Iniciar un documento: ¿sigue siendo útil con firma electrónica?
¿Quién no ha tenido que rubricar un documento hasta el punto de sufrir calambres en las manos?
A menudo nos preguntamos si esta práctica es realmente útil para validar jurídicamente un contrato. ¿No basta con firmar?
Nos gustaría recordarle los principios en los que se basa la rúbrica, su valor jurídico y si la firma electrónica puede sustituirla. ¡Vayamos al grano!
¿Qué es una firma?
Las iniciales se colocan en cada página, además de la firma final, para certificar que todo el documento ha sido leído y aprobado.
Es una versión abreviada de la firma, que garantiza que :
- los firmantes han pasado por todas las páginas de un documento (a veces extenso),
- el documento no ha sido alterado (página añadida, modificada, falsificada, etc.) después de haber sido firmado y que, por tanto, es verdadero.
La rúbrica de un documento es una forma eficaz de protegerse contra los litigios, sobre todo cuando hay mucho en juego.
➡️ ¿Cuál es la diferencia entre rubricar y firmar?
- La firma tiene lugar al final de un contrato y es obligatoria para validar un documento. Las iniciales deben representar el nombre y los apellidos del firmante.
- Las iniciales, en cambio, sólo son obligatorias en determinados casos (véase el resto del artículo), consisten únicamente en las iniciales del firmante y se colocan en cada página.
➡️ ¿Debo poner las iniciales a la izquierda o a la derecha? No existe ninguna convención al respecto. Sin embargo, se acostumbra a rubricar abajo a la derecha a efectos prácticos de ejecución y verificación.
¿Tiene la rúbrica algún valor jurídico?
No en el caso de un documento privado
Un documento privado es un documento jurídico que no se firma bajo la autoridad de un funcionario público (notario, secretario judicial, etc.).
Por ejemplo
- un contrato de alquiler
- la venta de un vehículo
- una orden de pedido
- un préstamo bancario
- un contrato de venta de una propiedad
- un informe de daños por agua,
- un contrato de trabajo,
- un contrato de seguro
- un contrato de teléfono, etc.
Según una sentencia dictada por la Cour de cassation el 27 de enero de 1993, 91-12.115 :
Considerando que de este texto se desprende que, salvo las excepciones previstas por la ley, un documento privado no está sometido a otra condición de forma que la firma de quienes están obligados por él.
Esto significa que las iniciales no tienen valor jurídico real, y que sólo la firma manuscrita o electrónica tiene valor jurídico. No obstante, puede utilizarse como medida cautelar.
Sí a los documentos públicos con fuerza ejecutiva
Otro nombre para los documentos notariales, los documentos públicos se diferencian de los documentos privados en que deben ser rubricados por los firmantes y el funcionario público para validar el documento.Para validar la firma de la escritura es necesario un fedatario público, tal y como se establece en el artículo 14 del Decreto nº 2005-973 de 10 de agosto de 2005 :
Cada hoja es rubricada por el notario y los firmantes de la escritura, siendo nulas las hojas no rubricadas. No obstante, si las hojas de la escritura y, en su caso, sus anexos están unidos en el momento de la firma por las partes mediante un procedimiento que impide cualquier sustitución o adición, no es necesario rubricarlas.
Firmas electrónicas para rubricar documentos en línea
Como ya hemos visto, aunque la rúbrica es obligatoria para garantizar la integridad de las escrituras notariales y formalizar el acuerdo, utilizar un proceso alternativo puede permitir prescindir de la rúbrica.
💡La firma electrónica se utiliza con frecuencia para sustituir a las iniciales en los documentos PDF.
Firmar un contrato electrónicamente permite, por tanto, prescindir legalmente de las iniciales, lo que es una noticia bastante buena cuando se firman habitualmente contratos de varias decenas de páginas, ¿no?
Desde el 23 de julio de 2014, el reglamento eIDAS (Electronic Identification And trust Services) adoptado por el Parlamento Europeo y el Consejo de la Unión Europea permite garantizar el valor jurídico de las firmas electrónicas, gracias a un conjunto de criterios definidos que deben cumplirse.
Para asegurarse de que una firma electrónica es legítima, es necesario pasar por un Proveedor de Servicios de Confianza, que puede expedir un certificado electrónico que permita :
- autenticar a una persona física o jurídica
- cifrar los intercambios,
- firmar un documento en línea de forma segura.
¿Cómo garantiza la firma electrónica la integridad del documento? Cuando se firma un contrato, se utiliza un sellado de tiempo cualificado para certificar el momento preciso en que se firmó y cifrar el documento para que no pueda ser alterado.
Para ello, puede recurrir con confianza a Universign, que le permite firmar electrónicamente todos sus documentos, en unos pocos clics, pero sobre todo con total seguridad gracias a su conformidad con eIDAS.
¿La rúbrica está condenada a desaparecer?
Como hemos visto, la rúbrica de un documento es obligatoria para los documentos públicos. Al mismo tiempo, el uso de firmas electrónicas hace que esto ya no sea legalmente necesario.
Entonces, ¿está la rúbrica condenada a desaparecer con el auge de la firma electrónica? Cabe señalar que el 39% de las organizaciones ya disponen de una solución de firma electrónica, y el 25% de las que aún no la tienen prevén hacerlo de aquí a 2021 (fuente: Archimag). Hay que decir que la pandemia ha contribuido a acelerar la transición de la firma manuscrita a la firma digital.
Por tanto, la firma electrónica está en auge, pero aún estamos lejos de verla generalizada. Es más, la práctica de rubricar documentos se ha arraigado tanto que algunos programas de firma electrónica ofrecen la opción de rubricar electrónicamente los documentos. Una buena manera de tranquilizar a los nostálgicos de esas bonitas iniciales al pie de página.
¿Qué opina usted? ¿Estamos abocados a la desaparición de las iniciales?
Artículo traducido del francés