¿Qué es un repositorio de documentos y por qué es fundamental para tu empresa?
Apoyarse en los documentos que vas creando poco a poco es fundamental para tu negocio. También guardarlos de forma segura. Todos los días se trabaja con información de valor importante. Y esta crece y crece…
¿Qué hacer con toda esa información? ¿Cómo hacerla accesible a los empleados? Debes crear un archivo de calidad para una gestión eficaz. ¡Un repositorio de documentos es la solución!
Porque la información es valor y debes acceder a ella… ¡Toma nota! 📝💾
¿Qué es un repositorio de documentos?
En una línea: un repositorio de documentos or repositorio documental es el archivo, o biblioteca, de los documentos importantes de la empresa:
- documentos contables,
- patentes,
- guías editoriales…
Se trata de documentación importante que debe estar bien protegida y a la vez, ser consultable fácilmente.
💻 Antes se trataba de un sitio físico. Casi toda la documentación estaba en papel. Ahora es un repositorio digital, un software de gestión documental. En él se almacenan recursos digitales de manera eficiente y segura, accesibles a través de internet para todos los miembros de la organización.
¿Para qué sirve un repositorio de documentos digital? Sus 3 mayores beneficios
Sus beneficios son claros: con un repositorio digital tendrás todos tus documentos ordenados, seguros y accesibles. El repositorio es el núcleo en el que registrar y organizar de manera segura y correcta toda la información de valor de la empresa. Y ponerla al alcance de los empleados. ¿A que no es poco?
Beneficio 1: Ahorra tiempo y gana en productividad con los repositorios de documentos
El tiempo es dinero. Por eso, los actuales software de automatización de tareas relacionadas con la gestión documental proporcionan un repositorio. En este repositorio de documentos central están disponibles todos los archivos importantes. Se facilita así su gestión, el uso compartido y la colaboración.
Los sistemas de almacenamiento de documentos o repositorios de documentos mejoran la búsqueda de archivos. Los usuarios acceden inmediatamente a los documentos que necesitan. Para ello, el repositorio se estructura en distintas jerarquías, con distintos accesos y metadatos concretos para cada caso.
Beneficio 2: Guarda de forma segura tus documentos de valor
Estatutos, contratos y datos afectados por la propiedad intelectual o RGPD. Las empresas deben almacenar de forma segura sus archivos digitales. Los repositorios de documentos permiten guardar archivos en la nube o servidores privados aportándoles una mayor seguridad y control de acceso.
Al ser digitales, no hay riesgo de pérdida por catástrofes. Ya no hay papel, ganándose también en espacio. Los datos de los documentos pueden cifrarse de extremo a extremo. La empresa controla totalmente el acceso y tus datos tienen copia de seguridad. ¡Nunca perderás un archivo! ✅
Beneficio 3: Mejora la colaboración entre los compañeros
Una buena gestión documental permite a los empleados compartir documentos y colaborar en ellos rápida y eficazmente. Como en el repositorio todos los documentos están archivados y ordenados de una forma correcta, acceder a ellos y compartirlos es pan comido.
Con los repositorios de documentos se agilizan los flujos de trabajo y mejora la colaboración entre los empleados. Todos pueden cargar y compartir archivos fácilmente.
☝️ También pueden gestionarse los permisos y el uso, garantizando que todas las partes trabajen siempre con los archivos correctos.
Las claves para usar un repositorio de documentos y mejorar tu gestión documental
Ya hemos visto los beneficios que supone un repositorio de documentos en tu empresa. ¿Pero cómo usarlo y ponerlo en marcha? Para ello hay que saber por dónde empezar y sus características clave.
Los 3 factores a tener en cuenta antes de crear tu repositorio digital de documentos
Para que tu gestión de documentos sea la mejor posible tienes que saber en qué punto te encuentras. Primero analiza las necesidades de tu empresa para aplicarlas a tu repositorio de documentos.
- Haz un inventario de dónde está toda la documentación. Es decir, lista qué documentos tienes en papel, los ficheros digitales guardados en distintas ordenadores, qué tiene cada empleado, etc.
- Decide qué documentos conservar. No guardes en el repositorio versiones antiguas de documentos que ya no se utilizan o que carecen de valor.
- Si tienes un archivo en papel, establece un plan para digitalizar los documentos de valor y cargarlos al repositorio digital.
