Herramientas de dirección: los mejores cuadros de mando para su empresa

Una buena herramienta de gestión ayuda a resolver todos los problemas a los que se enfrenta cualquier empresario. ¿Cuáles son los indicadores clave de rendimiento (KPI) que utiliza para controlar el progreso diario de su empresa? ¿En qué basas tus decisiones? ¿Cómo puedes evaluar los resultados a lo largo del tiempo? Y, sobre todo, ¿cómo sabe qué hacer para mejorarlos?

Antes de comparar los distintos cuadros de mando, tenemos que ver cómo responden a los problemas que pueden estar afectándole.

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La gestión de proyectos de un vistazo

Sin herramientas de gestión, tienes la cabeza en la arena

Dirigir su empresa con la vista no le llevará a ninguna parte. ¿Es usted el director de una empresa que acaba de empezar? ¿O gerente de una pequeña empresa? Sabe lo que es tener prisa y lo que significa estar "bajo el agua", y hace malabarismos con los plazos. Tiene un problema candente tras otro, que no le deja tiempo ni para respirar ni para analizar. Al igual que los jóvenes empresarios, te ocupas de los asuntos más urgentes sin ninguna estrategia. Y esta gestión de urgencia, que se supone que es algo puntual, ya lleva un tiempo en marcha.

Indicadores de rendimiento: el resto es pura apariencia

Lo difícil de tener la cabeza en la arena es confiar en una sensación engañosa. Estás inundado de trabajo, cada vez hay más clientes. Desde fuera, esto parece positivo. De hecho, si hay demanda, es porque has encontrado tu mercado. Las luces parecen verdes y el barómetro está a buen nivel. Pero no son indicadores de rendimiento, sino sólo apariencias, y no prueban en absoluto que tu empresa vaya por buen camino.

Los indicadores de rendimiento, o KPI, incluyen, por ejemplo :

• indicadores de rendimiento financiero: tasa de rentabilidad, flujo de caja, plazo de pago a clientes y proveedores, etc.
• indicadores de rendimiento organizativo: capacidad de producción, necesidades de subcontratación, tasa de absentismo, etc.
• indicadores de rendimiento comercial: ventas, análisis de la competencia, etc.
• indicadores de responsabilidad social de la empresa: consumo de energía y materias primas, así como bienestar de los empleados.

La medición del rendimiento es lo único que cuenta

Desde dentro, el análisis puede ser muy diferente. El número de clientes puede haber aumentado, mientras que su índice de satisfacción disminuye. ¿Y el tiempo medio de tramitación de una solicitud? Puede que se haya duplicado, lo que explicaría el desplome del índice de fidelidad. En otras palabras, fiarse de las apariencias es arriesgado. Para ver las cosas claras, se necesitan pruebas más tangibles. Necesita medir sus puntos fuertes utilizando herramientas de medición del rendimiento, como una auditoría, por ejemplo, que puede realizarse internamente, para asegurarse de que su empresa goza de buena salud y va en la dirección correcta.

¿Cómo controlar mejor su gestión?

Una visión a largo plazo

Para evaluar la trayectoria general, primero hay que saber adónde se va. Antes incluso de empezar el proceso de contratación, hay que saber adónde se va. Un marinero nunca zarpa sin conocer su rumbo. Lo mismo ocurre con su empresa. Fije un rumbo para poder juzgar su posición después. De lo contrario, es demasiado tentador ser una veleta. Si te dejas llevar por las olas, acabarás volviendo al punto de partida, dando vueltas en círculo o a la deriva.

La buena gobernanza requiere una gestión estratégica

No hay nada definitivo en fijar un rumbo. No hay que tener miedo al cambio y no hay que dudar en dar marcha atrás si la decisión es equivocada. Como ve, la agilidad no es sólo un método de gestión, sino el principio esencial de un buen gestor. Debe ser capaz de reaccionar y adaptar su enfoque comercial y financiero al contexto.

Para ello es necesario disponer de una serie de competencias, no sólo en materia de gestión, sino también en cuestiones económicas. Esta es la definición de un buen gestor, y lo que les hace eficaces: afrontan sus responsabilidades, no temen los costes de inversión o de recursos humanos, buscan la innovación, no dudan en comunicar sus ideas y persiguen un único objetivo: la mejora continua. Es la famosa metodología iterativa, conocida como lean, que aprecian especialmente las start-ups: ir a lo esencial, invertir y hacerlo con cero desperdicios.

