PMS Hotel software: guía de compra
¿Qué es el PMS Hotel?
Definición de PMS de Hotel
El PMS o sistema de gestión de establecimientos hoteleros (Property Managemet System en inglés) es una solución de gestión centrada en los elementos fundamentales para la administración de los hoteles: gestión de reservas (planificación de disponibilidad, entradas y salidas), gestión operativa del establecimiento (inventarios, compras, existencias) y gestión administrativa (gestión de presupuestos, facturas, supervisión de deudores).
El PMS no solo ayuda a ahorrar tiempo, sino que también mejora la visibilidad de los resultados y, de esta forma, la tasa de ocupación del hotel.
¿Cómo funciona?
El PMS (Property Management System) modular para hoteles simplifica la gestión operativa del establecimiento. Tienes acceso en línea a una interfaz online en la que puedes utilizar los diferentes módulos a los que te has suscrito y realizar acciones correlativas:
- Gestión de reservas: reservas en línea, planificación, cancelaciones, depósitos
- Gestión contable: presupuestos, facturas, notas de crédito, declaraciones fiscales
- Gestión del rendimiento: oferta estacional, categorías de habitaciones, etc.
- Gestión de las relaciones con los clientes y proveedores, etc.
Ventajas de PMS Hotel
El sistema de gestión hotelera es un verdadero aliado para gestionar las relaciones con los clientes y evitar errores en las administración del hotel.
Ventajas
Gestión de reservas en poco segundos.
Facturación global para los establecimientos que ofrecen diversos servicios (restauración, spa, excursiones...).
Gestión de contactos y mejora en la comunicación con los clientes. Envío automático de correos electrónicos de confirmación de reservación, cuestionarios de satisfacción o facturas.
Aumento de la rentabilidad del establecimiento gracias a un seguimiento de las habitaciones vacías y a la posibilidad de hacer ofertas especiales para alentar a los clientes potenciales a venir al hotel.
Solución escalable para la gestión hotelera, posibilidad de adaptarse a las necesidades del negocio. Pueden ser configurados para una ergonomía eficiente.
Facilita la gestión por parte del gestor de canales: si el establecimiento está presente en varios canales de distribución, las disponibilidades y las tarifas se actualizan automáticamente en tiempo real.
Desventajas
Las herramientas de gestión hotelera cubren cada vez más disciplinas: desde el sistema de reservas hasta las acciones de marketing y el control de stock de la cocina. En este océano de soluciones de hostelería, la decisión de un software hotelero adecuado para su establecimiento puede ser difícil.
El PMS está en el corazón de la gestión de la industria hotelera . La interoperabilidad de la herramienta con todos los sistemas utilizados internamente puede ser un desafío para los hoteleros, una vez que un software ha sido integrado debe poder operar de manera fluída con todas la otras herramientas.
Para las estructuras importantes, las soluciones hoteleras no reemplazan el ERP de la gestión hotelera.
¿Para qué sirve el PMS para hoteles?
Podemos abordar la funcionalidad de estas herramientas desde dos aspectos: la gestión de la reserva en línea y la gestión diaria del establecimiento.
Módulos de gestión de reservaciones
Las herramientas para gestión del hotel permiten a los clientes planificar y reservar su estancia. El software para hoteles también soporta la gestión automática del rendimiento (yield management) criterio importante para las empresas de turismo y alojamiento:
Aplicación de tarifas especiales o descuentos según la época del año.
Cálculo automático de precios incluyendo la estancia, el impuesto turístico, los desayunos o los servicios adicionales.
Reservaciones individuales y para grupos.
Internamente, la reservación es registrada en el calendario de ocupación de las habitaciones o apartamentos. El cliente es notificado automáticamente por correo electrónico de su reserva.
Gestión operativa del establecimiento
Para atraer más clientes (turistas, empresarios, etc.), el PMS hotelero permite centralizar la gestión de las acciones de marketing y comunicación:
Envío automático de correos para obtener información sobre la estancia de los clientes: contenido editorial, publicidad, etc.
Gestión de eventos: planificación, comunicación.
Envío de boletines, gestión de comentarios y reseñas online.
Gestión de acciones de venta cruzada.
Posibilidad de premiar la lealtad de los clientes (ofrecer programas de lealtad en función de las estadísticas del sistema), pero también establecer una lista negra (para los clientes no deseados).
Las funcionalidades analíticas permiten visualizar el desempeño organizacional del establecimiento:
Informes y análitica para visualizar las tasas de reservaciones y ocupación, gestionar el inventario de bienes, etc.
Posibilidad de exportar tableros y resultados en diferentes formatos.
Capacidad para cambiar de una institución a otra en el caso de administrar varios hoteles.
La integración con un software de contabilidad y de un programa de facturación permite gestionar asientos contables, cotizaciones y facturas, etc.
Estas herramientas tienen una arquitectura abierta que permite la interoperabilidad con todas las herramientas en tu red:
Distribuidores: agentes de viajes en línea, cadenas de hoteles, sitios web de hoteles, etc.
