¿Cómo implementar una gestión de documentos eficaz en una empresa? 5 ventajas y software

El volumen de información en una compañía es como el dólar: aumenta de pronto y sin que lo veas venir.

Diferentes canales de recepción como el correo electrónico, las cartas y las descargas, así como las personas creando, modificando y compartiendo documentos y archivos, contribuyen a esto.

Para evitar perder el control de la información, la gestión documental en empresas ayuda a administrar, centralizar y mantener actualizados todos los documentos.

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¿Qué es la gestión documental en las empresas?

Definición de la gestión de documentos

La gestión documental en una empresa hace referencia:

• al almacenamiento,
• a la administración,
• y al control

de todos los documentos mediante parámetros establecidos y normalizados.

Los documentos archivados de una empresa, ya sean físicos o en formato electrónico, constituyen la expertise y el know-how (conocimiento) de la misma. Se trata de activos intangibles con un valor que le permite a la compañía diferenciarse de otras.

Por lo tanto, la gestión de documentos se hace con el objetivo de optimizar el funcionamiento de la empresa, a través del buen manejo de su documentación.

¿Cuál es la diferencia con el archivo de documentos?

La gestión documental y el archivo de documentos, aunque estrechamente relacionados, desempeñan roles distintos dentro de una organización.

1️⃣ La gestión documental se centra en el manejo y la organización eficaz de la documentación a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación hasta su almacenamiento o eliminación.

Por ejemplo, en una empresa de consultoría, la gestión documental implicaría no solo archivar los informes de los clientes, sino también administrar su creación, revisión, aprobación y distribución, asegurando que los documentos correctos estén accesibles en el momento oportuno.

2️⃣ Por otro lado, el archivo de documentos se refiere específicamente al almacenamiento y preservación a largo plazo de la documentación. Esta función es vital para mantener el historial de la empresa y garantizar el cumplimiento de las normativas legales.

Ejemplo: Imaginemos una clínica médica: el archivo de sus documentos incluiría conservar las historias clínicas de los pacientes de manera segura y confidencial, accesibles únicamente cuando se requieren para referencia o en casos de auditorías. Mientras que la gestión documental es un proceso dinámico y activo, el archivo se centra en el aspecto estático y de conservación de la documentación.

¿Qué hace un gestor de documentos? 5 ventajas de la gestión documental empresarial

1. Asegurar el buen manejo de la información

La Gestión Electrónica de Documentos (GED) correctamente establecida y soportada en procesos y herramientas adecuadas:

• 🗃️ Se evita el almacenamiento de documentos obsoletos, ya sean:
  • Documentos físicos (en papel): hojas clasificadas, grapadas y archivadas en carpetas, formando una voluminosa biblioteca;
  • documentos electrónicos: archivos almacenados en el correo electrónico, un servidor o un disco duro, sin homogeneidad de nombre o estructura de árbol.
• 📑 La duplicidad de archivos y la falta de un control de versiones.
• 👁️ La falta de trazabilidad de los documentos al no poder controlar las diferentes fuentes y medios de comunicación de donde provienen.

2. Normalizar todas las prácticas de gestión documental de la empresa

Definir y aplicar técnicas de gestión documental al tratamiento de archivos electrónicos, por ejemplo, permite optimizar el manejo de:

• La base de datos de la empresa,
• las copias de seguridad de los documentos generados,
• el control de acceso a los documentos.

3. Estandarizar los procesos

Al desmaterializar sus procesos internos, la empresa es capaz de establecer y cumplir con los requisitos de distribución y almacenamiento ISO 9001.

Esto es muy importante ya que, en el caso de una auditoría, la arquitectura de gestión de contenidos empresariales (Enterprise Content Management) permite que esta se realice de manera rápida y eficaz.

👉 Toda la información está reunida y estructurada en un solo lugar y a disposición de las autoridades fiscales.

4. Asegurar una mayor accesibilidad a la información

Una gestión documental en la nube o en modo SaaS, da accesibilidad a todo el equipo, incluso cuando este está en desplazamiento.

