Software de ATS

ATS software: guía de compra

Guía completa: elegir e implementar un software de gestión de permisos en 2025

¿Estás cansado de perder tiempo revisando CVs, organizando entrevistas manualmente y gestionando candidaturas dispersas en tus correos electrónicos? ¡Estás en el lugar indicado! Esta guía ha sido diseñada para ayudarte a entender cómo un software ATS (Applicant Tracking System) puede revolucionar tu proceso de contratación, hacer tus gestiones más eficientes y ofrecer una experiencia fluida a tus candidatos.

Un software ATS no es simplemente una herramienta para almacenar CVs. Es un auténtico recurso estratégico para tu empresa. Te permite automatizar y optimizar cada etapa de la contratación, desde la difusión de tus ofertas hasta la integración de los talentos. Menos tareas repetitivas, más calidad en tus contrataciones.

Sin más preámbulos, te presentamos una lista de los ATS más reconocidos con información detallada sobre su política tarifaria, sus funcionalidades y nuestras recomendaciones según el tamaño de la empresa.

Los mejores softwares ATS en 2025: ¡El comparativo detallado!

La tabla anterior presenta una selección de las herramientas ATS más eficientes del mercado, adaptadas a diferentes tipos de empresas y necesidades. Pero, ¿cómo elegir aquella que realmente se adapte a ti? Aquí tienes algunos elementos clave a tener en cuenta para hacer la elección correcta:

• Funcionalidades adaptadas a tus necesidades: Si eres una PYME, una herramienta simple y eficaz podría ser suficiente. Pero si tienes necesidades más complejas (búsqueda avanzada, integración con otras herramientas de RRHH, gestión de talentos), un ATS más robusto con funcionalidades de análisis e informes detallados podría ser lo que necesitas.

• Facilidad de uso: Un buen ATS debe ser intuitivo, para que tus equipos de RRHH puedan adoptarlo rápidamente sin perder tiempo. Consulta las opiniones de los usuarios y opta por una herramienta que ofrezca una interfaz clara y bien estructurada.

• Escalabilidad: Si prevés un fuerte crecimiento, piensa en elegir un ATS que pueda evolucionar contigo. Algunas herramientas ofrecen versiones más avanzadas o funcionalidades modulares, perfectas para acompañar a tu empresa a largo plazo.

• Soporte al cliente y acompañamiento: El servicio de atención al cliente es esencial. Elige un software que ofrezca asistencia rápida y recursos para ayudarte a sacar el máximo partido de la herramienta. La implementación de un ATS puede ser compleja, por lo que un buen acompañamiento es indispensable.

Esta guía tiene como objetivo ayudarte a elegir la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades específicas, ofreciéndote al mismo tiempo el mejor rendimiento en materia de contratación. Tómate el tiempo de comparar opciones, probar demos gratuitas y, sobre todo, recuerda que la mejor elección es aquella que facilitará tu trabajo diario.

¿Cuáles son las funcionalidades imprescindibles que debe tener un software ATS?

Un software ATS no solo simplifica la contratación, sino que transforma por completo la manera de gestionar las candidaturas y encontrar los talentos adecuados. Por ello, es fundamental verificar que la herramienta que consideras disponga de las siguientes funcionalidades:

📝 Gestión centralizada de candidaturas
¡No más CVs perdidos en tu bandeja de entrada! Un ATS te permite agrupar todas tus candidaturas en un mismo lugar, ofreciendo una vista general de fácil acceso para clasificar, evaluar y hacer seguimiento del avance de cada candidato.

🔍 Búsqueda automatizada de talentos
La búsqueda de talentos se vuelve mucho más sencilla gracias a las herramientas de sourcing integradas. Puedes buscar y contactar candidatos directamente desde la plataforma, automatizando además algunas tareas como el envío de mensajes o los recordatorios.

📊 Informes y análisis avanzados
Un buen ATS te permite monitorizar en tiempo real el rendimiento de tus campañas de contratación: tasa de respuesta, eficacia de los anuncios, evolución de los candidatos en el proceso. Estos datos te ayudan a ajustar tus estrategias y tomar decisiones más informadas.

🔄 Flujo de trabajo de contratación flexible
Configura un proceso de contratación perfectamente adaptado a tu organización, con etapas personalizables (filtrado de CVs, entrevistas, evaluaciones, decisiones finales). Un flujo de trabajo automatizado ahorra un tiempo valioso, garantizando que cada candidato sigue el recorrido definido.

