¿Cuál es la diferencia entre gestión de documentos y gestión de activos digitales?
Todas las organizaciones tienen documentos y archivos que necesitan ser gestionados. Al principio, sólo eran archivos estáticos, y los documentos publicados en Internet necesitaban soluciones de gestión. De hecho, las soluciones de gestión documental (SGD ) surgieron como el mecanismo o proceso obvio para crear, gestionar, almacenar y enviar estos documentos a los departamentos y personas adecuados.
Activos digitales: definición
Los soportes electrónicos actuales son mucho más que simples archivos de texto en línea. Las empresas utilizan imágenes, vídeos, archivos de audio y otros formatos digitales que también necesitan ser gestionados. La creación de Activos Digitales suele llevar mucho tiempo, pero son importantes para las organizaciones porque atraen la atención de los clientes, tanto internos como externos a la organización.
Los activos digitales requieren un formato y un proceso de gestión que permitan su reutilización. A la hora de buscar una solución, una de las preguntas que deben plantearse las organizaciones es si un sistema EDM puede satisfacer sus necesidades o si es más adecuada una solución de Gestión de Activos Digitales (DAM).
Para completar esta respuesta, una organización necesita entender la diferencia entre las herramientas EDM y DAM, una tarea difícil porque el mercado confunde estas soluciones. En este artículo analizaremos la especificidad del software DAM y por qué las organizaciones necesitan una solución DAM para gestionar algo más que documentos de texto.
¿Qué es la gestión de documentos (DAM)?
Las organizaciones utilizan DAM para facilitar la administración, la creación, el flujo de trabajo y el almacenamiento de documentos en distintos departamentos. Una solución DAM utiliza bases de datos para el almacenamiento y motores de flujo de trabajo para diseñar y soportar los flujos de trabajo, incluyendo reglas de negocio y metadatos.
Los sistemas de gestión documental suelen utilizarse en sectores con grandes volúmenes de documentos, como seguros, sanidad y administración pública. Las soluciones de GED se orientan cada vez más hacia los sistemas de gestión de contenidos web (CMS).
Gestión de activos y recursos digitales (DAM)
Las soluciones de Gestión de Activos Digitales (DAM) también se conocen como Gestión de Activos Multimedia (MAM), Gestión de Activos de Medios de Entretenimiento (EMAM), Gestión de Recursos de Marca (BRM), Gestión de Contenidos de Marketing (MCM) y Gestión de Activos (AM). La solución DAM se centra en organizaciones específicamente vinculadas a los activos digitales, como la industria del entretenimiento o la publicidad, y se utiliza en situaciones en las que la replicación de activos es importante. Las organizaciones suelen combinar una solución DAM con una de gestión de contenidos para mantener su sitio web. Por ello, los proveedores de DAM y CMS adquieren una u otra solución para complementar su oferta.
Diferentes formas de ver las soluciones EDM y DAM
Aunque las soluciones DAM se presentan en diversas formas, existen ligeras diferencias en cuanto a la funcionalidad de cada categoría. Este artículo se centrará principalmente en la funcionalidad habitual de la solución DAM, incluidos los archivos y los tipos de medios enriquecidos.
Magan Arthur, de Arthur Consulting Group, explica que las organizaciones pueden adoptar tres enfoques diferentes a la hora de comparar la solución EDM con la solución DAM:
- Herramientas y procesos
- Tipos de archivos y contenidos
- Usos
En este artículo, analizaremos estos enfoques para explorar la diferencia entre las herramientas EDM y DAM.
Diferencia nº 1: herramientas y procesos
Las soluciones EDM y DAM se basan en una función común de gestión de contenidos. Estas funciones incluyen el repositorio, la indexación de metadatos, las capacidades de búsqueda, la accesibilidad definida por el usuario y las funciones de flujo de trabajo.
El repositorio almacena contenidos y puede ser una base de datos relacional o un simple sistema de archivos. Incluye funciones estándar como registro y control, versionado de documentos y taxonomía. También permitirá definir metadatos, de modo que contenga todas las descripciones pertinentes de los distintos documentos y archivos. Estos metadatos pueden ser utilizados por el motor de búsqueda para la indexación. El flujo de trabajo admite las distintas tareas y funciones que intervienen en el proceso, ya sea en serie o en paralelo.
