Orden y poder: el lema de quien firma con efectividad y rapidez

Como representante legal de tu empresa, ¿necesitas firmar un documento, pero no estás presente?

Como sabes, para que otra persona pueda firmar en nombre tuyo cierto tipo de documentos, debes asignarle un poder para que te represente. Sin embargo, cuando se trata de asuntos de menor importancia, es posible recurrir a la figura de firmar por orden.

Si, en tu empresa, firmar en nombre de la persona ausente es una práctica habitual, te traemos información importante sobre cómo hacerlo de manera que no constituya un riesgo para tu seguridad jurídica.

☝️ Porque quien firma, lo escrito afirma, te invitamos a considerar igualmente la implementación de la firma electrónica. Cúrate en salud, ahorra tiempo preciado y agiliza todos tus procesos.

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¿En qué consiste firmar por orden?

Firmar por orden es una práctica generalmente aplicable en el ámbito personal, aunque también constituye una alternativa en el mundo empresarial. Se acude a ella cuando la persona responsable de firmar documentos como cartas, notas de recepción de pedidos e, incluso, documentos legales como cheques, no se encuentra habilitada para hacerlo y se apoya en otra persona para que lo haga en su nombre.

La delegación de la firma de documentos empresariales por parte de la persona responsable a un·a delegado·a, puede responder a diferentes razones:

• No encontrarse en la oficina por motivo de vacaciones, baja temporal o por estar atendiendo diferentes compromisos;
• considerar la baja relevancia del documento a firmar y, por ende, delegable;
• querer agilizar procedimientos.

Firmar por orden, sin embargo, constituye un riesgo cuando se trata de documentos con una importancia legal considerable. En este caso, lo más recomendable es optar por otras figuras que revisaremos más adelante o implementar herramientas adaptadas que garanticen la seguridad del procedimiento.

¿Cómo se firma por orden de alguien?

La firma por orden o firma por ausencia debe llevarse a cabo siguiendo un procedimiento que, aunque sencillo, será el que garantice que la empresa no tenga que enfrentar consecuencias graves o indeseadas posteriormente.

En la práctica, firmar por orden consiste en seguir los siguientes pasos, una vez se está frente al documento:

1. Antes de la firma, escribir las iniciales:
   • P.O.: por orden;
   • P.A.: por ausencia.
2. Incluir el nombre de la persona en nombre de la cual se está firmando.
3. Firmar con la propia firma y rúbrica.
4. Indicar el nombre completo de quien está firmando.

💡 En algunos países de habla inglesa, se suelen escribir las iniciales P.P., que significan “per procurationem (per pro)”. Esto implica la responsabilidad del firmante real y corresponde a "por delegación".

Alternativas a la firma por orden

1. Firma por poder

A diferencia de la firma por orden, existe la firma por poder. Dicha delegación también transmite las responsabilidades y obligaciones inherentes a la firma. Por lo tanto, en caso de incumplimiento, el/la delegado·a puede ser objeto de sanciones.

La delegación de poder se realiza mediante un documento, firmado por notario público o secretario judicial. No existe un modelo oficial o preestablecido, pero he aquí algunos elementos y nociones a tener en cuenta a la hora de redactarlo:

• Identificar claramente la persona que otorga el poder y la persona a quien se le otorga (nombre, apellido, cargo en la empresa);
• definir un periodo de tiempo limitado para el poder;
• limitar la delegación a un propósito específico;
• hacer firmar la delegación por ambas partes;
• entregar una copia a cada una de las partes.

☝ Ten en cuenta que el/la delegado·a debe presentar una copia del documento de identidad de quien le otorga el poder, así como su propio documento de identidad.

Descarga un modelo de delegación de poder:

2. Firma electrónica

Aunque la firma por autorización es útil en caso de indisponibilidad, la firma electrónica permite evitar esta situación. Además, se utiliza cada vez más en el sector público y contribuye en gran medida a la digitalización de las administraciones.

Mediante el uso de un software de firma electrónica, puedes rubricar y firmar un documento a distancia, con la misma validez legal que una firma manuscrita. De hecho, las personas que firman están claramente autentificadas y la integridad del documento está garantizada. Por último, aunque no menos importante, este tipo de soluciones permiten:

• El almacenamiento seguro en línea de los documentos,
• La garantía de la no alteración del documento sin consentimiento expreso después de su firma.
• la reducción significativa del tiempo necesario para firmarlos.

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En resumen…

• La firma por orden es un procedimiento que consiste en delegar la firma de documentos empresariales o personales a otra persona que no es la directa responsable de hacerlo.
• Dichos documentos pueden ser:
  • Cartas personales,
  • notas de agradecimiento,
  • recibos de recepción de mercancía, etc.
• En el ámbito empresarial, esto ocurre cuando el/la representante legal de la empresa no se encuentra habilitado (está ausente u ocupado·a) para hacerlo y debe recurrir a un tercero.
• Firmar documentos en nombre de alguien más no debe tomarse a la ligera o considerarse un acto sin importancia. Debido a lo anterior, debes seguir el siguiente proceso para firmar por orden:
  • Escribe las iniciales p.p. antes de tu firma (también puedes escribir p.o. o p.a, según la costumbre);
  • indica el nombre de la persona en nombre de quien estás firmando;
  • firma;
  • indica tu nombre y apellido.
• Cuando se trata de documentos de mayor relevancia jurídica y legal, existen otras figuras o alternativas para delegar su firma. Es el caso de:
  • La firma por poder, que habilita de manera jurídica a una persona para firmar, pero igualmente traslada obligaciones y responsabilidades.
  • La implementación de la firma electrónica, que ofrece agilidad y transparencia a la tramitación de documentos de cualquier índole.

¿Podría la firma electrónica poner fin a la delegación de la autoridad de firma en un futuro próximo? ¡Déjanos tus comentarios!