No se ahogue en papeleo: ¡pásese al archivo electrónico!
¿Sus cajas de archivo empiezan a desbordar su escritorio y está pensando en utilizar ese pequeño espacio entre la cafetera y la nevera para almacenar más? ¿Cada búsqueda de documentos le parece una excavación arqueológica que le obliga a reservar una hora en su agenda?
¿Por qué no pasarse al archivo electrónico?
Aunque este proceso resuelve muchos problemas, no significa simplemente escanear los archivos y guardarlos en memorias USB, que acabarán perdiéndose entre el material de oficina. Hay sistemas mucho más adecuados, seguros y conformes a la ley.
Este artículo explica los fundamentos del archivado electrónico, desde sus principios hasta sus ventajas, pasando por una lista de los programas más adecuados.
Una definición rápida para empezar
¿Qué es el archivo electrónico?
El archivo electrónico es el proceso de almacenar los documentos de su empresa en formato digital. Por eso también hablamos de archivo digital.
Se compone de varios elementos
- los procesos establecidos para llevar a cabo el archivado,
- las herramientas utilizadas para facilitar las operaciones y/o cumplir los distintos requisitos legales.
El objetivo del archivo electrónico es hacer que los documentos sean accesibles en cualquier momento, a lo largo de su ciclo de vida, para que puedan consultarse :
- con fines informativos y en el marco de la actividad cotidiana,
- con fines jurídicos.
¿Cuáles son los distintos tipos de archivo?
Como está empezando a comprender, hay "archivos" y "archivos".
Aunque no existe un archivo bueno o malo, conocer las diferencias entre ellos significa comprender los sistemas adecuados que hay que poner en marcha para gestionarlos.
He aquí los distintos tipos de archivo:
- Archivos vivos o actuales: están relacionados con la actualidad y las misiones. Deben ser fáciles y rápidos de consultar.
- Archivos intermedios: no se utilizan en el día a día, pero se conservan como prueba.
- Archivos históricos o definitivos: los documentos se archivan a largo plazo por su valor histórico o patrimonial. Son menos utilizados en las empresas... ¡a menos que su marca pase a la historia!
Archivo electrónico y obligaciones legales
El plazo legal de conservación de los documentos
Para empezar, un breve recordatorio: existen varias normas que rigen el periodo legal de conservación de los documentos. Léalo todo en este artículo.
☝️ Cada documento se archiva durante un número determinado de años, correspondiente a su ciclo de vida. Durante este periodo, la empresa está obligada a presentarlo a las autoridades fiscales en caso de auditoría, por ejemplo.
Reconocimiento del formato electrónico
Al mismo tiempo, la ley reconoce el formato digital desde el año 2000. Desde entonces, otorga a los documentos electrónicos el mismo valor probatorio que a los documentos en papel.
Sin embargo, el artículo 1316-1 del Código Civil francés establece :
Un documento escrito en formato electrónico es admisible como prueba del mismo modo que un documento escrito en papel, siempre que la persona de la que emane pueda ser debidamente identificada y que se redacte y almacene en condiciones que garanticen su integridad.que la persona de la que emana pueda ser debidamente identificada y que se redacte y conserve en condiciones que garanticen su integridad.
¿Y la facturación electrónica?
Por último, veamos la facturación electrónica, que será obligatoria para todas las empresas en 2025.
Obligatoria, sí, pero sujeta a requisitos :
- autenticidad
- legibilidad
- integridad del contenido
- conservación en formato electrónico durante al menos 3 años.
Así pues, el archivo electrónico es a veces una cuestión jurídica, por lo que debe respetar ciertos principios.
Los 5 mandamientos del archivo electrónico
El archivo intermedio, que confiere valor probatorio a los documentos, se basa en 5 principios fundamentales:
- ✅ Durabilidad: el sistema utilizado garantiza la durabilidad de los documentos, al menos durante el periodo legal de conservación que dicta la ley, sin que se dañe el contenido. Por ello, deben utilizarse soportes y formatos actualizados.