📅 Planificación de entrevistas
Ahorra tiempo integrando una herramienta para planificar entrevistas. Tus candidatos pueden elegir el horario que se ajuste a tus disponibilidades, eliminando los interminables intercambios de correos para fijar una cita.

🧑‍💼 Colaboración con los responsables
Los softwares ATS modernos permiten trabajar en estrecha colaboración con los responsables. Puedes compartir perfiles de candidatos, solicitar opiniones y tomar decisiones en conjunto de forma sencilla.

🔒 Conformidad y seguridad de los datos
El cumplimiento del RGPD es imprescindible en la gestión de datos de los candidatos. Un buen ATS te ayuda a respetar las normativas legales y garantiza la seguridad de la información personal.

📱 Accesibilidad y movilidad
Accede a tus candidaturas e informes desde cualquier dispositivo. Ya sea en una reunión, de viaje o desde casa, mantente conectado y reactivo en todo momento.

Un software ATS no es simplemente una herramienta para gestionar candidaturas, es un auténtico asistente de RRHH que optimiza el proceso de contratación de principio a fin. Te ayuda a focalizar tus esfuerzos, a contratar más rápido y de forma más eficaz, a la vez que ofrece una experiencia fluida a tus equipos y candidatos.

¿Quiénes son las personas que se deben incluir en la toma de decisiones e implementación de un software ATS?

La implementación de un software ATS (Applicant Tracking System) debe ser una decisión meditada, que involucre a varias partes interesadas para garantizar su éxito. A continuación, se detallan las personas clave a incluir en cada etapa del proceso:

1. Responsable de RRHH/Reclutadores

Son quienes utilizarán el software a diario, por lo que sus necesidades deben ser la prioridad. Por ejemplo:

• Requisitos específicos: ¿Necesitan funcionalidades como la multidifusión de ofertas o la gestión centralizada de candidaturas?
• Problemas actuales: Comprender sus dificultades con las herramientas actuales (como el seguimiento manual de candidaturas o la lentitud de los procesos).
• Definición de criterios de contratación: El software debe poder adaptarse a sus métodos de filtrado, clasificación y evaluación de candidatos.

2. Equipo de IT/Soporte técnico

El equipo informático se encargará de la integración técnica del software en tu infraestructura existente, y también garantizará la seguridad de los datos y la gestión de accesos.

• Seguridad y conformidad: Asegurarse de que el software cumple con los estándares de seguridad, especialmente en la gestión de datos sensibles (por ejemplo: conformidad con el RGPD).
• Integración con otras herramientas de RRHH: Por ejemplo, el ATS debe poder conectarse con tu SIRH o con tu herramienta de nómina para automatizar algunas tareas.

3. Responsable de la conformidad jurídica

Las implicaciones legales suelen pasarse por alto al elegir un ATS, pero es una etapa crucial.

• Verificación del cumplimiento del RGPD: Asegurarse de que el software permita una gestión transparente de las candidaturas e incluya herramientas para gestionar las solicitudes de acceso y eliminación de datos.
• Archivado y gestión de historiales: Algunas soluciones ATS permiten gestionar el historial de contrataciones, incluido el archivado de candidaturas para cumplir con los requisitos legales.

4. Responsables de equipo

Los responsables de los equipos operativos o de los departamentos también deben validar las funcionalidades relacionadas con la colaboración en RRHH. Por ejemplo:

• Validación de candidaturas: El software ATS debe permitir que los responsables participen fácilmente en la evaluación de las candidaturas y den su opinión sin tener que recurrir a herramientas externas o correos electrónicos.
• Planificación de entrevistas: Las herramientas de planificación de entrevistas deben sincronizarse con los calendarios de los responsables e incluir la posibilidad de realizar entrevistas por videoconferencia.

5. Equipo de gestión de datos o CIO

El responsable de la gestión de datos o el CIO (Director de Sistemas de Información) debe validar la arquitectura técnica del software.

• Interconexión de datos: Asegurarse de que la información de los candidatos se comparte correctamente entre las diferentes herramientas utilizadas (por ejemplo, el SIRH, las pruebas de preselección, etc.).
• Centralización de datos: El software ATS debe permitir una gestión centralizada de la información de los candidatos para evitar que se disperse en varios sistemas.

6. Dirección financiera

El presupuesto para el ATS debe ser validado por las partes financieras interesadas.

