Codir: Los secretos de un Comité de Dirección eficaz para tu empresa
El Codir (Comité de Dirección) es un órgano de gestión donde se toman decisiones importantes para el futuro de una empresa.
Todas las grandes empresas cuentan con un Comité de Dirección gracias a los beneficios que conlleva. De igual forma, la creación de un Codir puede impulsar el rendimiento, el desarrollo y el trabajo colaborativo de tu pyme.
¿Quieres crear un Codir en tu empresa, pero no sabes por dónde empezar? ¿Qué miembros nombrar para el Comité de Dirección, cómo organizarlo y cómo dirigirlo eficazmente? A continuación le damos respuesta a todas tus preguntas.
¿Qué es el Codir?:
Definición
Codir es la abreviatura del Comité de Dirección de una empresa, un equipo de gestión que reúne al director general de la empresa y a varios empleados con amplia experiencia para tomar decisiones estratégicas.
¿Cuál es el papel del Codir?
La razón de ser del Comité de Dirección es compartir la información y los indicadores esenciales de cada departamento e intercambiar información para mejorar el rendimiento de la empresa.
¿Quiénes participan en el Codir?
No hay normas sobre la composición del Codir, pero es aconsejable que estén representados todos los departamentos que conforman la empresa: recursos humanos, operaciones, informática, finanzas, marketing / comunicación, comercial, etc.
Sus miembros pueden ser:
- Directores.as de departamento,
- jefes.as de departamento,
- gerentes,
- líderes de equipo,
- ejecutivos en posiciones estratégicas.
¿Por qué crear un Codir? Ventajas
Contrariamente a ciertas ideas preconcebidas, la creación de un Comité de Dirección no está reservada a las grandes empresas. La creación de un Comité de Dirección puede acelerar exponencialmente el crecimiento de cualquier empresa, incluso de las Pymes.
Estas son algunas de las ventajas de crear un Comité de Dirección:
- La gerencia de la empresa puede comunicar la información importante a todos de la misma manera;
- el o la jefe.a siente el respaldo de su equipo y puede crear verdaderos lazos de confianza;
- ciertas decisiones se entienden mejor con un poco de contexto y, por tanto, se aplican y se comunican mejor a los demás empleados;
- la información compartida les permite a todos tener una visión de 360º de la situación, lo que facilita los proyectos transversales, o interfuncionales;
- refuerza el espíritu de equipo y la cohesión;
- la participación activa de todos en los debates y decisiones;
- un tiempo dedicado a ver las cosas desde otra perspectiva, lo que a veces es necesario para orientar las decisiones del día a día.
💡 Entre más rápido lo crees, más rápido te beneficiarás de sus ventajas.
Funciones de un Codir
La función principal del Comité de Dirección es la toma de decisiones (muchas de ellas de gran envergadura) que guiarán, o incluso podrían cambiar, el rumbo de las acciones en la empresa. Todo esto, de forma imparcial y basado en hechos. Sin embargo, esta función principal es complementada por varias otras funciones, como por ejemplo:.
- Establecer las estrategias de la empresa en concordancia con su misión y visión.
- Resolver conflictos: guiar al equipo cuando se encuentran con dificultades.
- Abogar por la implementación de proyectos que estén alineados con los objetivos de la compañía.
- Asegurar el buen funcionamiento de las diferentes áreas de trabajo. Así como la correcta realización de las tareas dentro de los plazos de tiempo determinados.
- Representar los deseos y necesidades del equipo de trabajo a quien representan.
- Priorizar las actividades con el objetivo de cumplir el plan estratégico.
¿Cómo organizar un Codir eficaz?
Paso 1: Configuración del Codir
La organización del Comité de Dirección comienza con la elección de sus miembros, que a veces puede resultar un verdadero dolor de cabeza. ¿Cuántos miembros hay que elegir? ¿Qué personas seleccionar?
He aquí algunos aspectos básicos:
- al menos tres personas,
- no más de ocho (con algunas excepciones),
- todos los departamentos deben estar representados,
- los cargos tendrán un tiempo limitado: esto permitirá la renovación de los miembros si es necesario.
👉 Consejo: Limita el número de miembros al máximo para promover la eficacia de las reuniones y la toma de decisiones; garantizando, al mismo tiempo, que todos los departamentos estén representados. Es un equilibrio difícil de lograr, pero vale la pena.
💡 Truco: Si en un momento dado requieres de alguien de manera puntual, siempre puedes invitarle sólo cuando sea necesaria su experiencia en un tema particular.
Paso 2: Redactar los estatutos del Comité de Dirección
Cada participante debe conocer los estatutos que rigen el Codir. Ahí se definirán claramente varios puntos esenciales y se indicará un código de conducta.
