Gestión escolar software: guía de compra
¿Qué es un software gestión escolar?
Definición
El software de administración escolar es una solución en la nube que facilita la gestión de las escuelas: escuelas, colegios, escuelas secundarias, universidades, escuelas de negocios, prepas, etc.
En forma de ERP, estas herramientas de gestión cubren todos los aspectos relacionados con la gestión de una institución de este tipo: gestión de estudiantes (notas, boletines, ausencias ...), programas, salas, personal, espacio de trabajo digital ( ENT), contabilidad, etc.
¿Cómo funciona el Software gestión escolar?
Propuestas en SaaS, estas herramientas tienen una estructura modular flexible que puede adaptarse a las necesidades específicas de cada establecimiento. Cada uno se suscribe a los diferentes módulos que necesita para gestionar su establecimiento:
Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos (HRIS)
Software de contabilidad
Gestión de Contratos Escolares
Gestión de estudiantes
Programación y gestión: empleados, profesores, alumnos y salas.
Etcétera
Accesibles en línea, integran todas las necesidades relacionadas con la gestión de un año escolar: edición de cuadernos, horarios de horarios, control de ausencias, sanciones, exámenes de gestión, autosuficiencia y comidas, etc.
Cada perfil de usuario accede a la plataforma en línea en su navegador web o móvil y se conecta con sus credenciales para acceder a las muchas funciones de la herramienta.
Los datos generalmente son alojados por el editor de la solución.
¿Cuáles son las principales características de un software escolar?
Para administrar una escuela, se destacan dos tipos de características: las que son comunes al software de administración tradicional y las que son específicas para las escuelas.
Un ERP de gestión para colegios.
La estructura y el funcionamiento de una escuela son similares a los de una empresa. Tienes que gestionar una actividad, empleados, etc., y generar una facturación.
Un primer grupo de características es similar a lo que se encuentra en el comercio:
Gestión de personal (o HRIS): gestión de contratos, perfiles, nóminas, reclutamiento, planificación de personal, gestión de permisos y ausencias, etc.
Gestión de alumnos CRM. Cada estudiante es identificado por una tarjeta única que incluye su identidad, sus datos personales, su INE, su entrenamiento, sus ausencias, etc.
Gestión comercial: gestión de clientes y seguimiento de archivos, presupuestos, facturas, pagos a proveedores, etc.
Contabilidad: registro de contabilidad de doble entrada, seguimiento de gastos y recursos, cambios en el volumen de negocios, etc.
Las estadísticas y los tableros con indicadores clave se utilizan para analizar la actividad de la institución.
La especificidad de un año escolar:
Para gestionar los contratos escolares (profesionalización, aprendizaje, acuerdos de pasantías, etc.), el usuario de la aplicación selecciona un tipo de contrato, completa los campos que se le presentan y los imprime. De la misma manera, puede crear certificados escolares.
Desarrollar los horarios de los maestros, los estudiantes y la planificación de la sala también es una tarea compleja. Estas herramientas permiten realizarlas automáticamente dadas las restricciones estructurales (vacaciones y feriados):
Planificación de niveles, sectores, clases.
Horario de ocupación de la habitación
Horario de exámenes y distribución de salas.
Los diferentes horarios se publican automáticamente en los espacios interactivos reservados para estudiantes, maestros, CPEs y otro personal administrativo.
En estos espacios, los alumnos también pueden consultar sus notas, folleto escolar, etc.
Para administrar las notas, estas herramientas el administrador de la aplicación guarda para cada dado los temas y sus coeficientes. Los maestros luego registran las calificaciones de sus estudiantes. La aplicación calcula automáticamente el promedio y crea el informe asociado.
Finalmente, los editores de software escolar ofrecen módulos adicionales según las necesidades de las escuelas. Entre ellos :
Gestión de ausencias
El libro de texto en línea en el que cada maestro puede comunicar la tarea a sus estudiantes y proporcionar resúmenes de cursos.
Catering escolar: gestión de registros de cantina, pedidos de comidas, facturación, comprobación, etc.
Gestión de autobuses escolares: gestión de paradas, precios, descuentos, reservas de plazas, etc.
Gestión de registro y seguimiento.
Gestión de la convocatoria de campañas de aplicaciones.
¿Quién usa el software gestión escolar?
Desde la escuela pequeña a la universidad, la escuela secundaria, la universidad, la escuela de negocios, etc., todas las estructuras educativas tienen interés en utilizar una solución de gestión. Las necesidades y la complejidad de las herramientas son proporcionales a la cantidad de estudiantes y sectores que se deberán gestionar. Entre los principales perfiles de usuarios:
Los directores y otros miembros administrativos gestionan (por ejemplo) los registros, la comunicación, el personal o la contabilidad del establecimiento.
Los maestros los usan para acceder a sus horarios, registrar calificaciones de los estudiantes, calificaciones y tareas.
Los estudiantes tienen acceso a su espacio de trabajo digital para ver la agenda, el libro de texto o acceder a una base de datos de documentos (ged).
Los padres a veces tienen acceso a estas herramientas para verificar las tareas, calificaciones o penalidades de sus hijos.
¿Por qué usar un software escolar?
Conducir una escuela es similar a dirigir una pequeña y mediana empresa. Esto requiere al menos un software de gestión de personal y contabilidad. Sin embargo, estas herramientas tienen algunas desventajas.
Ventajas
- Estos ERP intuitivos están diseñados específicamente para las escuelas. Satisfacen todas sus necesidades específicas.
- La estructura modular de la herramienta permite adaptarla a su establecimiento y utilizar solo las funcionalidades necesarias.
- Los espacios de colaboración de estas aplicaciones web facilitan las interacciones entre alumnos y profesores.
- La interoperabilidad de diferentes módulos ahorra tiempo y productividad a sus empleados.
- Estas soluciones escalables son actualizadas constantemente por los editores.
Desventajas
- El acceso de los padres a los registros de sus hijos puede obstaculizar la libertad de los estudiantes y ejercer presión sobre el éxito de los estudiantes
- Es raro encontrar una herramienta que centralice todas las necesidades de una escuela.
