5 errores que debe evitar al elegir o renovar su GED
La gestión electrónica de documentos suele ser la segunda decisión informática más importante en muchos proyectos, después de los ordenadores y el paquete ofimático básico. También es una decisión crítica cuando se trata de modernizar la SI de las PYME.
La decisión suele centrarse en la estructura de árbol y el acceso compartido. Sin embargo, seleccionar una herramienta de GED que vaya más allá y se extienda a la productividad, la gestión del conocimiento y el trabajo colaborativo puede convertir una decisión rutinaria en una poderosa herramienta de innovación, calidad y compromiso dentro de la organización.
Entre las mejores prácticas en gestión de documentos, he aquí 5 errores que conviene evitar:
Error nº 1: buscar un sistema de gestión electrónica de documentos
Cuando renueva su sistema de almacenamiento y compartición de documentos (nombre en clave interna: EDM), es natural que se decante por la misma categoría a la hora de considerar el tema.
Pero el software de GED le obliga a no cambiar ninguna de sus prácticas, a no reexaminar la pertinencia del formato de los documentos, su número, su clasificación y sus propios procesos internos.
Quizá haya que empezar por plantearse de nuevo la pregunta:
- ¿Para qué utilizamos nuestros documentos?
- ¿Cuáles son legales y esenciales, y cuáles simplemente comparten información de forma estructurada?
- ¿Hasta qué punto son accesibles estos documentos? ¿Son fáciles de encontrar? ¿Se buscan? ¿Se utilizan?
- ¿Cómo se organiza el intercambio de documentos? ¿Es nuestra documentación dinámica, con frecuentes adiciones y cambios?
- ¿Cómo se crea la nueva documentación? ¿De qué forma? ¿Podemos cambiar este proceso de redacción/creación de documentos?
Al plantearse estas preguntas, una cosa queda clara: su reto no es sólo clasificar sus documentos, sino gestionar el conocimiento interno, su circulación y el intercambio en torno a él.
Y al igual que han evolucionado nuestras prácticas personales en nuestros smartphones (de los mensajes de texto a los mensajes tipo whatsapp, por ejemplo), también lo ha hecho la gestión de la información interna . Se hace de muchas formas distintas en función de sus objetivos y sus procesos empresariales.
Error nº 2: Mantener los mismos procesos, la misma organización, la misma cultura empresarial
Equipar su organización con software no puede ser una simple tarea de conveniencia, realizada según un cuadro de necesidades establecido "en teoría" en un pliego de condiciones. De lo contrario, te conviertes automáticamente en un empleado de Microsoft sin darte cuenta.
Como cualquier equipo, el software debe tener cierta ambición y atractivo para impulsar el cambio. Es una buena oportunidad para volver a comprometerse con una herramienta, para cambiar la forma en que se percibe y se utiliza, y para promover valores que están enterrados en lo más profundo de la organización: innovación, transparencia, avanzar gradualmente.
Al comprar automáticamente soluciones que no aportan cambios, se está dando una falsa sensación de seguridad. La seguridad de no cuestionarse más la forma de trabajar.
Error nº 3: no pensar en la automatización.
En 2019, ya no necesitarás cansar las rutinas de trabajo de tus compañeros y empleados con procedimientos largos, complejos o repetitivos para llevar a cabo tareas sencillas. Notas Post-it en una estructura de árbol, navegación demasiado programática o procedimientos ocultos en múltiples menús desplegables.
También hay que preocuparse por la automatización de tareas, los circuitos de validación de documentos, los gestores de tareas vinculados a documentos, la adquisición de textos o figuras sencillas en formato no documental. Imagínese por un momento que se eliminaran todos los documentos de menos de veinte líneas, y las tablas de menos de 50, en favor de una documentación de tipo wiki o de notas y tablas en línea...
También hay que asegurarse de utilizar una herramienta que piense y evolucione hacia el uso de todos estos datos a lo largo del tiempo. ¿Será fácil de usar y formatear? ¿Serán relevantes para los empleados?
Poner estos aspectos al alcance de todos es esencial para convertir sus problemas actuales de GED en un paso hacia la creación de una verdadera herramienta de organización.
Error nº 4: compartimentar las herramientas de colaboración y la GED
Antes de pensar en EDM, hay que facilitar la vida a la información, en todas sus formas, a la colaboración para que los proyectos se lleven a cabo a tiempo, o simplemente para gestionar las interacciones cotidianas para que nada se pierda. Sin reproducir en las nuevas herramientas los horrores de las reuniones o las cadenas de correo electrónico: hacer las cosas de otra manera para hacerlas mejor.
Así pues, hay que contemplar la vida de la información: hacerla agradable de crear, fácil de modificar (a varias manos), fácil de utilizar (leer, validar) durante el tiempo que sea necesario, y eficaz de archivar sin alterar (si es necesario).
Por lo tanto, necesita un acceso fácil, a través de un buen motor de búsqueda interno, una buena organización de los grupos o hilos de discusión, a las cuestiones que le interesan, e incluso a una documentación útil. En los próximos años, debería plantearse trabajar en un enfoque orientado a recomendar documentos similares para aumentar el valor de uso de su base documental, permitiendo a los empleados aprovechar todo su potencial.
Todo esto requiere muchas herramientas de colaboración: con demasiada frecuencia, se piensa que son sólo herramientas de comunicación, cuando están en el corazón de la buena vida de la información. Puedes combinarlas en una misma herramienta o hacer que se comuniquen entre sí. Sobre todo, evita crear un silo de comunicación y un silo de GED.
Error nº 5: olvidar el ciclo de vida de la información: trabajo colaborativo, GED, archivo, seguridad de los documentos, etc.
Cada etapa es diferente y requiere herramientas diferentes, funciones diferentes o un uso diferente de las mismas funciones para lograr el flujo de trabajo adecuado. La información es primero instantánea, luego se estructura en un post más largo o en una nota colaborativa y, por último, se plasma en un documento si es necesario. Es importante contar con una herramienta que permita estas diferentes etapas, ya que producen el desgaste necesario de la información que se va a almacenar.
Probablemente pienses en tu gestión documental como la de un portátil personal que llevas usando 4 años, con documentos apilados de forma más o menos ordenada. De repente, piensas en términos de nomenclatura, estructura de árbol, archivo y almacenamiento organizado de mis documentos. Es normal. Pero antes de archivar, hay que disponer de herramientas para producir, hacer accesible la información y mantenerla viva para que pueda actualizarse adecuadamente. Así que hay que encontrar el justo equilibrio y no disponer de herramientas de creación e intercambio de información que ya están en una mentalidad de archivo, a riesgo de ser el lugar digital más rechazado por sus empleados (sharepoint). Del mismo modo, la seguridad debe diferenciarse en función del momento y la criticidad de la comunicación. Los documentos (fácilmente transferibles y modificables, con una gestión de derechos compleja) no son necesariamente el formato adecuado.
Por último, probablemente puedas imaginar que este ciclo de vida reimaginado no se aplica a la repetición del mismo flujo de trabajo con un gran número de documentos. Porque tienes mucho legado, porque eres una organización centrada en la producción.
Por el contrario, al automatizar la parte repetitiva del flujo de trabajo y, por otro lado, permitir una gran flexibilidad en los canales utilizados para intercambiar estos documentos, limitarás considerablemente el número de veces que tienes que ir y venir.
Artículo traducido del francés