¿Qué hay que saber sobre los plazos de conservación de documentos en el lugar de trabajo?
Todos los documentos emitidos o recibidos por una empresa en el ejercicio de su actividad deben conservarse durante un periodo determinado. El plazo de conservación de los documentos de la empresa, definido por la ley, varía según el tipo de documento: social, contable, fiscal, etc. ¿Cómo conservar las facturas, los contratos de trabajo, los estatutos y los justificantes?
Este artículo le ayudará a desentrañar la complejidad de las normas que rigen la conservación de los archivos de la empresa, con un resumen para cada tipo principal de documento.
También debe saber que existen herramientas especialmente diseñadas para ayudarle a conservar sus archivos de documentos electrónicamente, en total conformidad y sin restricciones.
Siga leyendo para saber más sobre los aspectos prácticos de las obligaciones de las empresas: ¡una nota para atesorar!
¿Cuánto tiempo deben conservar sus documentos las empresas?
Documentos de empresa (sociedades mercantiles)
| Documentos | Periodo de conservación legal |
| Registro de acciones nominativas y movimientos de acciones. Registro de actas de juntas generales y reuniones del consejo de administración. | 5 años desde el final de su uso |
| Estatutos (en caso necesario, documento de modificación de los estatutos) | 5 años desde la pérdida de personalidad jurídica o la baja de la empresa en el Registro Mercantil y de Sociedades |
| Cuentas anuales: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, notas, etc. | 10 años a partir del cierre del ejercicio |
| Acuerdo de fusión / cualquier documento relativo al funcionamiento de la empresa | 5 años |
| Hoja de asistencia y poderes Informe del gerente o del consejo de administración. Informe de los auditores. | Últimos 3 ejercicios |
Documentos contables
| Documentos | Periodo de conservación legal |
| Libros y registros contables: diario, libro mayor, libro de inventario, etc. | 10 años a partir de la fecha de cierre del libro o registro |
| Documentos justificativos: órdenes de pedido, albaranes de entrega o recepción, facturas, etc. | 10 años desde el final del periodo contable |
Actualización de facturas
Las facturas, ya sean emitidas (en el caso de las ventas) o recibidas (en el caso de las compras), pueden almacenarse en papel o electrónicamente, de modo que puedan archivarse electrónicamente.
Las empresas que reciben o emiten facturas en papel pueden, en determinadas condiciones, digitalizarlas y almacenarlas electrónicamente en el plazo establecido en el primer párrafo del artículo L.102 B del Libro de Procedimientos Fiscales francés (LPF).
Las modalidades de digitalización de las facturas en papel cumplen las condiciones previstas en el artículo A. 102 B-2 de la LPF.
☝ El principio clave que debe respetarse es el siguiente: la copia digitalizada debe ser una copia fiel del original en términos de imagen y contenido.
Documentos bancarios
| Documentos | Periodo de conservación legal |
| Cheque a ingresar | 1 año y 8 días a partir de la fecha del cheque |
| Extractos de cuenta | 10 años (se recomiendan 30 años) |
| Talones de cheques | 10 años |
Documentos civiles y mercantiles
| Documentos | Periodo de conservación legal |
| Copias de cartas enviadas y cartas recibidas (correspondencia comercial: órdenes de pedido, albaranes, etc.) | 10 años a partir del final del ejercicio de que se trate |
| Facturas de clientes y proveedores | 10 años a partir del final del ejercicio contable |
| Contratos de compra o venta de bienes inmuebles o terrenos | 30 años |
| Contratos celebrados por vía electrónica (a partir de 120 euros) | 10 años desde la finalización del contrato |
| Contratos o acuerdos celebrados en el marco de una relación comercial | 5 años |
| Garantía de bienes o servicios suministrados al consumidor | 2 años |
| Documentos elaborados para el transporte de mercancías | 5 años |
| Declaraciones de aduana | 3 años |
Documentos fiscales
| Documentos | Período legal de conservación |
| Impuesto sobre la renta e impuesto de sociedades | 6 años |
| Impuesto de sociedades para las EIRL y las sociedades de responsabilidad limitada | 6 años |
| Cotisation foncière des entreprises (CFE) y CVAE | 6 años |
| Impuesto sobre el volumen de negocios | 6 años |
Nota: el plazo de 6 años se cuenta a partir de la última operación mencionada en los libros o registros; o a partir de la fecha en que se elaboró el documento.
