Gestión de su asociación: guía completa y software para que su asociación funcione sin problemas (y prospere)

Aunque dirigir una asociación sea más sencillo que dirigir una empresa, hay que ser organizado, riguroso e incluso cumplir la ley.
La credibilidad y la longevidad de su organización dependen de ello.

¿Es usted el presidente, el secretario, el tesorero o un empleado que gestiona una asociación?

Contabilidad, fiscalidad, administración y vida asociativa, siga nuestra completa guía de :

• Descubrir los fundamentos de la formación en gestión de asociaciones,
• crear y gestionar correctamente su asociación a largo plazo,
• ¡centrarse en sus tareas!

Además, le presentamos una selección de herramientas que le ayudarán a encontrar el software para asociaciones en línea que mejor se adapte a sus necesidades.

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Crear una asociación según la Ley de 1901: trámites administrativos

Una buena gestión empieza por unos buenos cimientos, desde el momento en que crea su asociación, redacta sus estatutos y elige a sus representantes.

Redactar los estatutos

Aunque no existen formularios ni contenidos obligatorios, es aconsejable que los fundadores de la asociación los redacten, indicando :

• el nombre de la asociación
• la finalidad de la asociación (su razón de ser)
• su duración, si está fijada
• su domicilio social
• las normas que rigen su organización y funcionamiento (asambleas generales, etc.)
• los poderes otorgados a los miembros responsables de su gestión,
• las condiciones :
  • elección del Consejo de Administración y/o del Comité Ejecutivo,
  • admisión y exclusión de miembros,
  • modificación de los estatutos
  • disolución de la asociación.

Elección de representantes para gestionar la asociación

Los miembros de una asociación suelen estar representados por miembros voluntarios elegidos en forma de :

• una Junta Directiva (JD):
  • sus miembros son elegidos por todos los miembros en la Asamblea General (AG);
  • Se reúnen varias veces al año para garantizar el buen funcionamiento de la asociación;
    
    
• un comité restringido :
  • Sus miembros proceden de la Junta Directiva;
  • Se reúnen con mayor frecuencia para garantizar un seguimiento más regular de las actividades de la asociación.

Estos órganos son facultativos, pero obligatorios si figuran en los estatutos o, por ejemplo, en el caso de organizaciones benéficas.

A la cabeza de la Junta Directiva, y del Comité Ejecutivo en su caso, se encuentran las personas responsables de la gestión de la asociación:

• el presidente: aunque sus poderes dependen de los estatutos, generalmente se le atribuye el papel de representante y gestor jurídico de la asociación;
• el secretario general: se encarga de la gestión administrativa general;
• el tesorero: gestiona los aspectos fiscales y financieros de la organización.

☝️ A medida que una asociación crece en tamaño, puede contratar empleados que asuman funciones de administración, contabilidad, desarrollo y comunicación.

Las distintas tareas administrativas

Las tareas administrativas incluyen

• correspondencia de la Asociación
• gestión de los expedientes de los miembros
• publicación del diario oficial y modificaciones de los estatutos
• mantenimiento de registros y archivos
• redacción de reglamentos internos,
• organización de asambleas generales, etc.

Juntas generales

☝️ Las asambleas generales no son obligatorias en virtud de la Ley de 1901, a menos que estén previstas en los estatutos de la asociación.

Existen dos tipos de juntas generales

• Asambleas generales ordinarias (AGA): más relacionadas con la gestión diaria, estas asambleas se celebran de forma predeterminada, una vez al año por ejemplo, para
  aprobar las cuentas, elegir a los nuevos directivos y, en general, debatir sobre la vida de la asociación;
  
• Juntas Generales Extraordinarias (JGE): se convocan con carácter excepcional para tratar acontecimientos u obligaciones específicos, como un cambio de finalidad, un cambio de domicilio social, la disolución o fusión de la asociación, etc.

Los responsables de la asociación deben cumplir una serie de formalidades para organizar y dirigir correctamente estas asambleas:

1. Antes de la asamblea general: redactar las invitaciones y enviarlas por correo postal, electrónico o SMS. Para que todos los miembros conozcan la fecha de la asamblea, deben enviarse con al menos 10 días de antelación;
   
2. durante la junta general: elaborar la lista de asistencia para garantizar que se cumple el quórum, es decir, que está presente el número mínimo de personas necesario para aprobar las resoluciones;
   
3. después de la junta: Redactar el acta, un documento en el que se recogen los distintos aspectos de la reunión, como el quórum, el orden del día, las decisiones tomadas, etc. El acta se enviará a todos los asistentes a la reunión. A continuación, estas actas se enviarán a todos los miembros de la asociación.

