Todo lo que debe saber sobre la desmaterialización de los documentos administrativos
La desmaterialización de los documentos administrativos es un elemento importante de la transición digital de las empresas y organismos públicos. Los cambios en la legislación francesa y europea, junto con la proliferación de herramientas disponibles en el mercado, hacen que no sea una tarea fácil.
El documento administrativo más desmaterializado hasta la fecha es la factura. ¿Y si ya no tuviera que crear, imprimir, firmar, enviar y después digitalizar sus documentos? La firma electrónica es la clave del éxito de la desmaterialización de documentos: simplifica el ciclo de vida de los documentos al tiempo que garantiza su valor jurídico. Se trata de una cuestión clave para las empresas, pero también para los organismos públicos, que tienen un volumen considerable de documentos que gestionar.
La desmaterialización reduce los costes de procesamiento de documentos en un 91%.
Oodrive/Informatique news
¿Quiere saber más sobre la desmaterialización de documentos y la firma electrónica? appvizer se lo cuenta todo.
Definición: ¿qué es la desmaterialización de los documentos administrativos?
La desmaterialización de los documentos administrativos consiste en sustituir los documentos físicos y los soportes de información por ficheros digitales. Se trata de :
- digitalizar los documentos en papel para obtener documentos digitales de los documentos administrativos existentes ;
- utilizar herramientas específicas para crear, editar, almacenar, compartir y firmar documentos.
¿Qué herramientas utilizar?
- Programas ofimáticos,
- software de gestión electrónica de documentos (GED),
- programas para compartir archivos,
- programas de firma electrónica,
La desmaterialización de los documentos administrativos es uno de los principales retos de la transformación digital de las empresas.
¿Qué documentos deben desmaterializarse?
La contabilidad sin papel y la facturación sin papel son los dos principales retos para las empresas de servicios financieros, las PYME y los organismos públicos. También afectan a otros tipos de documentos
- documentos comerciales: presupuestos, hojas de pedido, contratos, etc;
- documentos de RRHH: nóminas, contratos de trabajo, modificaciones, etc;
- mandatos : ventas, gestión, SEPA, etc.
Sin papel: los retos de la desmaterialización
¿Por qué sin papel? Las ventajas de desmaterializar los documentos [infografía]: - ahorra tiempo
- ahorra tiempo ;
- facilita el intercambio de información dentro de la empresa, o entre la empresa y sus clientes, socios, etc. ;
- fomenta el trabajo colaborativo gracias al acceso compartido a los documentos
- centraliza el archivo de documentos
- registra el historial de los documentos, en su caso, y mejora la trazabilidad;
- elimina los costes de papel, impresión e incluso franqueo;
- despeja su espacio de oficina
- protege sus datos, desde la firma electrónica de documentos hasta su archivo.
StarXpert
¿Qué valor jurídico tiene un documento desmaterializado?
¿Qué dice la ley sobre la desmaterialización de documentos administrativos? Según el artículo 1316-1 del Código Civil francés :
Los documentos electrónicos son admisibles como prueba del mismo modo que los documentos en papel, siempre que la persona de la que proceden pueda ser debidamente identificada y que se elaboren y conserven en condiciones que garanticen su integridad.
El valor jurídico difiere según se trate de un documento producido inicialmente en soporte digital o de un documento en papel digitalizado.
Documento producido digitalmente
En el primer caso, el documento es generado directamente por un programa informático: es único y se considera original.
Documento digitalizado
El documento digitalizado no se considera un documento original, sino una copia del documento en papel: no puede probarse su autenticidad, por lo que carece de valor jurídico. Sólo el documento en papel puede servir como prueba ; en este caso, debes conservar el documento en papel.
👉 Para que un documento electrónico tenga valor legal, debes poder :
- identificar al emisor del documento,
- conservar el documento tal y como fue emitido (esto plantea la cuestión del archivo),
- garantizar que no puede ser alterado.
Para aprovechar las ventajas de la desmaterialización, es fácil comprender la utilidad de los programas informáticos que permiten crear, archivar, compartir y firmar documentos.
¿Cómo gestionar sus documentos desmaterializados de forma sencilla y segura?
Ha dado este paso en la transición digital y ahora edita, comparte y archiva sus documentos administrativos. Todo esto está muy bien, pero ¿es seguro optar por un software en línea o SaaS? ¿Están seguros sus datos?
Firma electrónica de documentos
La firma electrónica es una etapa importante del proceso de desmaterialización, antes de almacenar y archivar los documentos. Esta etapa, incluso más que las demás, requiere que deje a un lado sus antiguos reflejos. Todo se hace en línea: ¡ni se le ocurra imprimir un documento, firmarlo y luego escanearlo! Perdería su valor jurídico.