El acta de estatutos contiene información como :
- las misiones y objetivos del Codir,
- las responsabilidades del Presidente y de los demás miembros,
- las normas de funcionamiento,
- la confidencialidad de la información, etc.
👉 Consejo: Haz que todos firmen el acta para asegurarte de que han leído y entendido su contenido.
Paso 3: Organizar las reuniones del Codir
¿Cuántas reuniones están previstas? ¿Cuánto tiempo debería dedicárseles idealmente? ¿Con qué frecuencia deben reunirse los miembros del Codir?
Debería fijarse una reunión de forma regular y de la misma duración. Por ejemplo, fijar una reunión de 3 horas cada semana o una reunión de un día cada mes.
Sin embargo, si quieres maximizar la eficacia de tus reuniones, debes pensar en una planificación mucho más minuciosa:
- En primer lugar, es preferible no mezclar discusiones operativas, estratégicas y transversales en una misma reunión; ya que se podría perder el norte de la reunión.
Programa estas reuniones a lo largo de un trimestre o un año.
👉 Consejo: Alternar los formatos y las duraciones también ayuda a luchar contra la rutina y a mantener a los miembros del Codir atentos y motivados.
Paso 4: Preparar y dirigir las reuniones
La importancia de la agenda
El orden del día es un documento que permite comunicar, con antelación a una reunión, los distintos asuntos a tratar.
Esto permite:
- que el participante responsable prepare la información, las cifras o los documentos que se presentarán para la toma de decisiones prevista;
- que los demás participantes aporten información adicional o preparen algunas preguntas;
- fijar el rumbo a seguir de la reunión, y evitar perder el tiempo.
Crear las condiciones adecuadas
No hay que perder de vista que el Codir es un espacio donde se toman decisiones cruciales para el futuro de una empresa.
Por lo tanto, ¿cómo creamos las condiciones para incentivar las buenas ideas y fomentar la productividad y la innovación?
Si las personas piensan que las reuniones del Comité de Dirección son serias y formales, ¿por qué no hacer lo contrario y utilizar formatos más innovadores? He aquí algunas buenas prácticas:
- Compartir la información en un formato sucinto, como una tabla o una diapositiva, por ejemplo. Esto ayuda a evitar presentaciones demasiado largas e incita a los miembros a simplificar.
- Practicar la toma de decisiones por aprobación (nadie dice que no), en contraposición a la unanimidad (todos dicen que sí).
- Se hace una propuesta y, si no hay objeciones, se adopta directamente.
- Si hay una o varias objeciones, se analiza cada una de ellas y se hace una lluvia de ideas para ver cómo resolver los problemas, hasta que se resuelvan y se adopte la decisión.
- Utiliza los innovation games, cuyo objetivo es acabar con la pasividad en las reuniones. El formato de juego estimula la creatividad y transforma el Codir en un laboratorio de innovación.
- Estos "juegos" funcionan en forma de talleres en los que los participantes deben analizar o resolver un problema a partir de un escenario para luego informar, sacar conclusiones y tomar decisiones.
👉 Consejo: No dudes en probar diferentes formatos para ver cuál es el que hace que tu equipo sea más efectivo.
Paso 5: Redactar y enviar el acta de reunión
El acta de la reunión es un elemento esencial de la etapa posterior a la reunión
En dicha acta se encuentran los siguientes elementos:
- la fecha, lugar y hora de la reunión,
- las personas presentes y ausentes,
- la agenda,
- las principales informaciones y decisiones adoptadas durante la reunión,
- la lista de acciones en curso y por realizar, con los responsables y los plazos,
- la fecha de la próxima reunión.
👉 Consejo: Envía el acta con prontitud tras la finalización de la reunión, idealmente en un plazo de 3 días.
¿Hacia una desmaterialización más frecuente del Codir?
La condición de la crisis sanitaria de 2020 ha tenido un fuerte impacto en el mundo profesional y ha acelerado la adopción de nuevos hábitos, en particular el teletrabajo.
Los miembros del Comité de Dirección también se desplazan con frecuencia. Por lo tanto, debemos ser capaces de garantizar la continuidad de estas reuniones teniendo en cuenta esta movilidad.
Pero, ¿cómo garantizar la protección de los datos, a menudo sensibles, y la seguridad de los intercambios?
Existen numerosas herramientas que toman en cuenta las necesidades y los retos específicos de la gestión y que garantizan la confidencialidad, e incluso te ayudan a ser más eficaz.
¿Y tú? ¿Cuáles son tus mejores prácticas y las herramientas indispensables para organizar un Codir eficaz?