Workflow software: guía de compra
Software Workflow
Centraliza tu información y automatiza las tareas para administrar el flujo de trabajo. Un Software Workflow brinda una vista resumida del progreso de los proyectos, pero también sobre la distribución de responsabilidades por parte de los actores y los plazos para cumplir. De esta manera, reduce el tiempo de procesamiento de las quejas de clientes o las reacciones a una falla en la línea de producción.
Con la ayuda de las herramientas de administración y los paneles de control, puedes seguir tu actividad paso a paso y en tiempo real. Evalúar el estado de finalización de ciertas tareas urgentes y pueder proyectar la carga de trabajo a largo plazo. También te invita a una mejor gestión de riesgos y te ayuda a tomar las decisiones más adecuadas al tener una visión clara de la situación en un momento dado.
¿Qué es el software flujo de trabajo?
El software de gestión de proyectos a través del flujo de trabajo tiene como objetivo controlar los procesos de negocios y facilitar el flujo de datos de negocios de acuerdo con la especificidad de los procesos.
La automatización de las tareas a realizar garantiza una mayor serenidad y te invita a centrarte en tu negocio principal y las tareas de valor agregado.
El software flujo de trabajo envía los formularios preseleccionados a las personas adecuadas para implementar un proceso específico. Analiza las operaciones con precisión y garantiza una mayor seguridad en la realización de tareas recurrentes. Totalmente configurable, usted aplica las condiciones que desea y restringe el acceso a los documentos de acuerdo con los empleados involucrados.
¿Cuáles son las características que debe tener el programa para hacer diagramas de flujo?
El programa para hacer diagramas de flujo ofrece el software de flujo de trabajo no es la única función a tu disposición. La mayoría del software de flujo de trabajo ofrece:
Modelar el proceso de una manera simple y efectiva: es la definición de las etapas de tu proceso, los actores involucrados y las reglas de validación para dar el siguiente paso.
La realización de un circuito de procesamiento y la elaboración de reglas de transición.
Búsqueda rápida de procesos de negocio a través de un motor de búsqueda específico para el software de flujo de trabajo.
Selección de un proceso mediante la aplicación de filtros o una categoría específica.
Visualización de las diferentes etapas del proceso y productividad gracias a indicadores estadísticos precisos.
¿Cómo funciona el software Workflow?
1. Automatización de procesos
Para que el proceso se lleve a cabo de forma eficiente, todo el personal implicado debe comunicar claramente las tareas, las dependencias de las mismas ("no puedo hacer la tarea B hasta que tú termines la tarea A") y las responsabilidades.
El software de flujo de trabajo se asegura de optimizar los intercambios mediante la automatización de la comunicación de tareas.
Una vez que el empleado nº 1 ha terminado su tarea, el sistema asigna automáticamente la siguiente tarea al empleado que le sigue en la fila y le envía una notificación (a través de correo electrónico y notificación push).
2. Control de los procesos
¿Tus empleados están haciendo su trabajo de la manera correcta? El software de flujo de trabajo notifica a sus empleados cada vez que se retrasan en su trabajo, asegurándose de que todo está en marcha.
Además, el software también avisa a la dirección cuando un proceso va más lento de lo habitual. De este modo, siempre puede tener un plan de contingencia en caso de que se incumplan los plazos, se produzcan cuellos de botella, etc.
3. Mejora de los procesos
Toda organización quiere que sus procesos sean lo más eficientes posible. Pasas innumerables horas pensando en cómo mejorar el proceso y, finalmente, encuentras la solución. Sin embargo, la implementación de la mejora a veces puede ser difícil.
Con el software de flujo de trabajo, lo único que hay que hacer es ajustar el proceso a través de la plataforma. A continuación, envía automáticamente una notificación a los empleados para informarles de los cambios. Y, por supuesto, también comienza a aplicar el nuevo proceso, en lugar del antiguo, sin dejar lugar a errores.
¿Y por qué el software Workflow es un activo para el negocio?
La gestión del flujo de trabajo es casi inevitable incluso para las pequeñas empresas. El paquete de gestión proporciona:
Un ahorro de tiempo real: incluso si está lejos o si los operadores no están en el sitio, los empleados tienen la oportunidad de responder a una solicitud urgente o enfrentar un mal funcionamiento que podría dificultar la fluidez de la producción. El software de flujo de trabajo dicta el procedimiento y valida los pasos uno tras otro hasta que se resuelve la solicitud.
Reducir el tiempo de procesamiento de una solicitud o queja emitida por un cliente.
Seguimiento preciso y en tiempo real de cada uno de sus procesos de negocio.
Menos olvidos o tareas reservadas.
Mayor fiabilidad de los procesos.
Una ganancia en productividad y la conformidad de cada tarea que responde a los procesos emprendidos.
Accesibilidad a todos los datos esenciales para el correcto funcionamiento de la producción y la centralización de los documentos.
Gestión de derechos según los usuarios involucrados en un proceso.
Poder de decisión más informado.
Un archivo de documentos estandarizados y automáticos.
Un trabajo colaborativo armonioso y una trazabilidad de cada acción emprendida.
Software Workflow gratuito
Hay software de gratuitos que pueden ser suficiente para satisfacer tus necesidades, si no son demasiado exigentes. Sin embargo, la administración de procesos de negocios no es algo que deba tomarse a la ligera y es más seguro no descuidar la elección de un buen software de gestión de flujo para beneficiarse de todas las ventajas de este tipo de paquete de software.
El aspecto del presupuesto, por supuesto, debe tenerse en cuenta, pero los editores de soluciones de software de flujo de trabajo han rechazado sus ofertas en modo SaaS y la suscripción a veces es decreciente. El software gratis puede ser una solución para probar y definir si la inversión en un software de pago es posible. Aunque muchos paquetes SaaS también tienen un período de prueba gratuito.
Un software de flujo de trabajo es una solución ideal para beneficiarse de la gestión rápida de la información y la desmaterialización de documentos para obtener una fluidez de su producción.