Adicionalmente, contar con dispositivos provistos con funcionalidades de gestión de derechos, permite el acceso a agentes externos como proveedores o clientes, para gozar de intercambios más fluidos.

5. Aumentar la productividad de los equipos

Los flujos de trabajo de validación pueden ser configurados en una herramienta de gestión documental y estar documentados en el protocolo interno de la empresa. Esto se hace con el fin de establecer reglas de publicación semiautomáticas. Todo el mundo tiene acceso a lo que necesita y los administradores pueden abrir o limitar ciertos accesos.

👉 Al acelerar la desmaterialización de tus procesos internos, favoreces la transición digital de tu empresa. La conformidad y homogeneidad en tus documentos, enriquece y consolida tu sistema de información.

¿Cómo funciona una gestión de documentos eficaz? Implementación en 5 etapas

Contar con un sistema de gestión documental, como hemos visto, resulta de vital importancia para el correcto funcionamiento de la empresa.

Implementarlo y asegurar su buen funcionamiento, consiste en seguir una serie de etapas que revisaremos a continuación.

1. Digitalizar los documentos en papel

¿Por qué?

Este es el primer paso y consiste en recoger todos los documentos relevantes, tanto en formatos físicos como digitales. Es normal que al momento de decidir implementar un sistema de gestión documental, tengas documentos en físico. Lo primero entonces será la digitalización de todos aquellos que requieran estarlo.

• Los documentos físicos se digitalizan mediante escáneres,
• mientras que los digitales se integran directamente en el sistema.

¿Cómo?

La captura y almacenamiento de los documentos se puede realizar por varios medios:

1. Escaneo: digitaliza documentos en papel utilizando dispositivos como fotocopiadoras multifuncionales, escáneres de alta velocidad, de sobremesa y smartphones. Los documentos escaneados se indexan automáticamente y pueden archivarse, enviarse a responsables o integrarse en flujos de trabajo.
2. OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres): convierte texto en imágenes a datos digitales para su uso en software empresarial.
3. Captura de correo electrónico: es útil para indexar y almacenar correos electrónicos y adjuntos directamente en la carpeta de proyectos adecuada desde la bandeja de entrada.
4. Formularios electrónicos: reemplazan los documentos en papel y los PDF con formularios en línea estandarizados, mejorando la precisión y eficiencia en la recolección de datos.
5. Importación desde otros sistemas: trasladas documentos de otros sistemas a gestores documentales, donde pueden incorporarse a flujos de trabajo específicos.

🫂 Todos los departamentos deben colaborar decidiendo qué elementos merece la pena guardar, deberán ser realizados de acuerdo a todos los departamentos que aporten información.

Para los demás documentos que no sean susceptibles de escaneo, puedes establecer un sistema de archivado físico, aunque procura en la medida de lo posible, que todos tus soportes cuenten con una versión numérica.

2. Designar al gestor de documentos

Por gestor de documentos podemos entender:

• La persona que tiene por función: almacenar los documentos, escoger qué sistema de gestión documental es más adecuado para la empresa y formar al resto del equipo en su utilización.
• El programa de gestión documental a ser implementado. Más adelante hablaremos de ello en detalle. 🤫

Tener una persona encargada específicamente de la gestión de documentos ayuda a mejorar el estado de los mismos. Este gestor también determinará en qué estado se encuentra la documentación y estimará cuánto tiempo tomará clasificarla.

Una herramienta automatizada, además de asegurar el correcto almacenamiento y tratamiento de la información, contribuirá a una gestión documental más eficiente y expedita.

Más adelante veremos algunas soluciones de gestión documental que podrás implementar.

3. Organizar la información

El encargado de la gestión de la información, debe realizar ahora las siguientes acciones:

• Establecer las categorías de clasificación, su orden y lógica.
• Definir los procesos que darán cuenta de aspectos como:
  • Identificación,
  • acceso,
  • seguridad de los documentos.
• Implantar un procedimiento de trazabilidad y seguimiento.

