Control de presencia software: guía de compra
¿Qué es un software control de presencia?
El software control de presencia es una solución SaaS (software as a service) profesional para gestionar y facilitar el control y la supervisión del tiempo de trabajo de los empleados.
En cualquier momento y en cualquier lugar, puedes visualizar las hojas de tiempo de los empleados (ya sea que estén en la empresa o en teletrabajo):
Control del tiempo: empleados presentes, ausentes o con retraso.
Disponibilidad: empleados disponibles o indisponibles.
¿Cómo funciona?
Sincronizado con su herramienta de control de presencia, este software de RR.HH. recupera los datos relativos a las llegadas, salidas y descansos de sus equipos:
- Registro de entrada y salida con una tarjeta de identificación en un reloj de fichar.
- Reloj biométrico.
- Registro de entrada y salida por ordenador: IP o manual.
- Reloj de bolsillo a través de una aplicación móvil.
- etc.
Cada empleado está identificado con una tarjeta de trabajo que centraliza la información de su contrato de trabajo (horas de trabajo, etc.) y se complementa con los datos de su reloj de fichar.
Dispone de una cuenta de administrador para ver la presencia de sus empleados y gestionar las anomalías:
- Entrada y salida irregulares.
- Entradas y salidas fuera de los horarios previstos.
- Ausencia de fichaje.
- Superación del número máximo de horas de trabajo.
- No se respeta el tiempo de descansos, etc.
Algunas herramientas disponen de un portal del empleado en el que los empleados pueden introducir sus horas de trabajo diariamente.
Estas herramientas crean automáticamente las hojas de horas de los empleados y las transfieren a tu herramienta de nóminas o a tu contable.
¿Cuáles son las principales funcionalidades de las herramientas de seguimiento de la asistencia?
Podemos abordar las funcionalidades de estas herramientas de forma cronológica: desde la creación de perfiles de empleados hasta la gestión de recursos humanos.
Gestión de los diferentes perfiles de los empleados
En la herramienta, cada miembro tiene una tarjeta con información relacionada con la semana "típica" de cada uno:
- Horas teóricas de inicio y finalización.
- Tiempo de descanso diario.
Se pueden definir reglas para el cálculo de las horas de trabajo del empleado o de la categoría:
- Una hora de inicio y de finalización y una deducción automática de una hora de comida o de una pausa.
- Un distintivo sistemático para cada pausa de trabajo, etc.
- Estas herramientas integran ciclos de trabajo complejos (2*8, 3*8) y días festivos.
Control de la asistencia de los empleados
- Si dispones de una herramienta de control de asistencia, esta se sincroniza con su reloj de fichar (reloj de fichar u otro dispositivo de control), y dispone de un cuadro de mando en el que puede ver en tiempo real las personas presentes, ausentes o retrasadas.
- Las hojas de asistencia se imprimen automáticamente y se envían a su herramienta de gestión de nóminas. La herramienta tiene en cuenta los diferentes tipos de horas: pagadas, horas extras, ausencias, modulación, horas nocturnas, domingos, etc.
- Algunas herramientas te permiten geolocalizar a tus empleados en movimiento.
Si tu herramienta de seguimiento de la asistencia tiene un portal para empleados, estos pueden registrar el tiempo de asistencia semanal en línea, asignarlo a diferentes proyectos y añadir comentarios. Un tablero de control específico para cada empleado resume sus horas completadas y restantes y les notifica cuando se retrasan en la introducción de sus hojas de horas.
Si tu herramienta no tiene un portal de RRHH, las hojas de horas se generan por defecto, pero pueden modificarse manualmente.
Una herramienta de gestión de recursos humanos
Como administrador, puedes utilizar un calendario gráfico para ver la presencia de tus empleados en tiempo real o a posteriori.
Un cuadro de mando interactivo centraliza todos los indicadores de rendimiento vinculados a la presencia de las personas:
- Asistencia, ausencias, retrasos por persona o equipo.
- Necesidades de determinados equipos.
- Anomalías en el registro: retrasos, ausencias, olvidos, etc.
- Disponibilidad de los empleados.
Un simple clic permite generar informes analíticos personalizados, exportarlos y compartirlos:
- Informes de cálculo del coste del trabajo para medir el rendimiento de un individuo por tarea.
- Informes por proyecto (tiempo previsto vs. realizado) para justificar la factura enviada a los clientes.
Estas herramientas respetan el código laboral. Se te notifica en caso de violación de las obligaciones legales por parte de un empleado o un responsable de RR.HH. (a menos que se establezca una exención en la herramienta).
¿Quién utiliza el software control presencia?
Este software es multifuncional:
- Los empleados fichan a la entrada y a la salida o registran sus horas de trabajo semanales.
- Los responsables de RR.HH. y los jefes de equipo controlan la asistencia de sus subordinados.
- Los Directores de Recursos Humanos (DRH) ven los indicadores de rendimiento y gestionan el personal.
Estas herramientas se utilizan principalmente en las grandes organizaciones que necesitan establecer procedimientos formales de seguimiento y control. Buenos ejemplos son las empresas minoristas, los hospitales o los centros de llamadas.
Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) también pueden utilizar estas soluciones de gestión para obtener la trazabilidad del tiempo invertido en un proyecto.
¿Por qué utilizar un software de control de asistencia en tu empresa?
Estas herramientas mejoran la gestión de los recursos humanos: se sabe en tiempo real quién está presente, quién está ausente y quién llega tarde. Sin embargo, tienen algunas desventajas.
Ventajas
- Control en tiempo real de las presencias, ausencias y retrasos.
- Seguimiento del progreso por proyecto, diferencia entre el tiempo previsto y el real.
- Sinergias con otros elementos del SIRH: simplificación administrativa de la laboriosa gestión de los recursos humanos.
- Trazabilidad del tiempo de trabajo en caso de Inspección de Trabajo.
- Reducción de los costes relacionados con la pérdida de minutos, el registro de datos en la herramienta de nóminas, los errores de introducción de datos, etc.
- Aumento de la productividad de los empleados que saben que están siendo controlados.
- Cumplimiento de la legislación.
Desventajas
- El uso de un reloj de fichar además de la herramienta de control de asistencia es esencial para un control preciso y automático.
- Las normas estrictas de asistencia pueden ser malinterpretadas por los empleados y causar tensiones.
- Un responsable de RR.HH. puede verse desbordado por las anomalías si recibe una notificación cada vez que un empleado llega un poco antes o después.
Mejores software control de fichajes y presencia
Bizneo
Se trata de un completo software de Recursos Humanos que se adapta al tamaño y necesidades de cada empresa. La solución de Bizneo incluye un módulo para la gestión del tiempo.
Fichaje desde el smartphone o tableta a través de una aplicación móvil.
Creación de informes y reportes personalizados.
Información centralizada para una gestión simple.
Factorial HR
Factorial HR es un completo e intuitivo programa de recursos humanos, también ofrece la posibilidad de gestionar el fichaje de tus empleados. Destaca por dar la posibilidad de fichar a través de códigos QR.
Presencia IGP ClickFINGER
Es un software de tiempo y asistencia pensado para todo tipo de compañías, grandes empresas, pymes y autónomos. El sistema de control de Presencia IGP ClickFINGER permite:
Escáner biométrico.
Lector de huellas o tarjetas instalado en un dispositivo.
Lector de tarjeta instalado en el propio ordenador del trabajador.
Fichaje por clave en el dispositivo donde esté instalado el software.
Datadec
Sistema completo para el departamento de recursos humanos y el control laboral. La solución de Datadec permite el fichaje vía terminales biométricos Kimaldi, puestos fijos en PC, y app móviles.
Amsystem
Amsystem es una herramienta pensada para facilitar la comunicación entre empresas y empleados. Alo presnecia es la solución de Amsystem para la gestión del control horario.
Grupo Castilla
Software para la gestión de recursos humanos y nóminas. Epsilon3 es la solución de Grupo Castilla pensada para gestionar desde un mismo panel de control la presencia, ausencia y retraso por parte de individuos o equipos.
Señalar anomalías: retraso, ausencia, olvido, etc.
Disponibilidad de los empleados.
Gestión de incidencias.
Sage Control Horario
Sage control horario es un software pensado para conformidad de la ley laboral. La solución ayuda a todo tipo de empresas a adaptarse a las nuevas normativas.
Payfit
Payfit es una solución pensada para la gestión de los recursos humanos. PayFit simplifica los procesos de comunicación y solicitudes de ausencias entre responsables y empleados.
Registro de la jornada laboral.
Gestión de horas asignadas a cada proyecto.
Módulos personalizados.
Asifnación de tiempo por proyecto.
TramitApp
Es una app para control horario y de los RR.HH. en general. TramitApp propone varias opciones para el fichaje de los empleados:
- Fichaje por app.
- Fichaje por Kiosko.
- Fichake por web.
Los empleados pueden fichar desde cuaqluier lugar y en cualquier momento. Asimismo, puede hacer seguimiento en tiempo real de las horas trabajadas.
Ventajas del software control de presencia
El software (basado en web) se sincroniza con tus otras herramientas, este software de RRHH recupera datos relacionados con las llegadas, salidas, pausas e interrupciones en el trabajo de sus equipos:
Cada empleado es identificado con una ficha de puesto de trabajo. Esta ficha centraliza la información del contrato de trabajo (horas de trabajo, etc.) y se acompaña de los datos obtenidos a partir del fichaje.
El empleador tiene una cuenta de administrador para ver la presencia de sus empleados y gestionar anomalías:
Irregularidades en el fichaje.
Fichaje fuera de las horas programadas.
Ausencia de fichaje.
Número máximo de horas de trabajo superado.
Tiempo de descanso no respetado.
Portal de autoservicio para empleados en el cual los asalariados pueden registrar su tiempo de trabajo diariamente.
Las hojas de trabajo de los empleados son transferidas automáticamente a las herramientas de nómina y/o gestión contable.
