusta
- La capacidad de esta herramienta de integrarse rápidamente con sistemas existentes, facilitando la transición y fomentando la adopción de la plataforma.
- Su interfaz intuitiva y fácil de usar, capaz de ayudar a los usuarios a adaptarse rápidamente, mejorando la eficiencia general.
Therefore (Canon)
7 ventajas de los programas de gestión de documentos para tu empresa
- Acceso rápido y centralizado a la información: almacenar todos los documentos en un repositorio centralizado permite a los empleados acceder rápidamente a la información necesaria, mejorando la eficiencia y reduciendo el tiempo dedicado a buscar documentos.
- Mejora de la productividad: la disponibilidad inmediata de documentos y la reducción de tareas manuales, como la búsqueda y organización de archivos físicos, permiten a los empleados enfocarse en actividades de mayor valor añadido, incrementando la productividad general de la empresa.
- Seguridad y control de acceso: los sistemas de gestión documental ofrecen mecanismos avanzados de seguridad, como autenticación multifactor y control de permisos, garantizando que solo el personal autorizado pueda acceder o modificar ciertos documentos, protegiendo así la confidencialidad de la información.
- Automatización de flujos de trabajo: la integración de flujos de trabajo automatizados permite que tareas repetitivas, como la aprobación de documentos o la distribución de información, se realicen de manera más eficiente, reduciendo errores y agilizando los procesos internos.
- Reducción de costes y espacio físico: al digitalizar documentos y eliminar la necesidad de almacenamiento físico, las empresas pueden reducir significativamente los costos asociados con el papel, la impresión y el espacio de archivo, además de contribuir a prácticas más sostenibles.
- Cumplimiento normativo y preservación de documentos: estos sistemas facilitan el cumplimiento de regulaciones que requieren la retención de documentos durante períodos específicos, asegurando que todos los archivos estén organizados y disponibles de forma segura para auditorías o revisiones futuras.
- Mejora en la colaboración: al permitir el acceso simultáneo a documentos y la posibilidad de trabajar en ellos en tiempo real, se facilita la colaboración entre equipos y departamentos, mejorando la comunicación y la eficiencia en proyectos conjuntos.
La gestión documental como clave del éxito empresarial
Un software de gestión documental es mucho más que una simple herramienta; es el aliado ideal para organizar, proteger y optimizar el uso de la información que generan las empresas. Su capacidad para centralizar documentos, facilitar el acceso y mejorar los flujos de trabajo hace que las organizaciones sean más eficientes y competitivas.
Entre sus principales beneficios destacan:
- la disponibilidad inmediata de información,
- el control sobre los procesos documentales y
- la mejora continua en la calidad de las operaciones.
El éxito radica en elegir una solución que se ajuste a las necesidades específicas de cada empresa, considerando el volumen de documentos y los objetivos organizacionales.
Un gestor documental adecuado no solo mejora la gestión interna, sino que impulsa a las empresas hacia una mayor productividad y una mejor toma de decisiones.
Ingeniera civil (Universidad Santo Tomás, Bogotá, Colombia) con máster en lenguas modernas de la Université Paul Valéry de Montpellier, Francia, María Fernanda trabaja como traductora, redactora y creadora de contenido. Hoy en día, combina sus habilidades analíticas con su amor por la escritura para crear contenido de calidad sobre diferentes temáticas y llevarlo más allá de las fronteras. Yoga, bienestar, recursos humanos y un sinnúmero de temas del mundo empresarial, cada asunto es tratado con precisión, con el objetivo de adaptarse a un público objetivo específico. Este camaleón idiomático es un verdadero apasionado por la lista de viñetas (¡el SEO forma parte de su ADN!).