¿Cómo se gestiona la contabilidad de la asociación?

Las obligaciones contables de una asociación

Aunque una gran parte de las organizaciones de voluntariado son pequeñas, llevar una contabilidad es esencial, aunque la ley de 1901 no establezca ninguna obligación legal en este ámbito.

Permite

• comparar los resultados de un año a otro y obtener subvenciones (finalidad económica),
• informar con transparencia al tesorero y después a la asamblea general de socios (finalidad democrática),
• presentar pruebas en caso de requerimiento de las autoridades públicas (finalidad jurídica).

La gestión contable también es necesaria para elaborar un presupuesto provisional y solicitar subvenciones públicas.

Por otro lado, puede ser obligatoria como consecuencia de :

• normas específicas establecidas en los estatutos de la asociación, o a petición de la asamblea general,
• el control de las asociaciones reconocidas de interés general o de utilidad pública, cuya gestión presupuestaria se supervisa escrupulosamente,
• una solicitud de autorización o de subvención de una autoridad pública,
• una actividad comercial secundaria o accesoria, sujeta o no a impuestos,
• la contratación de personal asalariado.

¿Cuáles son los dos tipos de contabilidad?

En función del tamaño de la asociación, existen dos tipos de contabilidad:

• contabilidad de caja: llevar y controlar un registro de gastos e ingresos,
• contabilidad de compromiso: elaboración de cuentas anuales, que generalmente incluyen un balance, una cuenta de resultados y notas.

Abrir una cuenta bancaria

Cuando se crea una asociación, a menudo se plantea la cuestión de si debe abrir una cuenta bancaria específica. Por una vez, la ley de 1901 permite una gran libertad.

Sin embargo, se sigue recomendando el uso de una cuenta bancaria específica:

• simplifica enormemente la gestión financiera
• Proporciona un medio de pago (tarjeta bancaria o talonario de cheques),
• facilita el pago de las cuotas de los miembros.

Las obligaciones fiscales de una asociación

Por su propia naturaleza, una asociación no debe tener ánimo de lucro.

No obstante, para hacer frente a sus crecientes necesidades financieras, una asociación puede ejercer una actividad comercial accesoria para financiar su actividad principal.

No obstante, los excedentes no deben redistribuirse entre los miembros.

☝️ Si la asociación supera el umbral anual de 72.000 euros de ingresos procedentes de una actividad comercial auxiliar, pasa a estar sujeta a impuestos comerciales (IVA, impuesto de sociedades).

Recibos fiscales

Por último, los donantes pueden solicitar un recibo fiscal a la asociación benéfica.

Este recibo puede utilizarse para solicitar una deducción fiscal (hasta el 66% del importe donado, con un límite del 20% de los ingresos totales).

Tenga en cuenta que sólo las siguientes asociaciones están autorizadas a emitir recibos fiscales:

• asociaciones de interés general
• asociaciones reconocidas de utilidad pública.

Gestión cotidiana de las asociaciones

Gestión de los miembros

La vida de una asociación depende de sus miembros, por lo que debe asegurarse de gestionar :

• las afiliaciones y suscripciones
• las renovaciones
• suscripciones y preferencias
• suscripciones a boletines, etc.

Gestión de actividades y eventos

Por último, cabe señalar que la vida de una asociación depende en gran medida de la organización de eventos, para :

• presentar la asociación
• promocionarla
• atraer a nuevos miembros
• obtener financiación, etc.

En determinados casos (recepción de público, ocupación de un lugar público, acto de pago, venta de bebidas, lotería, etc.), es obligatorio :

• declarar el acontecimiento al ayuntamiento o la prefectura,
• garantizar la seguridad de los grandes eventos,
• informarse sobre las normas de colocación de carteles y distribución de folletos publicitarios,
• instalar una taquilla,
• respetar las normas sanitarias y de concesión de licencias, etc.

Como puede ver, gestionar una asociación es un asunto complejo. La buena noticia es que existen paquetes de software desarrollados específicamente para satisfacer las necesidades de las organizaciones sin ánimo de lucro.

¿Qué software debe utilizar para gestionar su asociación?

Aunque resulte tentador optar por un software gratuito de gestión de asociaciones, Excel puede ser a veces una relativa ganga en comparación con el tiempo que se le dedica.

¿Por qué no probar un software de gestión de asociaciones adaptado a su actividad y a su presupuesto?

