Gestión de proyectos ágil software: guía de compra
¿Qué es un software de gestión de proyectos ágiles?
Definición
Un software de gestión de proyectos ágiles es una herramienta de gestión dedicada a la planificación de tareas inherentes a los proyectos según las limitaciones de tiempo, recursos y costos. Permite organizar el trabajo en equipo de acuerdo con la metodología de trabajo preferida. Los softwares de gestión de proyectos vienen en diversas formas para satisfacer diversas necesidades y brindar apoyo a los equipos según diferentes métodos de gestión de proyectos.
Además, el software de gestión de proyectos ágiles permite automatizar ciertos procesos, como la asignación automática de tareas entre los participantes, lo que aumenta la productividad y facilita la transferencia de información.
¿Cómo funciona?
El software de gestión de proyectos ágiles está diseñado en torno a una o más metodologías de trabajo (Agile Scrum, PMBOK, Prince 2, Ruta Crítica, PERT, etc.). Ofrece así un marco de trabajo (Framework en inglés) para ejecutar y seguir el ciclo de vida de un proyecto en buenas condiciones. Las herramientas de gestión de proyectos tienen como objetivo aumentar la productividad del equipo al simplificar y automatizar la organización del trabajo.
La mayoría de las herramientas modernas también son soluciones colaborativas poderosas que ayudan a crear sinergia entre las partes interesadas en el proyecto (gerente de proyecto, ingenieros, cliente, etc.).
¿A quiénes están dirigidos los softwares de gestión de proyectos ágiles?
Las herramientas de gestión de proyectos ágiles le permiten gestionar los plazos y hacer un seguimiento preciso de los presupuestos. Cada participante tiene acceso a la información que necesita para cumplir con éxito la tarea que se le ha asignado. La facturación detallada, la contabilidad, la gestión de existencias y el seguimiento del progreso se presentan con solo unos clics. El software de gestión de proyectos ágiles es adecuado para todo tipo de pequeñas y medianas empresas (PYME):
Empresas que trabajan en modo proyecto
Cualquier empresa puede trabajar en modo proyecto para ser más ágil en su organización. La agilidad permite responsabilizar a todos los colaboradores y permite que la empresa se adapte rápidamente a los cambios que enfrenta. En este caso, herramientas colaborativas de gestión de tareas o herramientas de planificación simples son suficientes para organizar la carga de trabajo del equipo.
Proveedores de servicios de TI: Gestión de proyectos de software ágiles
El software de gestión de proyectos ágiles permite a los proveedores de servicios de TI gestionar eficientemente el proceso de desarrollo mientras garantiza la entrega oportuna a los clientes. Permite a la empresa garantizar una calidad técnica avanzada y responder rápidamente a cualquier mal funcionamiento.
Gestión de proyectos internos
Muchas empresas se involucran en la gestión de proyectos en línea trabajando de forma remota con varios colaboradores. Esto es lo que ofrece una herramienta de gestión de proyectos web o SaaS. Esta herramienta estratégica es ideal para el gerente de proyectos para la gestión de carteras de proyectos, recursos y para hacer un seguimiento del progreso de los proyectos internos en tiempo real.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar un software de gestión de proyectos ágiles?
La herramienta de seguimiento de proyectos, combinada con la metodología ágil, es un verdadero plus para su empresa. Aquí hay algunas características avanzadas y módulos que se volverán indispensables en su día a día:
Ventajas:
- Ahorro de tiempo: acceso rápido a la información y los documentos
- Acceso al diagrama de Gantt: una herramienta que facilita la gestión de proyectos al permitir visualizar en el tiempo las diferentes etapas y hitos del proyecto.
- Elaboración de informes precisos: Todos los colaboradores tienen acceso a estos informes para realizar un seguimiento de la organización o los datos financieros.
- Acceso desde varios dispositivos: Ya sea que esté en una reunión profesional o en movimiento, puede acceder a su software de gestión de proyectos ágiles desde su computadora, tablet o incluso teléfono móvil. El software se actualiza en todos los dispositivos al mismo tiempo.
- Un espacio de trabajo colaborativo: Comunique fácilmente y rápidamente con todas las personas involucradas en lugar de multiplicar los correos electrónicos, optimizando su productividad con la gestión colaborativa de proyectos en línea.
- Un espacio de almacenamiento seguro: Coloque los archivos en su espacio de almacenamiento para que todos los participantes del proyecto puedan acceder a ellos de forma segura.
- Gestión de riesgos: desvíos presupuestarios o retrasos en las entregas
Desventajas:
- Muchos softwares de gestión de proyectos ágiles son en realidad solo gestores de tareas
- Tomar un curso de gestión de proyectos (metodología) es un requisito esencial
- Implementar una nueva herramienta puede ser complejo
¿Cómo elegir un software de gestión de proyectos ágiles?
Las soluciones de software de gestión de proyectos ágiles se han multiplicado en los últimos años, lo que dificulta la elección entre las soluciones disponibles. Se está volviendo cada vez más importante realizar primero una evaluación sólida de las necesidades de la empresa, lo que puede corresponder a un documento de especificaciones.
Definir las necesidades de la empresa para elegir mejor
Primero, es necesario determinar si desea utilizar una solución alojada localmente o una solución completamente en línea (Cloud SaaS). El modelo local (On Premise) está perdiendo popularidad frente al software en línea por suscripción (SaaS), que permite el acceso desde cualquier lugar siempre que haya una conexión a Internet disponible.
Consulte a sus equipos de trabajo para facilitar la adopción del software
Luego, es importante determinar con sus equipos qué metodología de proyecto adoptar. Algunos softwares de gestión de proyectos son más adecuados para un método SCRUM que para un método ágil, por ejemplo. Una vez seleccionada la metodología de trabajo, puede abordar toda una serie de preguntas para definir claramente sus necesidades, como:
- ¿Cuáles son las funciones obligatorias a las que deseo tener acceso?
- ¿Cuántos puestos de trabajo están incluidos en mi suscripción?
- ¿Mi software de gestión de proyectos ágiles también es accesible sin conexión?
- ¿Puedo alojar archivos directamente en mi software de gestión de proyectos?
- ¿Permite funciones adicionales (seguimiento de tiempo, chat en línea, planificación inversa, etc.)?
- ¿El software es compatible con otros softwares de terceros?
- ¿Puedo compartir una tarea con una persona que no tenga acceso al software?
- ¿La interfaz del software permite su uso en dispositivos móviles o tablets?