- ✅ Autenticidad: autenticidad significa saber quién ha creado el documento y cuándo, por ejemplo mediante un certificado electrónico.
- ✅ Integridad: los datos se archivan utilizando una tecnología que garantiza su integridad. Es decir, la información del documento es estable, se prohíben las modificaciones o se rastrean si están permitidas.
- Confidencialidad: sólo las personas autorizadas tienen acceso a los documentos archivados. Por eso los sistemas utilizados incluyen funciones de cifrado de datos y gestión de derechos de acceso.
- ✅ Accesibilidad. Los documentos están disponibles cuando se necesitan y son fácilmente accesibles. Por eso, los sistemas más populares incluyen herramientas para indexar, clasificar y buscar datos fácilmente.
Archivo electrónico: ventajas e inconvenientes
¿Cuáles son las ventajas del archivo electrónico?
Coste
El almacenamiento físico de documentos es más caro que el digital.
Los archivos en papel ya ocupan espacio. Y con todas las cajas que ocupan, algunas empresas empiezan a sentirse agobiadas... ¡hasta el punto de plantearse mudarse a locales más grandes!
Además, hay que tener en cuenta los gastos de
- fotocopias (para transmitir el documento, por ejemplo),
- la mano de obra, sobre todo para la gestión de documentos en grandes organizaciones.
Acceso a los documentos
Cuando los documentos se digitalizan, son accesibles en cualquier momento y lugar. Además, herramientas como EDM facilitan a los empleados la búsqueda de documentos (mediante motores de búsqueda, por ejemplo). Un gran ahorro de tiempo para las empresas.
También puedes convertir el archivo electrónico en un activo comercial. ¿Un cliente te llama para pedirte información? Puedes encontrarla en unos pocos clics, y demostrar tu profesionalidad en el proceso.
Seguridad
El papel no es el dispositivo más fiable. Un incendio (¡sí, puede ocurrir!), y todos sus archivos se convierten en humo.
Y eso sin mencionar los riesgos asociados al error humano: pérdida de un documento, almacenamiento incorrecto, etc. Es más fácil garantizar una buena gestión de los documentos utilizando un sistema digital.
Análisis
Con la mayoría de los sistemas de archivo electrónico, usted clasifica su información de forma juiciosa. Simplemente accede a un grupo de documentos, o a expedientes completos, que puede comparar de un vistazo.
Esto le permite optimizar su análisis de datos para un encargo o caso actual, sin perderse elementos importantes.
Interconexión
Integrado en el sistema de información de la empresa, el archivo digital interconecta la información para que los procesos sean más fluidos.
Como resultado, puede trabajar de forma más eficiente y reducir los tiempos de procesamiento, de modo que puede ofrecer una mejor imagen a sus clientes o proveedores.
Cumplimiento legal
Como hemos visto, la versión en papel favorece la pérdida o el deterioro de posibles pruebas. Esto puede tener enormes consecuencias legales negativas si te piden un documento, en caso de litigio, por ejemplo.
¿Y qué hay de las desventajas?
También la seguridad
El archivo electrónico es sin duda más seguro. Pero hay que tener cuidado con la protección de los datos digitales, sobre todo en una época en la que aumentan los ataques informáticos como el ransomware.
Dado que los datos se han convertido en un problema importante en la economía actual, proteja su información utilizando una herramienta perfectamente segura.
El factor humano
La transición de un sistema de archivo tradicional a un sistema de archivo electrónico puede toparse con el comportamiento humano y la resistencia de los empleados que no desean cambiar sus hábitos.
Por tanto, esta transición requiere un apoyo serio y formación cuando sea necesario.
Soportes, formatos y programas: ¿qué elegir?
Soporte
Los documentos digitales pueden archivarse en distintos soportes:
- memoria USB
- disco duro interno o externo
- CD o DVD, etc.
Pero te aconsejamos que no privilegies estas herramientas, que pueden perderse o dañarse fácilmente. No son muy seguros.
