Software de Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) software: guía de compra

¿Qué es el nuevo reglamento europeo de protección de datos?

El reglamento europeo de protección de datos o RGPD también conocido por sus siglas en inglés GDPR (General Data Protection Regulation) es una normativa establecida por el Parlamento Europeo y el Consejo de la Unión Europea para la protección de datos personales. 

El RGPD o reglamento europeo de protección de datos reforma, regula y estandariza el procesamiento de datos personales. Este nuevo reglamento se aplica a todas las empresas que tratan datos de personas europeas o residentes en Europa -indiferentemente del territorio en que opere la empresa-.  

El RGPD entró en vigor el 25 de mayo de 2018 en la Unión Europea.

4 características principales del nuevo RGPD

1. Es de aplicación obligatoria en todo el territorio de la Unión Europea, así como para toda empresa que trate con datos de ciudadanos residentes en Europa,

2. Obliga a todas las empresas a poseer el consentimiento de las personas para recolectar y tratar datos,

3. Determina las acciones obligatorias para la puesta en conformidad de las empresas,

4. Sanciona a las empresas que incumplan con la protección de datos personales. 

Diferencias entre la RGPD y la LOPD

La LOPD o la Ley Orgánica de Protección de Datos 15/1999 es la normativa española para protección de datos personales predecesora al RGPD. Esta ley era el marco de referencia para la protección de datos personales dentro del territorio español. 

A partir del 25 de mayo de 2018 la RGPD deroga parte de la Ley orgánica de Protección de Datos. La RGPD es un reglamento que introduce nuevos elementos y reforma lo estipulado en la LOPD.

¿Qué cambia con la aplicación del nuevo reglamento protección de datos?

Los ámbitos de acción del nuevo reglamento europeo de protección de datos son:

1. Procesos y trámites ante la AEPD -Agencia española de protección de datos-,

2. Ampliación de los derechos de los usuarios,

3. Aumento de los deberes para las empresas,

4. Implementación  de sanciones mucho más severas.

¿Qué empresas deben implementar el RGPD?

Poco importa la localización de la empresa, el reglamento no hace ninguna diferenciación entre las empresas que operan en la Unión Europea y las que tratan datos personales de europeos en otros países. 

Todas las empresas que traten información personal de ciudadanos europeos (o de ciudadanos extranjeros residentes en Europa) deben cumplir con el RGPD. 

¿Como saber si mi empresa debe habilitar la protección de datos?

Estás en la obligación de proteger la privacidad de datos si tu empresa:

• recolecta datos privados,

• trata datos personales,

• utiliza datos personales.

Ejemplos de dato privado:

Datos de carácter personal

• sexo,

• edad

• número de teléfono,

• correo electrónico,

• salario,

• fotografías,

• dirección postal,

• estado civil,

• identificación y contraseñas,

• número de tarjeta bancaria,

• número de seguridad social,

• porte de gafas (corrección, etc.)

• características físicas,

• características psicológicas, etc.

Informaciones sensibles

• opinión política,

• actividad sindical,

• creencias religiosas,

• preferencias sexuales,

• información médical,

• análisis biométricos,

• condenas penales,

• datos relacionados con menores.

Informaciones destinadas a crear perfiles de consumidores

• datos recolectados a través de cookies,

• análisis de comportamiento del internauta identificadas en el sitio web,

• hábitos de consumo online y offline,

• práctica de retargeting publicitario, etc.

¿Qué es un software RGPD?

Es un software de gestión pensado para automatizar, optimizar y asegurar el cumplimiento del reglamento general de protección de datos en las empresas. 

Las plataformas RGPD han sido pensadas tanto para consultoras, como para empresas que gestionan el RGPD en interno. Las soluciones de gestión del RGPD se adaptan a las necesidades del negocio. 

Las herramientas RGPD simplifican los trámites y procesos para el cumplimiento de la ley, estas soluciones de gestión suelen ser empleadas por el DPD (Delegado de protección de datos), en caso de haber asignado uno, o simplemente por el responsable del acatamiento de la legislación en la empresa. 

Funcionalidades del software RGPD

El software RGPD es un sistema de gestión completo que permite a las empresas organizar y llevar a cabo la puesta en conformidad, así como el seguimiento y mantenimiento de los planeas de acción para proteger el tratamiento.

• Centralizar varias herramientas en una sola: gestión documental, servicio jurídico, gestión de derechos y deberes... 

• Automatizar tareas repetitivas y monótonas,

• Llevar un libro de registros de datos,

• Realizar análisis de riesgos por datos sensibles, responsabilidad y tratamiento,

• Agilizar la evaluación del impacto,

• Optimizar las brechas de seguridad,

• Gestionar el consentimiento

1. ARCO,

2. Portabilidad,

3. Olvido,

Un software RGPD no reemplaza las funciones de un DPD -delegado de protección de datos-, sin embargo evita formaciones y contrataciones que pueden constituir pérdidas de tiempo y dinero.

La integración de una plataforma RGPD te otorga la libertad de externalizar las funciones del DPO (acrónimo para los delegados de protección de datos RGPD) con abogados especialistas en la materia.

Beneficios de integrar un software RGPD

• Aumentar la productividad en la empresa,

• Optimizar la gestión del ciclo de vida de los datos,

• Prever la planeación de recursos y la gestión de procesos,

• Mejorar la relación con el cliente,

• Informar a los usuarios,

• Generar informes automáticos,

• Contar con actualizaciones automáticas,

• Tener un registro, alojado en la nube, de las acciones tomadas para la protección de datos (SaaS),

• Automatizar la gestión de servicios,

• Contar con una herramienta escalable,

• Trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar.

Los mejores software RGPD en español

Global Suite

Es una solución RGPD modular que permite la gestión documental, asignación y gestión del DPD, gestión de proyectos, tratamiento de datos, gestión de derechos, gestión de riesgo, etc. 

Gracias a su naturaleza modular GlobalSuite facilita la Compliance de toda la organización. 

Smart GDPR

Esta herramienta para la puesta en conformidad RGPD, además de todos las funciones básicas de un software RGPD, ofrece beneficios novedosos e interesantes:

• La posibilidad de externalizar las funciones del DPD con abogados especializados,

• Propone una cobertura de hasta  90 M€ para cubrir su riesgo financiero con el seguro del DPO externo (en caso de error cometido bajo la responsabilidad de SMART GDPR).

Data Privacy Solution

Está herramienta propone notificaciones para alertar sobre violaciones de la seguridad de los datos. 

Este software está basado en la nube, además incluye la función multiempresa. Esto significa que los usuarios autorizados pueden conectarse simultáneamente desde cualquier parte del mundo. 

Facilita RGPD 

Es la herramienta online de la Agencia Española de Protección de Datos para ayudar a las empresas a cumplir con el nuevo reglamento. Facilita RGPD es un software RGPD gratis, debes acceder desde la página de la AEPD. Una de las particulares de esta plataforma es que ha sido pensada para ayudar a empresas que gestionen datos de escaso riesgo.

Lista de los software RGPD más utilizados

La oferta es amplia: existen software RGPD para consultores, software para protección de datos gratis, software libres y hasta programas de gestión LOPD que se han adaptado muy bien a los cambios.

Software RGPD más utilizados en España:

• Pyme legal

• Tecno LOPD

• Onetrust

• Compliance RGPD

• NCS Datos-Software