Digitalización de las empresas: acciones enfocadas en fases que conducen al éxito
Llevar a cabo la implantación de un sistema de gestión de documentos en diferentes departamentos de la empresa tiene sus ventajas.
Ten en mente que empezar poco a poco es tu "sandbox" o entorno de prueba –un término de desarrollo para referirse a un lugar en el cual poder experimentar–, para confirmar que la dirección que se está tomando es la correcta.
Trabajar en tu primer proyecto de implantación por fases, te proporcionará información valiosa sobre prioridades y procesos que podrás aplicar, mejorar o eliminar en la siguiente fase. Veamos de qué se trata.
Prioriza los departamentos
Al inicio del proyecto de transformación digital en cualquier empresa, demasiados cambios a la vez pueden resultar abrumadores para los usuarios , más aún si una persona se ocupa de varios procesos en distintos departamentos.
Establecer un objetivo general para la implantación, le da a la persona una meta que alcanzar, pero puede ser más eficaz dar pasos más pequeños y manejables hacia ese objetivo. De lo que se trata entonces es de crear objetivos en un ámbito más reducido, para poder alcanzar el gran objetivo de implantación de una solución de automatización.
Para la mayoría de las empresas, los departamentos de contabilidad, administración o finanzas son los que ofrecen una importante oportunidad de ahorro de tiempo y recursos, y puede ser un buen punto de partida, ya que la contabilidad todavía tiende a estar mucho más basada en el papel que otros departamentos.
Por ejemplo, el procesamiento de las facturas entrantes suele hacerse de forma manual, lo que representa un importante potencial de retorno de la inversión, ya que cuando se digitalizan los documentos en papel y se es más eficiente en los procesos, la empresa recibe los pagos con mayor rapidez. El resultado es una mejora evidente del flujo de caja, ahorro de costes y jornadas laborales más eficientes para los empleados involucrados. Todo esto te permite hacer crecer tu negocio sin necesidad de incurrir en gastos adicionales.
En definitiva, la gestión documental funciona mejor cuando hay varios departamentos conectados. Aunque se empiece por un departamento, es importante crear un plan de acción para evaluar los otros departamentos que son más importantes de automatizar en las siguientes fases del proyecto.
A continuación, puedes desarrollar un calendario de implantación por fases, para que cada departamento tenga su "puesta en marcha" mientras se va avanzando en la automatización del siguiente.
Dos casos de éxito de empresas que implementaron DocuWare en sus departamentos de contabilidad, utilizaron la experiencia como escalón para ampliar el uso de la digitalización de documentos:
Escuelas Propel: opciones educativas de alto rendimiento para los alumnos
Propel Schools gestiona 13 colegios concertados situados en Pittsburgh, Estados Unidos. En la actualidad, el flujo de trabajo de aprobación de facturas de Propel está totalmente automatizado. El personal de cada escuela escanea sus documentos en la solución. El departamento central de contabilidad accede a los documentos en línea, los coteja en tres pasos, y posteriormente, envían la factura para su aprobación.
La automatización también ahorra tiempo de otras formas. El personal de contabilidad ya no tiene que llamar a los centros para localizar facturas "perdidas" en la cesta de la compra. La eficiencia mejora aún más porque todos los implicados en el flujo de trabajo pueden ver los documentos justificativos en línea. Antes, toda la documentación se guardaba en archivos físicos a los que sólo se podía acceder desde la oficina principal.
El nuevo proceso de aprobación de facturas de Propel es transparente, por lo que el personal puede determinar fácilmente qué facturas están pendientes y hacer un seguimiento de su estado. Ya no es necesario volver a copiar y enviar las facturas; basta con un recordatorio por correo electrónico para que el proceso avance. El tiempo de aprobación ha pasado de dos semanas a sólo unos días.
Me encanta este programa porque proporciona a mi personal un acceso rápido y fácil a la información que necesitamos y eso hace que nuestro departamento se vea bien y que nuestra oficina funcione con mucha más fluidez.
Darryl Robinson, Director Comercial de Escuelas Propel
El nuevo flujo de trabajo de aprobación electrónica de facturas tuvo tanto éxito que Propel está planeando ampliar el uso de la herramienta para gestionar los registros de estudiantes y los RR. HH.
