Mejore su rendimiento con la firma electrónica
Cuando firmas un documento, aceptas su contenido. Su firma le representa y es única. Con una firma electrónica, puede firmar cualquier tipo de documento en línea y hacerlo firmar, dándole el mismo valor legal que una firma manuscrita. Las ventajas para las empresas son claras: ahorro de tiempo y productividad, una imagen moderna y oportunidades para el comercio internacional.
Para ser válida, su firma electrónica o firma digital debe cumplir una serie de criterios:
- Estricta autenticación a distancia del firmante (persona física o jurídica)
- Integridad del documento firmado
- Irrevocabilidad del documento
Confiar en la tecnología digital para aumentar la productividad
El objetivo de los proveedores de servicios como CertEurope, empresa del grupo Oodrive, es ofrecer soluciones de intercambio de archivos que protejan los flujos de datos electrónicos. Estas soluciones pueden integrarse ahora en organizaciones de todos los tamaños y tipos (autoridades públicas, grandes cuentas y PYME) que deseen avanzar hacia una economía digital con total confianza electrónica. Y estas soluciones ofrecen importantes ventajas a las empresas que desean modernizarse y evolucionar:
Beneficios financieros. Al firmar en línea, las empresas pueden reducir sus costes de impresión, franqueo y tratamiento del papel. El archivo electrónico también reduce los costes de almacenamiento de documentos.
Ahorro de tiempo. La firma de un contrato puede implicar varias horas o días de trámites (impresión, intercambio de correos electrónicos, etc.). La versión digital reduce considerablemente estos pasos, haciendo más eficiente la tramitación de las transacciones. Además, reduce el número de abandonos del proceso de venta debidos a una tramitación excesiva.
Aumento de la productividad. La adopción de la firma electrónica o e-firma permite crear, archivar y firmar documentos en unos pocos clics y con total seguridad. Ya no es necesario desplazarse para finalizar una transacción. Este procedimiento simplifica muchos trámites y los hace más eficaces. La empresa puede así concentrarse en su actividad principal.
Una nueva imagen. El uso de herramientas de desmaterialización da a la empresa una imagen de innovación, tendencia y respeto por el medio ambiente.
Oportunidades para el comercio internacional. La introducción de determinados reglamentos significa que las firmas electrónicas pueden utilizarse para comerciar dentro de la Unión Europea y son válidas ante un tribunal europeo. Esto ahorra tiempo y tiene un valor jurídico indiscutible dentro de la UE y en la contratación pública.
Una legislación acorde con las nuevas necesidades de las empresas
La legislación francesa autoriza este proceso desde marzo de 2000. En julio de 2014, el Consejo de la Unión Europea anunció la adopción del nuevo reglamento eIDAS (Electronic identification and trust services), relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior.
El reglamento entrará en vigor el 1 de julio de 2016. La firma electrónica será entonces reconocida oficialmente a nivel europeo. Esto representa un importante punto de inflexión en la transición de las empresas hacia la digitalización al 100%. La llegada del reglamento eIDAS supondrá ventajas reales para las organizaciones, que podrán procesar las transacciones digitales emitidas por sus clientes de forma rápida y segura. Las empresas podrán mejorar sus operaciones cotidianas y avanzar hacia un modelo de negocio más eco-responsable y moderno.
Elegir al tercero de confianza adecuado
Cuando se trata de desmaterialización -y, por tanto, de firma electrónica- hay que tener en cuenta un elemento clave: el Tercero de Confianza. Para tener el mismo valor jurídico que un documento en papel, un documento firmado electrónicamente debe estar respaldado por un certificado electrónico, un documento de identidad digital que garantice la identidad del firmante (autenticación) y la integridad del documento. Los certificados electrónicos son emitidos por Terceros de Confianza como CertEurope (Grupo Oodrive), que realiza cada etapa del proceso de firma conforme a las normas legales y reglamentarias vigentes.
Con herramientas como oodrive_sign, puede firmar documentos electrónicos y hacer que los firmen sus clientes y posibles clientes, dándoles valor probatorio. El módulo de firma electrónica, en modo SaaS o en la nube, se integra fácilmente con sus sitios y plataformas y es muy sencillo de utilizar. Desplegado en una gama, responde a las necesidades de cada mercado y cada tipo de transacción.
Antes de elegir a su proveedor de servicios, es importante evaluar si cumple todos los criterios necesarios para el éxito de la implantación de su proyecto:
- Un servicio completo : acompañamiento a lo largo de todo el proyecto, implantación sencilla y rápida, asistencia técnica reactiva, asesoramiento jurídico pertinente, etc.
- Adaptabilidad : una gama de productos adaptada a sus necesidades, fácil integración con sus aplicaciones, personalización gráfica y técnica.
- Soluciones certificadas: conformidad Tiers de Confiance, RGS (Référentiel général de sécurité), auditoría anual de LSTI, etc.
Artículo traducido del francés