Software de Nota de gastos

Nota de gastos software: guía de compra

¿Qué es una nota de gastos?

Las notas de gastos son los documentos (tickets, facturas, etc.) que te permiten a ti y tus empleados justificar los pagos generados durante trabajo realizado fuera de la oficina, desplazamientos y viajes de negocios.

¿Y qué es un programa para control de gastos?

Son software en línea (basado en la nube) que permiten simplicar, automatizar y optimizar todos los procesos relacionados a la gestión de gastos comerciales, gastos de viaje, kilometraje y todo lo referente a gastos profesionales. Gracias a estos programas puedes procesar inmediatamente los pedidos de reembolso relacionados con gastos profesionales (desde cualquier lugar y en cualquier momento). 

¿Cómo funcionan los programas para gestión de nota de gastos?

Las herramientas en línea para gestión de gastos de una empresa se adaptan a las necesidades del negocio:

Gestion empleados y colaboradores

Un portal de recursos humanos o una aplicación para dispositivo móvil (smartphone y tableta) para que tus colaboradores ingresen sus gastos profesionales

• Completar un formulario para pedir reembolsos;

• Adjuntar una pieza justificativa (foto del ticket, recibo o factura);

• Enviar el pedido para aprobación.

Gestión empresa

El director o responsable de recursos humanos también dispone de una herramienta informática (SaaS) para la gestión de los pedidos. El encargado de la gestión de las notas de gastos se conecta de la misma manera que los empleados (a través de un portal o de una aplicación), este dispone de un cuadro de mando que le otorga una visión global de todos los procesos y reportes de gastos. Las dos funciones principales son:

• Aceptar o rechazar los pedidos de acuerdo a las políticas de reembolsos;

• Desbloquear montos máximos si ve que alguna situación lo amerita,

En caso de dar respuesta positiva a las solicitudes, el reembolso de empleados y colaboradores se realiza de forma automática y la transacción se sincroniza con el software de contabilidad o el ERP de la empresa.

¿Qué empresas utilizan un programa para control de gastos?

Los autónomos y las pequeñas empresas no verán un gran cambio en sus procesos con la implementación de un programa, los software contables suelen ser suficientes para gestionar los gastos empresariales. Estas aplicaciones están dirigidas principalmente a pymes y empresas con estructuras más grandes con el objetivo de facilitar el trabajo a los servicios de recursos humanos, comerciales y contables. 

Funciones principales de un software para gestión de nota de gastos

Hay herramientas de recursos humanos que incluyen estas funciones dentro de sus procesos, sin embargo no son tan completas como las herramientas especializadas en la gestión de gastos.

• La introducción/digitalización de justificativos de viajes y gastos profesionales,

• La gestión de tickets y facturas, 

• Pedidos de reembolsos,

• Validación de reembolsos,

• Gestión de pagos,

• Historial de gastos,

• Recuperación de IVA,

• Generación de informes de gastos. 

Las aplicaciones para control de gastos como Captio, Notilus, Expensya y Tickelia cuentan con plataformas que permiten ingresar fotografías de facturas para acompañar el pedido de reembolso.

Algunas aplicaciones ofrecen funciones avanzadas como rellenar planillas utilizando la tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), estas funciones permiten a las empresas ganar un tiempo significativo durante el proceso de gestión y reembolso de gastos profesionales.

Ejemplos de funciones avanzadas en las apps control de gastos:

• Workflow de validación,

• Interconexión con otros sistemas empresariales (ERP, contabilidad,RR.HH...),

• Exportación de datos (Excel, PDF,…),

• Reconocimiento de datos bancarios,

• Conexión con entidades bancarias para generar pagos,

• Gestión multi-divisa,

• Gestión de gastos de desplazamiento con vehículo propio (kilómetros recorridos,etc),

• Generación de informe de gastos;

• Detalles sobre formas de pago: efectivo, tarjeta de crédito, prepago,

• Modo sin conexión para aplicaciones móviles, 

• Cuadros de mandos con gráficos, indicadores claves de rendimiento (KPIs) e informes para controlar y analizar los gastos de las empresas según categoría, departamento, etc.

¿Por qué utilizar una app para control de gastos?

Estas herramientas facilitan la gestión de los gastos profesionales. A continuación, te presentamos algunas ventajas y desventajas de programas para gestión de gastos.

Ventajas de programas para gestión de notas de gastos

Si aún no sabes cómo reducir gastos en una empresa, te contamos que las apps para control de gastos son la solución. Presentar informes de gastos, le permitirá a tu empresa tomar mejores decisiones para la planeación de recursos destinados a gastos profesionales, desplazamientos, viajes, comidas, etc. Además:

• Ya no será necesario pasar horas clasificando tickets y facturas de papel, y rellenando hojas de gastos. Ahora todo se digitaliza y se gestiona gracias a una sola aplicación.

• Optimización de flujos de trabajo gracias a la automatización de algunas tareas monótonas y administrativas.

• Los gastos de los empleados son tratados con rapidez, así que no es necesario inmovilizar la tesorería para poder pagar los gastos por adelantado. 

• Mejora en las relaciones con el cliente y en la gestión comercial: los gastos reales sirven de justificativos para presupuestos y facturas enviados a clientes.  

• Interoperabilidad con software de gestión de proyectos, de esta manera puedes tener un seguimiento del tiempo, de la gestión de viajes de negocios y de los desplazamientos profesionales. 

• Tener un historial de los gastos profesionales, te permite realizar un análisis detallado del reporte de gastos y optimizar la gestión del costo. 

Algunos inconvenientes de las aplicaciones para control de gastos

• Los usuarios de la plataforma pueden intentar pasar algunas compras personales como notas de gastos profesionales. Para las grandes estructuras resulta complicado filtrar todas las solicitudes de reembolso e identificar las peticiones pertinentes. 

• La herramienta debe poder conectarse con un gran número de soluciones informáticas utilizadas por las empresas : software de facturación, ERP, gestión de proyectos, sistema de contabilidad, nómina de sueldos, etc. 

¿Qué solución de gestión de nota de gastos para mi empresa? 

Además de las necesidades de tu compañia, del tamaño de tu empresa y del presupuesto destinado para este tipo de herramientas, hay otros tres aspectos que debes tener en cuenta  la hora de elegir un programa:

• La ergonomía, debe contar con una interfaz intuitiva y fácil de usar. 

• La movilidad, asegúrate de optar por un software online, preferiblemente, que cuente con una aplicación móvil y que ofrezca la posibilidad de ser usado offline. 

• Las funciones:

1. Los empleados tener la opción de poder consultar los saldos disponibles. 

2. Los directores y responsables deben tener la opción de validar rápidamente los gastos, consolidar los montos para el reembolso y generar datos para la contabilidad sin tener que ingresarlos nuevamente.

Mejores software para nota de gastos 

Captio

• Gestión de gastos de viaje.

• Reconocimiento de carácteres.

Notilus

• Gastos de kilometraje.

• Móvilidad empresarial.

Expensya

• Reembolso de millaje.

• Reembolso costes de desplazamiento.

Tickelia

• Gastos del empleado.

• Informe de gastos de viaje.