Firma electrónica: la herramienta indispensable para validar sus documentos con sólo pulsar un botón
La crisis sanitaria ha cambiado muchos aspectos de nuestra vida cotidiana, en particular nuestra forma de trabajar. El trabajo a distancia ha planteado problemas en el mundo del teletrabajo : ¿cómo firmar documentos a distancia y, sobre todo, cómo garantizar su validez?
Los programas de firma electrónica y las tabletas de firma electrónica han aportado la solución a este problema. Estas herramientas inteligentes y eficaces le permiten digitalizar y acelerar sus procesos de toma de decisiones. Integrando la firma electrónica en todos sus documentos y contratos.
La desmaterialización ha revolucionado verdaderamente el mundo de los negocios, eliminando la necesidad de enviar documentos por correo y reduciendo el riesgo de pérdida o errores en el contenido de sus documentos, especialmente de sus contratos. Estas plataformas se han convertido en indispensables para los directivos de hoy en día.
Pero, ¿qué es exactamente una tableta de firma electrónica? ¿Para qué sirve y cuáles son sus ventajas para las empresas? ¿Y qué herramientas se utilizan para optimizarla? Descúbralo en este artículo.
¿Qué es un sistema de gestión de firma electrónica?
Definición
Un sistema de gestión de firma electrónica, también conocido como sistema de gestión de firma electrónica o digital, es un programa informático que permite validar un documento electrónico según un circuito antes de firmarlo electrónicamente.
Permite a las organizaciones validar y firmar documentos de forma totalmente desmaterializada . Todo ello garantizando el mismo valor jurídico que un original en papel.
Sea cual sea el departamento en el que trabaje, la tableta de firma electrónica es una solución que se adapta a todo tipo de documentos:
- contratos firmados electrónicamente
- facturas digitales
- hojas de pedido desmaterializadas
- documentos administrativos, etc.
¿Cómo funciona un pad de firma electrónica?
Un servidor de firma electrónica funciona en 8 etapas distintas :
- creación de un objeto "documento", ya sea por importación manual o por salida de un programa informático que produce este documento,
- definición de los metadatos del objeto en cuestión,
- selección y configuración de un circuito de validación y firma(s) electrónica(s),
- envío a este circuito y notificación a los participantes en el circuito,
- validación o rechazo,
- seguimiento constante del progreso y acceso al historial de tramitación,
- firma electrónica, mediante certificado electrónico,
- almacenamiento del objeto "documento" o exportación a otro software.
¿Por qué utilizar un pad de firma electrónica?
Garantizar la confidencialidad y la trazabilidad de los intercambios
Un panel de firma electrónica permite proteger el almacenamiento y la utilización de los documentos, ya que integra los contratos digitalizados en una cadena de validación totalmente desmaterializada. Estos circuitos son seguros, por lo que no cualquiera puede acceder a ellos.
💡 Todas las acciones realizadas por los usuarios sobre el documento quedan registradas: modificación, envío, firma, etc., lo que permite rastrear los intercambios. Tienes acceso al historial completo del proceso de validación, lo que te ofrece una visión completa del ciclo de vida del documento.
👉 Esta trazabilidad también puede utilizarse como "prueba" en caso de problema o litigio administrativo.
Benefíciese de una herramienta de alto rendimiento en tiempo real
Un sistema de gestión de firmas electrónicas es su herramienta de validación y circulación de documentos digitales. Está conectado a todas sus aplicaciones y todos sus departamentos pueden acceder a él.
👉 Esto significa que cada usuario puede seguir el progreso de los documentos específicos de su función y tareas en tiempo real.
Un apartado electrónico es, por tanto, una auténtica bendición para las empresas, que podrán seguir, crear, modificar, validar y firmar todos sus documentos en una única plataforma.
💡 A largo plazo, una tableta de firma electrónica optimiza su proceso de toma de decisiones. De este modo, le proporciona una mayor capacidad de respuesta y eficiencia durante la gestión de sus procesos documentales.
Aumente la productividad y reduzca los costes
Se puede acceder a un panel de firma electrónica en línea a través de una simple conexión a Internet. De este modo, puede validar, realizar el seguimiento y firmar sus documentos en cualquier lugar y en cualquier momento. Además, esta accesibilidad es diversa: tableta, ordenador, smartphone... la información se potencia al máximo.
👉 Esta ventaja supone un verdadero aumento del rendimiento y la productividad para ti y tus equipos, que pueden agilizar así los procesos de tramitación.
Además, el uso de una tableta de firma electrónica le ayuda a reducir costes al disminuir todos los gastos asociados al uso de papel, franqueo, etc.
¿Qué herramientas debo utilizar? Ejemplos de software
Para rubricar un documento, puede elegir entre el software de firma electrónica y las rúbricas electrónicas.
Con el software de firma electrónica, puede transmitir rápidamente sus documentos y justificantes por vía electrónica en cuestión de segundos, sin ningún riesgo para la seguridad de los datos.
De hecho, gracias a la autenticación fuerte y al archivo con valor probatorio, el software de firma electrónica supone una auténtica revolución en la automatización y desmaterialización de documentos.
🛠 La solución de firma electrónica de Lex Persona es un buen ejemplo. Esta herramienta fácil de usar y muy fácil de aprender le permite desmaterializar sus procesos de validación y firma de documentos en tan solo unos clics. ¿Y qué más? Se beneficiará de un sello de tiempo cualificado por eIDAS que garantiza la integridad del documento.
Conviene saberlo: el software de firma electrónica puede sustituir al uso de un pad de firma electrónica. De hecho, cuando una firma electrónica se estampa en una sola parte del documento, garantiza la integridad de todas sus páginas.
🛠 Así que puedes recurrir a la plataforma 100% online de Universign con total confianza para firmar tus documentos electrónicos fácilmente y garantizar su integridad. Su servicio de sellado de tiempo, cualificado bajo la normativa eIDAS, certifica el momento preciso de la firma y encripta el documento para que no pueda ser alterado.
En pocas palabras 📝
Para validar sus contratos y documentos en formato digital, un pad de firma electrónica puede sustituirse con total confianza por un software de firma electrónica. Estas herramientas garantizan la integridad de todas las páginas del documento, simplemente firmándolo electrónicamente. Es un ahorro de tiempo evidente cuando tienes que firmar y rubricar habitualmente contratos de varias decenas de páginas, ¿verdad 😉 .
Para recapitular, he aquí un resumen de todas las ventajas de implantar un software de firma electrónica y registrador de firmas electrónicas en tu empresa:
- procesamiento y distribución más rápidos de sus documentos en formato electrónico,
- desmaterialización fiscal conforme a la directiva europea,
- archivo electrónico garantizado y documentos firmados electrónicamente,
- intercambios electrónicos seguros,
- procesos simplificados de intercambio de datos,
- un enfoque de RSE que beneficia a la empresa y a su imagen de marca, etc.
Si desea saber más, consulte nuestra comparativa de los mejores programas de firma electrónica.
Sólo le queda evaluar las diferentes opciones y elegir su futura herramienta.
Artículo traducido del francés