Software de gestión de ingresos,
Rate shopper o Revenue Management,
Software CRM (Customer Relationship Management), ORM (Online Reputation Manager), CMS (Sistema de gestión de contenido).
Implementación del PMS: ¿cómo funciona el PMS Hotel o software para hoteles?
Se trata de una tecnología modular, el sistema de gestión de establecimientos hoteleros (PMS) simplifica la gestión operativa del hotel. Solo hay que conectarse en línea a una interfaz en la que se encuentran centralizados los diferentes módulos:
Motor de reservas: horarios, cancelaciones, anticipos.
Gestión contable: cotizaciones, facturas, notas de crédito, libro de impuestos.
Gestión del rendimiento: estacionalidad de la oferta, categorías de habitaciones, etc.
Gestión de la experiencia y de la relación con el cliente.
¿Quién utiliza el PMS Hotel?
El PMS es una herramienta de gestión muy completa que se adapta a grandes empresas, pequeñas estructuras e incluso personas que comienzan a alquilar habitaciones o apartamentos: grupos hoteleros de gran tamaño, moteles, hoteles, albergues, posadas, casas de huéspedes, estaciones de esquí, etc.
En interno, los sistemas de gestión hotelera contribuyen a la eficiencia operativa de todos los departamentos: administración, mercadeo, comunicación, personal de limpieza, conserje, recepción, etc.
PMS Hotel SaaS o en la premisa
Una solución SaaS (Software as a Service) o software basado en web es particularmente interesante para las grandes empresas que tienen que imaginar un enfoque colaborativo con otros equipos. El software se puede utilizar y actualizar a través de un servidor de Internet remoto.
Ventajas del software almacenado en la nube:
Servicio personalizado al cliente y oportunidad de obtener capacitación personalizada.
Es menos costoso gracias a suscripciones adaptadas a las necesidades.
La evolución del software está asegurada: las actualizaciones se realizan automáticamente.
Ventajas en la premisa:
Mejores PMS Hotel
Octopus24
Octopus24 es un Sistema de gestión de propiedades para hoteles y propiedades de alquiler. Ofrece PMS, Channel Manager, limpieza, contabilidad, inventario, auditoría, informes completos, página web personalizada, herramienta de reservas online, facturación electrónica, ¡entre otras muchas funciones increíbles!
Con clientes en todo el mundo, Octopus24 es la herramienta perfecta para gestionar tu hotel. Tanto si se trata de un pequeño como de un gran hotel o si tienes un par de apartamentos para alquiler vacacional, Octopus24 es lo que necesitas.
CloudBeds
Cloudbeds es un software que te proporciona una plataforma con la que puedes monetizar tus alojamientos y facilitar su gestión. Tanto si te dedicas a la hostelería, al camping o incluso si eres un particular que alquila propiedades por periodos cortos de tiempo.
Cloudbeds es una plataforma multifuncional basada en la nube que aumenta los ingresos de tu propiedad, agiliza las tareas y las operaciones y proporciona una experiencia memorable a tus huéspedes.
SiteMinder
Ayuda a las empresas a estar presentes en más de 450 canales de reserva (incluidos tu canal directo, OTA, metabuscadores, mayoristas y GDS). Además, todo se encuentra en una misma plataforma para todos los usuarios. La tecnología y los flujos de trabajo automatizados permiten ahorrar horas cada semana y minimizar la necesidad de formación.
Además, es posible integrar SiteMinder con las herramientas que ya utilizas, ya que propone más de 1500 integraciones, aplicaciones y colaboradores expertos.
Clock PMS
Clock Software ofrece un conjunto completo e integrado de software de gestión hotelera basado en la nube. El software ayuda a las empresas hoteleras a hacer sus operaciones más fluidas y a ofrecer la mejor experiencia para los huéspedes.
Gracias a su sistema central de reservas y gestión central de usuarios para cadenas hoteleras y grupos de hostelería, las empresas mejoran el rendimiento de sus empleados y aumentan considerablemente las ventas.
Quonext = QuoHotel
Se trata de una solución de gestión hotelera integral desarrollada sobre el ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV o Navision). Desarrollado para cadenas hoteleras y hoteles independientes, también cubre necesidades adicionales como gestión de spa, balnearios, gimnasios, salas, eventos, golf, time sharing…
PMS, ERP, Marketing y CRM.
Hotelogix
Hotelogix ayuda a automatizar y agilizar las operaciones diarias, mejorar la eficiencia general y maximizar los ingresos. La capacidad de integración del software PMS para hoteles te permite trabajar con una gran cantidad de soluciones de terceros. Asimismo, ofrece la posibilidad de trabajar desde el móvil para gestionar las operaciones sobre la marcha.
PMS Opera u Oracle
El software de Oracle para la gestion hotelera es capaz de orquestar las operaciones del hotel, gestionar las preferencias de los huéspedes, gestionar el inventario de habitaciones y las tarifas, y mucho mas garantizando siempre la seguridad de los datos.
Sisaho
Sisaho es un software de gestion hotelera para hoteles, posadas, residencias y apartamentos. Gratuita y de pago facilita la organización del negocio, ahorra tiempo y ayuda a aumentar los ingresos.