© L'Agiliste

Mantén un marco estructurado

Si conoce bien el contexto, tomará decisiones más rápidamente. Su itinerario inicial no dejará de evolucionar. Sin embargo, seguirá sirviéndole de marco de referencia, proporcionándole un vínculo transversal con las etapas de su viaje. En otras palabras, tu concepto inicial, la idea que te llevó a lanzar tu empresa, no debe cambiar demasiado. Su enfoque del mercado debe estar abierto al cambio, pero debe mantener un marco estructurado, una estrategia aplicada desde el principio. Por ejemplo, si ha decidido vender una nueva aplicación, adáptese al mercado, evolucione, pero nunca pierda de vista su objetivo: su aplicación y su funcionalidad.

Desarrollar su sistema de información

Su sistema de información son todos los recursos que necesita para gestionar su empresa y mantener el rumbo. Se trata de instalar las herramientas adecuadas.

Crear los primeros cuadros de mando

Diseñar un cuadro de mandos de gestión es, ante todo, una cuestión personal. Desarrollarlo es tan importante como la propia gestión, y no puedes hacerlo a ciegas. La primera herramienta de gestión que necesitas debería ser un cuadro de mando integral, pero para elaborarlo tienes que identificar tus necesidades y definir tus objetivos. Esta evaluación adopta la forma de preguntas: ¿cuáles son sus objetivos a corto, medio y largo plazo? ¿Hacia dónde quiere llevar su empresa? ¿Cómo quiere que evolucione? Una vez determinados estos elementos, hay que traducirlos en métricas, es decir, en cifras: número de clientes, cobertura del mercado, tasa de retención, volumen de negocio generado.

Aprender a dominar la herramienta

Con estos elementos iniciales, ya puedes ponerte en marcha. Construye tu tabla. Para empezar, basta con Excel. Te permite establecer una primera relación con este tipo de herramienta. El truco está en formalizar este primer borrador. Algunas de las plantillas que proporciona la herramienta te ahorrarán tiempo. No obstante, hay que tener cuidado de no perder de vista las especificidades de la empresa por intentar encajarlas en un molde demasiado genérico.

Los límites de Excel

Excel se muestra rápidamente limitado. Potente en términos de cálculos y posibilidades, la herramienta conserva sin embargo una parte importante de parametrización manual. Hay que introducir las fórmulas y crear vínculos de una hoja a otra. Los datos son estáticos y no se pueden actualizar fácilmente.

Herramientas de gestión para pequeñas organizaciones

Para apoyar el crecimiento de las pequeñas y medianas empresas, la funcionalidad del cuadro de mando puede integrarse en el ámbito general de su herramienta ERP (Enterprise Resource Planning).

Esto es lo que ofrece Axonaut. Software de gestión empresarial que combina ERP y CRM, uno de sus puntos fuertes es su interfaz de fácil manejo para el seguimiento de su actividad.

Ideal para las PYME y las pequeñas empresas, le ayuda a gestionar su tesorería gracias a una conexión directa con su cuenta bancaria y a cuadros de mando intuitivos para mejorar su gestión organizativa (vacaciones, citas, tareas, informes de gastos, etc.).

Inteligencia comercial para medianas y grandes empresas

Un cuadro de mando de ventas conectado y personalizado

Varios editores de software SaaS (Software as a Service) ofrecen cuadros de mando que pueden sincronizarse con sus otras herramientas comerciales. Gracias a las API (interfaces de programación de aplicaciones), los datos contables se integran directamente en los cuadros de mando. Este software no sustituye a un buen contable, pero le ayuda a gestionar sus cuentas. Así siempre dispondrá de toda la información actualizada que necesita para tomar decisiones rápidas.

Módulos para informes

Algunos productos de software SaaS son módulos independientes, como MyReport, que elabora informes basados en sus datos. Microsoft también tiene su solución Power BI. El programa Quickstart de Vizzboard es otra buena alternativa. Y si tienes grandes conjuntos de datos, Bime, con su capacidad para manejar Big Data, es justo lo que necesitas.

Una solución de gestión del rendimiento

EMAsphere es un buen ejemplo de ello, dedicado a las PYME y las PYMES. Con cuadros de mando intuitivos y dinámicos, le permite tomar las decisiones adecuadas en el momento oportuno para una gestión óptima de su empresa. Esta solución colaborativa se integra perfectamente con su software actual, como EBP Compta, Sage 100, Exact, etc.

Plan de empresa, presupuesto, tesorería, previsiones, flujos operativos... EMAsphere puede convertirse rápidamente en una herramienta indispensable para la gestión de su empresa.

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El análisis al servicio de la gestión de su empresa

A menudo estamos tan ocupados que nos olvidamos de analizar. Y sin embargo, las cifras tienen mucho que enseñarnos. Para que hablen por sí solas, equípese de cuadros de mando adaptados a la gestión de sus proyectos. Y no los pierdas de vista: evitarás desviarte del rumbo.

Artículo actualizado, publicado originalmente en abril de 2018.