Y aunque existe software de gestión de asociaciones de código abierto para los más experimentados, le sugerimos una selección de software en línea en modo SaaS, más intuitivo y fácil de aprender.

Tabla comparativa de software de gestión de asociaciones :

Assoconnect, para una gestión y comunicación globales

👉 Assoconnect, con más de 50 funciones, proporciona un apoyo real a todos los miembros de la oficina para :

• recordar a los miembros que deben cobrar sus cuotas de afiliación,
• crear y gestionar sus campañas de donación
• facilitar la comunicación con sus miembros mediante el envío de correos electrónicos sincronizados con su base de datos,
• crear y mantener la página web de tu asociación, a tu imagen y semejanza, etc.

💰 Precios :

• Paquete Liberté - 100% gratuito
• Paquete Sérénité - A partir de 24 euros/mes
• Paquete profesional - A partir de 99 euros / mes

Jamespot Asociaciones, gestión colaborativa de los proyectos de su asociación

👉 Jamespot Asociaciones es una intranet y red social que ayuda a los miembros de una asociación a agilizar sus procesos y comunicarse internamente gracias a :

• la asignación de tareas
• trabajar de forma colaborativa en un mismo proyecto,
• interactuar y compartir comentarios,
• planificar con antelación un evento.

💰 Precio: 3 € / mes / usuario

Joinly, para gestionar sus contribuciones

👉 Joinly (antes E-Cotiz) te hace ganar un tiempo precioso a principios de año, cuando cobras todas las cuotas de tus miembros, gracias a :

• la inscripción o reinscripción en línea de tus miembros,
• la posibilidad para sus miembros de pagar a plazos, y de inscribirse en cualquier momento,
• pago y datos seguros,
• gestionar los pagos de todos tus otros eventos o fuentes de ingresos (cursos, tienda online, etc.).

💰 Precios :

• Paquete de formación: 100% gratuito
• Paquete de rendimiento: 180 € / año

OHME, para gestionar sus comunidades asociativas

👉 OHME es una solución CRM escalable, apta para todo tipo de asociaciones, que permite la conexión con su herramienta de emailing y su solución de pago, e incluye :

• gestión de contactos, incluyendo socios y donantes, y actualización de sus datos personales,
• categorización y segmentación mediante la creación de etiquetas para personalizar sus interacciones,
• gestionar los pagos y los recibos fiscales,
• realizar un seguimiento de la fidelidad y el compromiso de sus comunidades mediante estadísticas.

💰 Precios :

• Oferta descubrimiento: gratuita
• Oferta personalizada: a partir de 20 euros/mes

Pep's Up, la gestión de su asociación de la A a la Z

👉 Pep's Up es EL paquete de software todo en uno que ayuda a más de 8.500 asociaciones a gestionar todas sus tareas cotidianas a través de una interfaz colaborativa y segura a la que se puede acceder por ordenador, smartphone o móvil desde cualquier lugar:

• gestión en línea de solicitudes y expedientes de afiliación, incluida la recepción de pagos y la integración automática en la base de datos de socios;
• procesamiento contable con introducción automática de asientos contables, alertas de cobro de cheques, impresión de documentos contables y seguimiento de la situación financiera en un cuadro de mandos;
• creación rápida de un sitio web con los colores de su asociación, que podrá actualizar regularmente para comunicarse con sus miembros;
• organizar eventos de forma sencilla invitando a los miembros, realizando un seguimiento de la participación y persiguiendo a los que no respondan, y promocionándolos en tus redes sociales en un solo clic.

💰 Precios:

• Paquete básico: 10 €/mes
• Paquete Pro: 25 EUR/mes
• Paquete Premium: 35 €/mes
• Paquete Serenity: sobre presupuesto

Yapla, simplificar su contabilidad

👉 Con el software Yapla, puedes ahorrar tiempo en tareas de poco valor añadido y concentrarte más en tareas significativas, gracias a :

• gestión de afiliaciones online,
• la puesta en marcha y el cobro de campañas de donaciones,
• automatización de la creación y envío de facturas,
• gestión de varios planes contables,
• cuadros de mando e informes contables.

💰 Precios :

• Paquete despegue: gratis
• Paquete Despegue: 19 € / mes / usuario
• Paquete Orbit: 49 € / mes / usuario
• Paquete Galaxie: 99 € / mes / usuario

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Una buena gestión es sinónimo de éxito para su asociación

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Entonces, ¿está preparado para hacer que su asociación rime con una gestión sólida?