4. Añadir nuevos documentos

Una empresa está constantemente gestionando documentos de manera física y digital. Las y los trabajadores deberán ser instruidos en determinar cuáles tienen una necesidad de ser preservados. Una vez determinado el archivo o documento se debe:

• Escanear el archivo en concreto,
• notificar al gestor de documentación,
• introducir el documento en la herramienta escogida e indexarlo a partir de alguna palabra clave,
• clasificarlo según su categoría,

El flujo de documentos o movimiento de los archivos del sistema de gestión a otros departamentos debe asegurarse en todo momento, por medio de ciertas reglas establecidas.

5. Equiparte con una solución de gestión documental

La implementación de un software especializado te ayuda a mejorar tu sistema de gestión de documentos, haciéndolo mucho más rápido y eficaz.

Las opciones son infinitas. Puedes leer nuestra comparativa sobre el mejor software de gestión documental u optar por alguna de las siguientes herramientas:

• Canon ofrece Therefore™, una solución integral para capturar, organizar, almacenar y compartir documentos. Su tecnología avanzada permite automatizar procesos, mejorar la seguridad de la información y acceder fácilmente a los datos necesarios para la toma de decisiones. Es una herramienta valiosa para cualquier organización que busque optimizar su gestión documental.
• Kizeo Forms permite crear formularios de una gran cantidad de datos como mantenimiento, facturas, inventarios de activos, etc. Para empresas de carácter industrial resulta de gran utilidad ya que permite crear el documento y archivarlo al mismo tiempo.
• Zeendoc, una solución de origen francés de gestión y archivo documental en la nube que apoya a sus usuarios, sea cual sea su sector y negocio, en su transformación digital. La herramienta también automatiza tareas administrativas (asientos contables, envío de facturas, validación de informes de gastos, etc.).

¿Aún no estás convencido de la utilidad de este software? Siga leyendo. 👀

Sistema de gestión de documentos: ¿qué es y cuáles son las funciones?

Un sistema de gestión de documentos (DMS) es una solución tecnológica diseñada para almacenar, gestionar y rastrear documentos electrónicos y digitales. Actúa como un archivo digital centralizado que facilita la gestión eficiente de la información empresarial.

✅ Vamos a desglosar sus beneficios:

• Ponen fin al caos documental. Facilitan la búsqueda y acceso a la información, mejorando la eficiencia organizativa.
• Permite a los equipos trabajar juntos, aunque estén separados por océanos. La edición y revisión simultáneas son un juego de niños con estos sistemas.
• ¿Necesitas un documento mientras estás fuera de la oficina? No hay problema. Los DMS ofrecen acceso a tus archivos desde cualquier lugar, favoreciendo el trabajo remoto y la movilidad.
• Con la información correcta al alcance de tu mano, las decisiones se toman de forma más rápida y fundamentada.
• Tus documentos están más seguros que en una caja fuerte. Ofrecen control de accesos, protección contra pérdida de datos y cumplimiento de normativas de privacidad.
• Di adiós a las montañas de papeles y a los gastos de impresión. Los DMS promueven una oficina sin papeles, ahorrando espacio y recursos.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de documentos

¿Qué problemas puede resolver la gestión documental a las empresas?

De manera general, la gestión documental en una empresa, ayuda a evitar una serie de situaciones perjudiciales para el negocio.

Una mala imagen ante tus clientes

Las disfunciones internas de una empresa tienen un impacto negativo en la productividad, que puede notarse a nivel del cliente.

De hecho, ya en 2019, casi una de cada cuatro empresas declaraba haber perdido clientes debido a una mala gestión documental. Y casi el 76% de las empresas que experimentaron una interrupción temporal o un rediseño de sus procesos de gestión de documentos tenían problemas de negocio o de cumplimiento.

El incumplimiento de los acuerdos

Como empresa, tienes obligaciones legales que cumplir, tanto contables (facturas, informes de gastos, etc.), como legales (contratos, nóminas, etc.). En caso de desastre físico, como un incendio o una inundación, la pérdida de documentos en papel puede ser dramática.