La norma eIDAS define varios niveles de firma electrónica. Esta norma es aplicable desde el 1 de julio de 2014, pero obligatoria desde el 1 de julio de 2017. Su objetivo es aumentar la confianza en las transacciones electrónicas; afecta tanto a las empresas como a las organizaciones públicas y a los ciudadanos.
Los niveles de garantía de la firma electrónica son los siguientes:
- La firma electrónica "simple": los datos están en formato electrónico y adjuntos o asociados a otros datos electrónicos. Permite que :
- verificar de forma fiable la identidad del firmante ;
- indicar el consentimiento del firmante para firmar el documento.
- La firma electrónica avanzada:
- está vinculada de forma única al firmante ;
- permite identificar al firmante
- permite detectar cualquier modificación del documento después de la firma;
- se crea mediante una herramienta que garantiza el uso único del firmante.
- La firma electrónica reconocida se crea mediante una herramienta que garantiza el uso único del firmante y se basa en un certificado de firma electrónica reconocida.
Más información sobre la norma eIDAS.
Ventajas de la firma electrónica
Una firma electrónica :
- es infalsificable, a prueba de manipulaciones y no reutilizable;
- reduce el tiempo de procesamiento de los documentos en un 30% al permitir la firma en línea;
- facilita los intercambios internacionales: todo puede hacerse en línea;
- da valor jurídico a los documentos;
- acelera la producción y la gestión de cada expediente, reduciendo así los costes inherentes.
Archivo de documentos desmaterializados
Los documentos se archivan una vez firmados electrónicamente. El marco jurídico exige que determinados documentos administrativos se conserven durante un periodo de tiempo determinado.
Archivar es algo más que almacenar documentos:
- Asegura que documentos como contratos y facturas se conservan legalmente;
- garantiza la integridad del documento desmaterializado durante todo su periodo de almacenamiento
- permite asociar pruebas al documento, como marcas de tiempo o el nombre de la persona que lo modificó;
- asegura el documento: la pérdida, el borrado involuntario (o no) o un problema de hardware en el disco ya no son sinónimos de desaparición del documento.
La caja fuerte digital, o e-safe, es una solución segura desde todos los puntos de vista, que garantiza que los documentos desmaterializados puedan almacenarse y conservarse inalterados, gracias a un tercero llamado tercero de confianza.
Las mejores herramientas para firmar y archivar sus documentos
oodrive_sign, garantizar el valor probatorio de sus documentos
¿A quién va dirigido? A todas las empresas
oodrive_sign acelera el ciclo de vida de sus documentos gracias a la firma electrónica, eliminando la necesidad de firmas manuales. Firme sus documentos en línea y hágalos firmar, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de la legalidad. oodrive_sign se apoya en el tercero de confianza CertEurope para ofrecerle un nivel de firma adaptado a sus necesidades.
Los puntos fuertes de oodrive_sign :
- intercambios digitales seguros,
- tratamiento simplificado de documentos,
- una solución francesa.
Docusign acelera su crecimiento
¿Quién puede beneficiarse? Todas las empresas
Docusign está diseñado para que empresas de todos los tamaños firmen electrónicamente sus documentos administrativos. La gestión de firmas se simplifica: puede firmar un documento electrónicamente en cualquier dispositivo táctil (smartphone, tableta, ordenador).
Los puntos fuertes de Docusign :
- un panel de control para supervisar el estado de los documentos (firmados, pendientes),
- centralización de los documentos firmados en un único entorno seguro,
- un sistema de notificaciones para avisar a los usuarios de que hay que firmar un documento.
Green GED, una nueva forma de concebir la EDM
¿A quién va dirigido? VSE, PYME, ETI, grandes grupos y autoridades locales
Solución de gestión documental poco convencional, Green GED se adapta a los hábitos de trabajo de sus usuarios (¡y no al revés!). Sus empleados ya no serán reacios a utilizar una nueva herramienta considerada demasiado compleja. Green GED se integra perfectamente en su estructura de árbol de Windows, por lo que podrá implantarlo en un tiempo récord.
Los puntos fuertes de Green GED :
- EDM eficaz gracias al uso de tecnologías de alto rendimiento: motor de búsqueda, OCR, RAD LAD, codificación de vídeo, tratamiento y conversión de archivos PDF, flujo de trabajo, plan de archivado automático, etc. ;
- respeto de sus datos: permanecen en su infraestructura y los derechos de usuario se transfieren automáticamente a Green GED;
- una licencia ilimitada en cuanto al número de usuarios y al volumen de datos procesados, para optimizar los costes.
Universign, la firma electrónica para simplificar y cumplir la normativa
¿A quién va dirigido? Empresas de todos los tamaños y sectores
Universign es una plataforma SaaS de servicios de firma electrónica, sello electrónico y sellado de tiempo para empresas que realizan la transición digital.