Organización y clasificación de documentos
El éxito o el fracaso de tu repositorio de documentos reposa aquí. Establece una nomenclatura, reglas y jerarquía claras para organizar y clasificar los documentos digitales. El objetivo es encontrar siempre rápidamente el fichero correcto.
- Hay unos metadatos básicos que usar para organizar los documentos: título, descripción y fecha de almacenamiento. ¡No pueden faltar nunca!
- Crea distintas categorías. Los usuarios pueden almacenar los archivos en las jerarquías que mejor les convengan. Además pueden añadir otros metadatos a los archivos, como el autor.
- En lugar de cargar cada archivo, los usuarios comparten un enlace, lo que elimina la necesidad de enviar grandes archivos adjuntos por email o sincronizar dispositivos.
Actualización y eliminación de documentos
Toda la información está almacenada en un repositorio de documentos centralizado. Es muy fácil actualizar los documentos importantes o eliminar los que ya no sirven. Además, aprovecha estas características:
- 👥 La mayoría de sistemas de gestión documental permiten a los usuarios trabajar simultáneamente en los documentos, aportar comentarios, actualizar los avances y comunicarse en tiempo real.
- 📄 Versionado de documentos. ¡El sistema siempre guarda una copia de la versión anterior! Esto es muy útil para saber qué cambios se han hecho en un documento. O recuperar un archivo eliminado por error.
- ♻️ Eliminación segura de documentos obsoletos. El sistema reconoce documentos duplicados o sin uso y propone su eliminación segura. Así se evita acumular archivos antiguos en el repositorio de documentos y se minimiza el riesgo de fuga de información sensible.
Control de acceso y permisos del repositorio de documentos
En un repositorio de documentos digital podemos archivar cualquier tipo de información. Pero claro, no todos los empleados deben acceder a todo. Y menos los hackers o personal externo. Por eso son importantes estas características.
- Establece derechos de acceso a los documentos para cada empleado. No olvides tampoco dar permisos de administrador, consulta o modificación a cada usuario. En efecto, puedes controlar qué parte del repositorio consultará cada empleado.
- Los documentos del repositorio digital están protegidos por medidas de seguridad como la encriptación de datos. También el control de acceso garantiza que los usuarios solo puedan modificar o eliminar documentos a los que tengan acceso.
- Backup automatizado y copias de seguridad. Si tu empresa ha sufrido un ataque cibernético o un fallo importante de hardware, esta función recuperará los documentos importantes de tu repositorio de documentos.
Herramientas y ejemplos de software recomendados para tu repositorio de documentos
En el mercado hay muchas herramientas de gestión documental. Como siempre, piensa en tus necesidades para elegir una. Además de las funcionalidades que hemos visto, como el control de acceso o el versionado, hay otras muy interesantes:
- Conectar e integrar el repositorio de documentos con otros programas y aplicaciones de tu empresa.
- La automatización de procesos como la carga y el mantenimiento del repositorio. Así se limitan los errores humanos.
- Repositorios de documentos adaptables y escalables según el tamaño de la organización.
- Convertir y hacer editables todo tipo de formatos de documentos y desde distintas fuentes.
DocuWare es un buen ejemplo y uno de los mejores. Es capaz de gestionar fácilmente y rápidamente todos los documentos electrónicos que quieras en cada fase de sus ciclos de vida y de principio a fin. ¡Su repositorio de documentos tiene todas las funcionalidades que hemos visto, y aún más! Su ventaja principal es la integración fluida con una variedad de aplicaciones y sistemas, permitiendo una gestión de documentos altamente eficiente y automatizada, así como todos sus procesos.
DocuWare
Therefore™ de Canon es otro de los mejores. Es muy intuitivo y capaz de gestionar fácilmente todos los documentos electrónicos en cada fase de sus ciclos de vida. ¡Su repositorio de documentos tiene todas las funcionalidades que hemos visto! Para nosotros, su mayor beneficio es la flexibilidad de la plataforma para gestionar tus documentos de manera fácil y automatizada.
Therefore (Canon)
El repositorio de documentos en resumen
Está claro que necesitas un repositorio de documentos digital para tu empresa. Toda la documentación importante que tengas estará centralizada y guardada de forma segura. Podrás acceder a ella en todo momento de forma rápida y sencilla.
La documentación crece cada día en todas las organizaciones. Con un repositorio de documentos darás un paso adelante en la automatización, organizando los procesos y facilitando la colaboración de su equipo. ¿A qué esperas?