Clusif, una asociación de profesionales de la seguridad, estima que el 70% de las empresas que sufren este tipo de incidentes quebrarían en tres semanas, y el 10% en dos años.

El aumento de costes materiales y humanos

La gestión de documentos en papel representa un coste para la empresa.

Por supuesto, hablamos del propio soporte y la tinta de impresión, pero también de la electricidad utilizada por la sala de fotocopias, el mantenimiento de las máquinas y el coste de transporte y entrega de los documentos.

Luego, están los esfuerzos destinados al archivo y almacenamiento, el valor del espacio y, por último, el salario de las personas implicadas.

El desperdicio de recursos

Cada día se imprimen y se tiran más de mil millones de hojas de papel en el mismo día en las empresas. Es una cifra desesperante para el planeta en primer lugar, así como para las propias empresas.

Los documentos en papel se trasnpapelan. Los procesos manuales implican la recepción del soporte, la presencia del firmante para su validación... El 33% de los procedimientos basados en documentos físicos se consideran ineficaces.

Una organización poco ágil

La gestión de documentos en papel hace que la empresa sea menos receptiva. El tiempo de procesamiento es mayor. Por ello, es raro que se adelante un descuento, por ejemplo. Por otro lado, si te retrasas, te arriesgas a recibir sanciones económicas y, sobre todo, a que tus proveedores te pongan en la lista negra.

Un impacto diario para la rentabilidad del negocio

En una empresa con una mala gestión de documentos, cada empleado pasa una media de 18 minutos al día buscando un documento. El más mínimo error en la presentación de un artículo puede costar a la empresa hasta 100 euros. Un documento perdido cuesta entre 280 y 560 euros. Cuando sabes que se pierde uno cada doce segundos, ¡te estremeces!

¿Qué empresas utilizan el sistema de gestión documental?

Todas las empresas, sin importar el tamaño que tengan, sector al que pertenezcan o la actividad que desarrollen, cuentan con una gestión documental. Esto no quiere decir que todas cuenten con los mismos tipos de sistemas o métodos, sino que tratándose de un proceso estratégico para las organizaciones, el mismo es obligatorio.

Existen, sin embargo, ciertas particularidades, según el tipo de entidad del que estemos hablando.

Gestión documental administración pública

Debido al carácter legal de los documentos que maneja una administración pública, en este caso la gestión documental debe ser llevada a cabo de conformidad con las normas internas del establecimiento y externas oficiales, en términos de:

• Reglas de numeración (número de consecutivo),
• métodos de trazabilidad (cómo asegurar la ubicación de los documentos),
• permisos de acceso (quién tiene derecho a modificar, consultar, etc.),
• sistemas de actualización de la información (evitar los documentos obsoletos, por ejemplo los relativos a los procedimientos internos).

Gestión documental en empresas privadas

En cuanto a las empresas privadas, si bien no todos los documentos revisten la misma importancia y valor legal que si lo comparamos con la administración pública, estas también requieren contar con un sistema que les permita tener su información clasificada y accesible en todo momento.

Es igualmente importante definir códigos y formas de tratar la información y establecer una jerarquía de permisos de acceso a la misma, con el fin de asegurar su buen manejo.

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Resumiendo la gestión de documentos en empresas…

• Toda la información que se genera en la empresa tiene un valor en términos del conocimiento que representa.
• Dicho conocimiento se encuentra en los documentos y archivos donde se han recogido todas las actividades pasadas. La Gestión Electrónica de Documentos ayuda a ubicarlos y gestionarlos cuando y donde sea.
• No son pocas las ventajas que ofrece la gestión documental a las empresas, desde asegurar la disponibilidad de la información, hasta dar cumplimiento a la normativa legal.
  • La gestión documental en las empresas va de:
  • Establecer procesos para su funcionamiento,
  • designar responsables que velen por dichos procesos,
  • contar con herramientas adaptadas que faciliten el trabajo.