Como proveedor de servicios de confianza cualificado conforme a la normativa europea eIDAS, Universign le ayuda a digitalizar y simplificar sus procesos (como la facturación o la contractualización). Podrá controlar los riesgos legales y reducir los costes y el tiempo asociados a sus transacciones digitales.
Disponible desde su portal web o integrada a través de su API directamente en una aplicación empresarial o una vía de suscripción en línea, la firma electrónica de Universign garantiza la seguridad, sin dejar de ser ergonómica y fácil de usar .
Los puntos fuertes de Universign :
- 3 niveles de firma: simple, avanzada y avanzada con certificado reconocido,
- una oferta sin compromiso, sin límite de usuarios, y precios basados en packs o en el uso,
- Universign es miembro de la Adobe Approved Trust List, cuyas firmas se aprueban automáticamente en Adobe® Acrobat® o Reader®.
Youdoc, una solución modular y ágil
¿A quién va dirigido? PYMES de más de 100 empleados, ETI y grandes grupos
Youdoc es una solución intuitiva, fiable y versátil diseñada para optimizar su gestión documental. Ofrece 3 módulos, que se activan bajo petición:
- el primero está dedicado a la adquisición inteligente : digitalización en servidor de archivos, corte de spool, digitalización con tecnologías RAD y LAD, control de calidad, etc. ;
- el segundo, a la gestión dinámica de documentos : almacenamiento, archivo, búsqueda, indexación, gestión de versiones, calendarios de conservación, etc. ;
- en tercer lugar, la circulación: publicación en extranets, firma electrónica y puesta en común de sus documentos, etc.
Las soluciones de Youdoc garantizan el cumplimiento de la legislación y se integran con todo su sistema de información.
Los puntos fuertes de Youdoc :
- soluciones adaptadas a su sector de actividad y a sus necesidades funcionales,
- accesibles en modo integrado con su ERP o en modo autónomo a través de un portal web,
- un sólido apoyo: un equipo de especialistas, soporte técnico y un método de calidad para ayudarle a gestionar sus proyectos.
Yousign, la referencia francesa de la firma electrónica
¿A quién va dirigido? VSE, PYME, ETI, grandes grupos y organismos públicos
Soluciones de firma electrónica seguras, sencillas y legales: esa es la promesa sencilla pero eficaz de Yousign. Integre la firma electrónica en el tratamiento de sus documentos administrativos con Yousign, garantizando la conformidad y el valor jurídico de sus documentos.
Yousign también proporciona archivado con valor probatorio, puede utilizarse como caja fuerte electrónica y es además un tercero de confianza. La API de Yousign se integra fácilmente con sus herramientas actuales para aumentar la eficacia.
Los puntos fuertes de Yousign :
- una interfaz sencilla, clara y fácil de usar,
- certificaciones eIDAS, ETSI y LSTI,
- alojamiento de datos seguro en Francia.
Zeendoc, el GED inteligente para las PYME y las microempresas
¿A quién va dirigido? VSEs, PYMEs y autoridades locales.
Zeendoc es una solución de GED inteligente que desmaterializa sus documentos y automatiza un máximo de tareas y procesos administrativos. Capaz de reconocer la naturaleza de un documento y archivarlo sin intervención, también puede restablecer ciertos datos como una fecha o un importe. Inmobiliario, sanitario, contable o construcción y obras públicas: sea cual sea su sector de actividad, ahorrará tiempo y ganará en eficacia.
Los puntos fuertes de Zeendoc :
- digitalización de documentos mediante escáner, smartphone o tableta,
- desmaterialización segura y conforme a la normativa de las facturas, gracias al archivado con valor probatorio y a la firma electrónica certificada RGS**,
- valorización de la información, con la posibilidad de encontrarla en unos pocos clics mediante palabras clave o una búsqueda multicriterio.
La desmaterialización de documentos como ventaja competitiva
Para seguir siendo competitivas, las empresas tienen todo el interés en completar con éxito su transformación digital, y la desmaterialización es un paso fundamental en un proyecto de transformación digital más amplio.
Tras repasar los retos y beneficios de la desmaterialización, hemos visto cómo un sistema de gestión electrónica de documentos o de firma electrónica puede apoyarle mejor en este proceso: en concreto, facilita la organización y gestión de documentos dentro de su sistema de información y optimiza el ciclo de vida de sus documentos digitalizados y digitales.
¿Ha pensado en dotar a su organización de este tipo de software? Cuáles podrían ser los obstáculos para su implantación?
Artículo actualizado, publicado originalmente en diciembre de 2018.
Artículo traducido del francés