Corestruc: una gestión documental esencial
Corestruc es la empresa principal de un consorcio que incluye once empresas individuales y 250 empleados. Todas ellas operan en los sectores del hormigón, inmobiliario y agrícola de Sudáfrica y países vecinos.
Corestruc diseña y hace estructuras prefabricadas de hormigón que se utilizan en infraestructuras públicas y en el sector privado de la construcción. Un sistema digital de gestión de documentos ayuda a coordinar todos estos hilos corporativos desde su sede en Polokwane, situada al noreste de Johannesburgo.
Corestruc está experimentando los beneficios de la digitalización de documentos, especialmente en términos de costes, gracias no sólo a la reducción significativa de los tiempos de procesamiento, sino que también al mejoramiento del flujo de información entre la administración y las filiales.
Como resultado, ahora sólo se invierte una fracción del tiempo entre la recepción de la factura y el pago. Basándose en su experiencia positiva, la empresa tiene previsto ampliar el uso de las características de la solución también al departamento de recursos humanos.
4 consejos para una implantación por fases exitosa
1. Invita a los futuros usuarios a tus primeras sesiones de formación
Una vez que hayas realizado la implantación de la solución en un departamento, invita a los miembros de otros departamentos de la empresa a ser partícipes de la formación para así poder conocerla de primera mano.
Es la mejor forma de que se convenzan del gran impacto de la gestión documental en su vida laboral y por defecto en la personal.
2. Organiza sesiones de revisión y optimización
Reúne a tus usuarios actuales para hablar de lo que funciona y lo que no, y aprender sobre cómo aplicar estos éxitos y retos en el futuro.
Este tipo de talleres también sirven de muestra para otros departamentos. Si tu implantación inicial fue para el departamento de contabilidad, por ejemplo, puedes invitar a líderes empresariales de otros departamentos como los responsables de ventas, recursos humanos, etc., para que participen, y así dar a los jefes de departamento la oportunidad de escuchar y formarse su propia opinión sobre cómo quieren utilizar la gestión documental en su beneficio.
Lo anterior es una forma muy eficaz de conseguir que otros departamentos se sumen al proyecto de transformación digital.
3. Aprovecha la experiencia interna y el know-how
Los usuarios más avanzados y los administradores son un recurso propio y muy valioso que pueden participar en la formación del personal de otros departamentos. La idea es pedirles que participen en las sesiones de formación, ya que esto puede ayudar a los usuarios que necesiten más atención, más tiempo en los procesos de cambio, o que tengan más dudas, y compartir con el grupo su experiencia en el mundo real.
4. No olvides la importancia de la documentación
Imagina tu oficina sin papeles como un ecosistema en crecimiento y evolución, no como algo que se instala una sola vez y no se vuelve a pensar en ello.
Con esto en mente, y a medida que tu empresa vaya creciendo, querrás ampliar este ecosistema a nuevas áreas y nuevos procesos de la organización. El objetivo es preparar a tu empresa para entender y adaptarse al sistema en el futuro. Por eso es esencial documentar todo lo que ya se ha puesto en marcha, incluidos los resultados de las fases de descubrimiento y diseño, así como los ajustes en la configuración del sistema. La documentación también debe identificar a los administradores y usuarios avanzados, para que los usuarios puedan saber a quién dirigirse internamente cuando surjan preguntas.
Gestión documental: el primer paso de la empresa que busca digitalizarse
Una gestión documental eficaz ofrece muchas ventajas, entre las que se incluyen el máximo ahorro, una mayor satisfacción del cliente, mayor motivación de parte de los empleados y un cumplimiento más sencillo de las normativas legales. Empresas de todos los tamaños pueden aumentar su capacidad de innovación automatizando las tareas manuales que desvían a los empleados del trabajo estratégico y la toma de decisiones críticas.
Artículo invitado. Appvizer acoge ocasionalmente a expertos. Independientes del equipo editorial de Appvizer, estos comparten sus experiencias y opiniones personales. Los enunciados de este artículo son propios de su autor y no reflejan las opiniones de Appvizer.