Además, su vida útil no es óptima. Una llave USB no sobrevivirá más de unas décadas... y poco más.
Por último, estos soportes no ofrecen la flexibilidad ni el cumplimiento legal óptimos.
¿Cuál es la solución? La nube, o el archivado en línea si lo prefiere. Este sistema presenta una serie de ventajas
- una gran capacidad de almacenamiento que se adapta a tus necesidades (cuanto más pagas, más espacio obtienes),
- una vida útil prácticamente ilimitada,
- mayor seguridad,
- accesibilidad permanente.
Formatos
Existen varios formatos compatibles con el archivado electrónico. Todo depende de la naturaleza de los datos que deban almacenarse:
Por ejemplo :
- para documentos ofimáticos y correos electrónicos: PDF o XML,
- para imágenes: JPEG,
- para bases de datos: XML o TXT, etc.
💡 En realidad, hay que tener en cuenta las limitaciones de durabilidad y legibilidad. Para respetar estos principios, hay que utilizar un formato duradero, o bien aceptar la idea de convertir regularmente los archivos.
Por eso te recomendamos que archives tus documentos en un formato de texto plano (TXT, por ejemplo) y no en un formato nativo, por si el programa asociado deja de estar disponible con el tiempo.
Software
Software de gestión electrónica de documentos (GED)
Los GED se utilizan para gestionar archivos en el marco de las actividades cotidianas de una empresa, que a menudo es lo que más necesitan al final. Por ello, estas herramientas incluyen funciones útiles como
- digitalizar documentos
- indexarlos
- compartirlos
- buscarlos
- editarlos y modificarlos, etc.
☝️ Por otro lado, los programas informáticos de gestión de documentos no tienen en cuenta sistemáticamente los requisitos de autenticidad y durabilidad.
Sistemas de archivo electrónico, o SAE
Los SAE, o sistemas de archivo electrónico, son soluciones desarrolladas para almacenar documentos fijos y cumplen los siguientes requisitos
- durabilidad
- integridad
- confidencialidad
- y accesibilidad.
☝️ Por otro lado, a diferencia de un GED, los sistemas de gestión electrónica de documentos no permiten la colaboración diaria en los documentos de la empresa.
Cajas fuertes digitales
Con una caja fuerte digital, puedes almacenar tus documentos garantizando su seguridad e integridad, gracias sobre todo a las funciones de trazabilidad y gestión de accesos. Es, por tanto, un componente potencial del EAS.
☝️Un caja fuerte electrónica no es tan eficaz como una GED en materia de gestión de documentos.
Soluciones de firma electrónica
Los programas de firma electrónica son útiles para certificar la integridad de un documento, es decir, el hecho de que el firmante aprueba su contenido.
Las firmas electrónicas también garantizan el sellado de tiempo de los datos, es decir, la definición de la fecha y la hora en que se emitieron.
Por lo general, las distintas aplicaciones informáticas descritas se utilizan conjuntamente.
El archivo electrónico en pocas palabras
El archivo electrónico ofrece una serie de ventajas que resultan cada vez más atractivas para las empresas:
- coste
- facilidad de tratamiento y ahorro de tiempo
- seguridad y durabilidad de los documentos.
Pero la elección del sistema adecuado depende de sus necesidades. En otras palabras, ¿desea dar el paso y gestionar sus archivos actuales o semiactuales, o ambos?
En cualquier caso, las herramientas más populares son los archivos :
- EDM, que se adaptan perfectamente a la gestión de las operaciones cotidianas. Puede encontrar el archivo adecuado en unos pocos clics, compartirlo, colaborar en él, etc. ;
- SAE, desarrolladas con el objetivo de cumplir las obligaciones de durabilidad, integridad, confidencialidad y accesibilidad de los documentos dictadas por la ley.
Lo ideal es optar por soluciones de archivado "todo en uno" o complementarias.
Artículo traducido del francés