• Análisis de rentabilidad: Es necesario demostrar que la inversión en un ATS genera un ROI, racionalizando la contratación y reduciendo el costo por contratación.
• Elección del modelo de tarificación: Si el software utiliza una suscripción anual o un precio por contratación, la dirección financiera debe asegurarse de que dicho modelo sea compatible con las previsiones presupuestarias.

7. Usuarios finales – Reclutadores junior o candidatos

Aunque parezca evidente, obtener opiniones de quienes estarán en el terreno es esencial.

• Ergonomía de la interfaz: ¿Puede un reclutador principiante utilizar el sistema fácilmente? ¿Son intuitivas las opciones de búsqueda?
• Opinión del candidato: Probar la interfaz desde la perspectiva del candidato para asegurarse de que es fluida, intuitiva y accesible.

Por qué dotarse de un ATS será crucial en 2025

Elegir un software ATS en 2025 es asegurarte de disponer de una herramienta que te prepare para las evoluciones en el ámbito de la contratación. Estas son las tendencias que deberían guiar tu decisión para una elección estratégica:

1. La inteligencia artificial para una contratación más rápida y precisa
   Los ATS modernos utilizan la IA para optimizar la selección de CVs, mejorar el análisis de datos y automatizar tareas repetitivas. Esto reduce los sesgos humanos y te ayuda a identificar con mayor facilidad a los mejores talentos. Asegúrate de que tu ATS ofrezca estas capacidades para una contratación ágil y eficaz.

2. Procesos de contratación fluidos y eficientes
   Un buen ATS debe permitirte automatizar la gestión de candidaturas, la planificación de entrevistas y la comunicación con los candidatos. Busca un software que ofrezca funcionalidades como agenda de autoservicio, notificaciones automáticas y la gestión de procesos en un único lugar. Esto te ahorrará un tiempo valioso y evitará errores.

3. La candidatura con un clic
   Los candidatos desean una experiencia rápida y sin fricciones. Un ATS en 2025 debe ofrecer la funcionalidad “one-click apply”, permitiendo que los candidatos se postulen de manera instantánea a través de LinkedIn, Indeed o su CV. Este tipo de simplificación incrementa la tasa de postulaciones, esencial para atraer a los mejores perfiles.

4. Un sitio de carreras fácil de editar y optimizado
   La gestión de ofertas de empleo debe ser sencilla. Asegúrate de que tu ATS te permita crear un sitio de carreras atractivo, fácil de actualizar, con opciones de filtrado para los candidatos e integración perfecta con tu marca empleadora. Un sitio optimizado reforzará tu atractivo y facilitará la navegación para tus futuros talentos.

5. Integración flexible con otras herramientas de RRHH
   Un ATS “best of breed” se integra fácilmente con otras herramientas de RRHH (gestión de talentos, evaluación de competencias, etc.) mediante APIs. Esta flexibilidad es crucial para construir un ecosistema de RRHH coherente y permitir una gestión fluida de los procesos.

6. Contratación a distancia y teletrabajo
   Si tu empresa contrata a distancia o ofrece opciones de teletrabajo, tu ATS debe tenerlo en cuenta. Busca un software que te permita filtrar ofertas según el teletrabajo, facilite las entrevistas remotas y gestione las candidaturas de forma descentralizada, adaptándose a diferentes necesidades geográficas.

7. Una experiencia móvil optimizada
   La mayoría de los candidatos se postulan desde su móvil. Asegúrate de que tu ATS ofrezca una interfaz de usuario fluida en todos los dispositivos y simplifique el proceso de postulación, especialmente para los usuarios de smartphones.

8. Automatización del recorrido del candidato
   La automatización de notificaciones, seguimientos y la interacción con los candidatos se vuelve indispensable. Tu ATS debe permitir automatizar las tareas repetitivas, creando al mismo tiempo una experiencia atractiva y fluida para los candidatos.

9. Decisión descentralizada y simplificada para los responsables
   Proporciona a tus responsables las herramientas necesarias para contratar de forma autónoma, respetando procesos estandarizados. Esto favorecerá una mayor adecuación entre los perfiles buscados y las necesidades de los equipos.

En resumen:
En 2025, un ATS no solo debe gestionar candidaturas; debe convertirse en un recurso estratégico para atraer, contratar y retener talentos, a la vez que optimiza los procesos internos. Elige un ATS que incorpore estas tendencias para mantenerte competitivo y ofrecer una experiencia de contratación fluida, moderna y atractiva. Esto te permitirá no solo mejorar la eficiencia de tus equipos de RRHH, sino también obtener una ventaja decisiva en el mercado laboral del futuro.