Documentos de gestión de personal
| Documentos | Periodo de conservación legal |
| Nómina (papel o electrónica) | 5 años a partir de la fecha de emisión |
| Contratos de trabajo | 30 años a partir de la finalización del contrato |
| Documentos relativos al registro de las horas de trabajo | 1 año |
| Documentos relativos a las cargas sociales | 3 años |
| Cartas de dimisión, despido y sanción disciplinaria | 30 años a partir de la finalización del contrato |
| Declaración de accidente de trabajo a la caja primaria del seguro de enfermedad | 5 años |
| Recibos de fin de contrato | 5 años a partir de la fecha de expedición |
| Registro de personal | 5 años a partir del cierre del registro |
💡 Estos cuadros se basan en la información del portal Service public-pro.fr. Para saber más sobre los plazos aplicables por materia y los textos de referencia, puede consultar la página dedicada en su sitio.
Gestión electrónica de documentos conforme a las normas
¿Por qué elegir una herramienta de gestión de documentos en línea?
La gestión electrónica de documentos (GED) ofrece numerosas ventajas a su empresa, ya que le permite tratar y conservar sus documentos en formato electrónico de conformidad con sus obligaciones legales. Un software específico le ofrece
- un espacio de archivo estructurado: los datos se clasifican y priorizan para que pueda gestionar todos sus documentos de forma más eficaz, estandarizar sus procesos y facilitar las auditorías,
- una caja fuerte digital: para almacenar y archivar de forma segura los documentos desmaterializados,
- Reducción del riesgo de error: la integridad y trazabilidad de los documentos están garantizadas,
- conformidad: archivado legalmente válido de documentos sensibles como contratos, nóminas y facturas.
Nuestra selección de herramientas: GED y software de contabilidad
Dokmee: GED e integración con otras herramientas empresariales SaaS
Dokmee es una solución de gestión documental diseñada principalmente para las PYMES, que les facilita la digitalización. Entre la gestión de tus facturas, expedientes y archivos de personal, etc., te permite mantener el control de tu base documental y agilizar tus procesos. Organice, proteja y gestione eficazmente sus archivos con este software de GED, que cumple las obligaciones reglamentarias en materia de conservación de documentos.
El software ofrece :
- integración con otras soluciones en la nube, como SharePoint,
- replicación de su estructura de carpetas de Windows en Dokmee,
- control de versiones de documentos y restricciones de acceso,
- flujos de trabajo de validación y registros de auditoría.
Youdoc: gestión documental ágil y modular
Youdoc es una solución integral de gestión documental que responde específicamente a las necesidades de las empresas, principalmente las de más de 100 empleados, y que puede adaptarse a los requisitos de cualquier sector empresarial. Sus tres módulos cubren diversas funcionalidades: adquisición inteligente, con digitalización de documentos; gestión, para centralizar los contenidos y garantizar la seguridad de la información; y publicación y compartición de documentos, todo ello en cumplimiento de las obligaciones legales.
El programa le ofrece :
- una solución versátil y fácil de usar,
- una caja fuerte electrónica: para almacenar y archivar sus documentos con valor probatorio,
- una clasificación rápida y automática de los documentos gracias al reconocimiento automático del contenido,
- una garantía de seguridad de alto nivel en el acceso a su información.
Wity: automatice su contabilidad y proteja sus datos
Wity es un software de contabilidad en línea que facilita la gestión de todos sus documentos contables en un espacio en línea personalizado. Basta con arrastrar y soltar los documentos para que se tengan en cuenta directamente en su contabilidad. Con certificación antifraude, la herramienta le permite elaborar sus presupuestos y facturas en línea, en total conformidad. También ofrece un módulo para gestionar las declaraciones de gastos y el IVA. Auténtica caja fuerte digital, su espacio Wity realiza copias de seguridad, protege y aloja sus datos en Francia.
El programa le ofrece :
- facturación electrónica,
- gestión de nóminas y contratos,
- seguimiento personalizado y apoyo de expertos: solicite asesoramiento en cualquier momento sobre cuestiones contables, jurídicas o estratégicas,
- comunicación de las últimas novedades jurídicas directamente desde la interfaz.
¡Haga que la conservación de documentos rime con desmaterialización!
Manténgase al día de la normativa vigente para asegurarse de que cumple los plazos de conservación de los documentos de la empresa, para cada tipo de documento, ¡no hay nada como una gestión documental rigurosa!
¿Por qué no prescindir del papel? Piense en EDM y equípese con las herramientas adecuadas para mantener el control de todos sus documentos digitales y digitalizados, al tiempo que optimiza su ciclo de vida.
Artículo traducido del francés