Además de estas similitudes, existen diferencias esenciales en las herramientas y procesos respectivos de las soluciones EDM y DAM.
La solución EDM, por un lado, se centra en la captura de contenido textual mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), se integra con herramientas de tratamiento de textos y permite definir como contenido distintos elementos de un documento. La solución EDM es capaz de reutilizar este contenido por partes o en el documento completo. En el repositorio, la solución DMS puede almacenar elementos del documento en distintos formatos, como el lenguaje de marcado extensible (XML).
La solución DAM, por su parte, se integra con aplicaciones centradas en el diseño creativo de recursos, como Quark, AutoCAD, Flash y animaciones tridimensionales. Las soluciones DAM son capaces de enlazar, desmontar y volver a montar activos complejos y combinados. La solución DAM también es capaz de modificar directamente las imágenes cambiando su tamaño o modificando los colores, y puede gestionar archivos de gran tamaño, sobre todo de vídeo. Sus capacidades de búsqueda van más allá de las búsquedas estándar e incluyen búsquedas visuales mediante el reconocimiento de imágenes. Además de la indexación de textos, que también gestionan las soluciones DMS, la solución DAM es capaz de indexar vídeos de conversión de voz a texto, vídeos con subtítulos y mucho más.
Diferencia nº 2: tipos de archivos y contenidos
Las herramientas, como se ha descrito anteriormente, pueden almacenar distintos tipos de archivos, lo que constituye otra forma de diferenciar la solución EDM de la solución DAM. Los archivos EDM se basan principalmente en texto, como documentos de tratamiento de textos, archivos de herramientas ofimáticas, archivos PDF, archivos HTML, etc. Los sistemas DAM capturan archivos multimedia enriquecidos que pueden ser imágenes, logotipos, medios de audio, vídeos, CAD (diseño asistido por ordenador), animaciones (incluidos GIF y Flash) y archivos de diseño.
Los sistemas DMS suelen ser capaces de almacenar este tipo de archivos, pero proporcionan poco más que almacenamiento, lo que no es suficiente para organizaciones que utilizan grandes cantidades de archivos digitales.
Diferencia nº 3: Usos empresariales
Cada solución puede utilizarse también para distintos tipos de procesos empresariales. Estas soluciones automatizan procesos empresariales que ayudan a crear, fomentar la colaboración, revisar y aprobar contenidos en las distintas divisiones de la organización. He aquí algunos ejemplos de procesos empresariales en los que pueden utilizarse las soluciones EDM y DAM. La solución EDM suele utilizarse en negociaciones de contratos, creación de documentación, políticas y procedimientos, artículos, informes o procesos de elaboración de informes. Las soluciones DAM se centran en la colaboración y gestión de materiales publicitarios o de marketing, kits multimedia, presentaciones corporativas o vídeos a la carta. Las bibliotecas creadas por el sistema incluyen galerías de imágenes, vídeos, fuentes diversas y logotipos.
Conclusión
Las soluciones DAM pueden diferenciarse de las soluciones EDM en función de las herramientas, los tipos de archivos y los procesos empresariales en los que se utilizan las soluciones. A menudo, las organizaciones se plantean implantar conjuntamente soluciones DAM y EDM, porque integrar los contenidos basados en texto y en medios es una mejor estrategia a largo plazo.
Al gestionar tanto los archivos de texto como los activos digitales, las organizaciones estudian cómo integrar las soluciones CMS. Como resultado, los editores están empezando a integrar soluciones DAM con soluciones CMS. Para ello, los editores tendrán que trabajar en una integración sin fisuras entre los productos, y deberán compensar los diferentes enfoques tecnológicos entre una solución DAM y una solución EDM o CMS.
En el lado positivo, los editores están cambiando sus objetivos y empiezan a reconocer que el mercado demanda un enfoque más modular de estas soluciones, y que el sector se está reorientando hacia arquitecturas abiertas u orientadas a servicios (SOA).
En general, veremos que los proveedores de EDM y DAM seguirán mejorando sus soluciones e integrándolas para ofrecer a un mercado cada vez más exigente una solución sólida e integrada.
Artículo traducido del francés