Facturación software: guía de compra
¿Cómo se factura?
Para cualquier venta de bienes o servicios, un profesional debe emitir una factura. Existen diferentes tipos de facturas y diferentes situaciones en las que se pueden utilizar.
Con nuestras guías sobre facturación, descubre cómo hacer una factura adecuada.
¿Cómo funciona la facturación?
La facturación se utiliza para supervisar y controlar la actividad de una empresa. La factura es un elemento contable esencial para establecer una relación entre clientes y proveedores: un crédito que da lugar al pago de una deuda. La finalidad de una factura es demostrar y garantizar el pago de la deuda de un cliente con un proveedor de bienes o servicios.
¿Qué es un programa de facturación?
El software de facturación es una solución informática que automatiza la gestión de los presupuestos, las facturas y el seguimiento de los pagos para facilitar las operaciones de gestión empresarial. Algunas de ellas te permiten controlar el flujo de caja de tu empresa en tiempo real y realizar pagos en línea. Es un asistente contable para las pequeñas empresas.
¿Qué es el programa de facturación online?
El programa de facturación, complementario al programa de contabilidad en línea, es un software de gestión para ayudar a las empresas a:
Automatizar de manera eficaz la realización de facturas.
Sincronizar la facturación a otros sistemas de gestión empresarial (inventarios, contabilidad, CRM, ERP...).
Mantener un seguimiento de las gestiones comerciales.
Optimizar el proceso de ventas y compras.
Mejorar la gestión de clientes, proveedores, etc.
Sincronizar con el correo electrónico.
Gestionar cobros y pagos de forma automática.
¿Cómo funciona el software facturación online?
El software de facturación está diseñado para ayudarte a editar tus documentos de gestión empresarial y tus tareas administrativas. Permite crear contactos y clientes, una plantilla de factura, una plantilla de presupuesto y una plantilla de hoja de pedido. El software de presupuestos también permite crear una lista de servicios y productos que puede añadirse fácilmente al formulario de pedido, al presupuesto, a la factura y al albarán.
¿Por qué utilizar un software de facturación de presupuestos?
Ventajas
El software de gestión y facturación es indispensable para la operación:
- Hacer las facturas a mano con Excel puede dar lugar a errores. Además, es ilegal desde la aplicación de la nueva ley de finanzas.
- Automatiza toda la gestión de clientes, la creación de documentos para clientes y el contable.
- Permite gestionar la tesorería de la empresa.
- Permite hacer un diseño personalizado.
- Admite la facturación recurrente y los recordatorios.
- Automatiza los procedimientos administrativos, como la declaración del IVA, y ahorra tiempo.
- El software de facturación online es compatible con Mac OS, Windows y Linux
Desventajas
Algunos programas informáticos de facturación extranjeros no cumplen con las leyes españolas.
¿Cuáles son las principales características de un erp facturación?
El software de facturación, que complementa al software de contabilidad online, te ayuda a elaborar tus documentos comerciales y facturas a diario, a la vez que te facilita el seguimiento de los pagos pendientes.
Descubre las diferentes funcionalidades a tu disposición:
- Genera presupuestos y facturas. Rellenando la ficha del cliente con la mayor precisión posible, sólo necesitarás unos pocos datos para elaborar un presupuesto adaptado a cada solicitud.
- Hay plantillas de facturas disponibles para que puedas crear una factura personalizada y rápidamente.
- Gestiona los archivos de tus clientes: al indicar regularmente los cambios, podrás actualizar los datos para crear facturas completas tomando la información directamente de la base de datos.
- Edita tus facturas con toda la información legal necesaria para la validez del documento (por ejemplo, el tipo de IVA). Puedes recuperarlos en formato PDF mediante la función de exportación.
- Reclama automáticamente y con mayor facilidad a tus clientes impagados, posiblemente aplicando los gastos de reclamación inherentes al retraso.
- Crea facturas con un descuento comercial y mejora tus relaciones con los clientes.
- Órdenes de compra, albaranes.
- Generación de asientos contables.
- Acceso a los documentos y asientos contables por parte del contable.
¿En qué debes fijarte a la hora de elegir tu programa de facturación?
No compres programas que sean demasiado engorrosos o que tengan funciones en las que puedas perderte. Elije un programa de facturación sencillo y presta atención a:
- La ergonomía del software para que las funciones sean rápidamente accesibles.
- La personalización de los documentos. La factura debe poder incluir tu logotipo y los colores de la empresa para que haya una sensación de unidad y armonía.
- El servicio de atención al cliente.
- La seguridad de los datos de sus facturas en línea.
- Precio: Los editores ofrecen diferentes tipos de suscripciones en función del número de empleados.
- La gestión de contactos debe permitirte introducir toda la información necesaria sobre tus clientes.
- Software de presupuestos generales (para todas las empresas) o especializado (software de construcción)
Por qué puede olvidarse de Excel: las ventajas del software de facturación
- Evita tener que volver a escribir y ahorra tiempo.
- Selecciona un modelo de presupuesto o de factura.
- Rellena los productos o servicios en cuestión seleccionándolos de tu catálogo.
- Rellena la información del cliente seleccionándolo de tu base de datos de clientes.
- Envía tus facturas y presupuestos directamente desde tu programa de facturación: olvídate de los sobres que tanto tiempo te han costado.
- La gestión de las facturas impagadas se simplifica: tus clientes son recordados automáticamente y tu ya no tienes que pensar en ello.
- Dale a tu contable acceso a la herramienta, o exporta tus ventas del mes para enviárselas y simplificar la contabilidad.
- Puedes asegurarte de que tus documentos son conformes e incluyen toda la información obligatoria que ofrece el software. ¿La ley prevé una nueva entrada obligatoria? La actualización se realiza automáticamente.
- Controla tu facturación, e incluso tu tesorería, rápidamente gracias a un cuadro de mandos.
¿Qué tipos de facturas se pueden producir con el programa de facturación?
Existen diferentes tipos de facturas que puedes crear con tu programa de facturación.
- La factura intermedia o factura provisional. Se trata de un anticipo facturado varias veces al año para repartir un pago importante o un consumo anual.
- El proyecto de ley de regularización, que se elabora tras la lectura de un índice o para poner al día el consumo.
- La factura de cierre, que pone fin al consumo y asegura el fin de un contrato.
- La factura "pro-forma", que se emite a petición del cliente inmediatamente después de una compra.
- La factura final, que es el documento que resume la realización de un servicio o la entrega de un bien.
Elegir el software adecuado: ¿unipersonal local o aplicación para facturar en línea en la nube?
Software para un solo usuario
El software de facturación monopuesto ofrece una mayor seguridad de los datos y permite medir más fácilmente el coste de la inversión. Tu compras el software que se instala en tu sistema informático o en los ordenadores de tu organización. Tendrá que actualizarlo regularmente. Tienes que tener en cuenta que sólo tendrás acceso a tus datos desde tu ordenador profesional. Si quiere hacer recordatorios, introducir informes de gastos o consultar la tesorería, las facturas y los presupuestos, tendrás que hacerlo desde la oficina.
Software de facturación online
Los programas de facturación online son a veces más interesantes, porque se actualizan automaticamente y se pueden obtener nuevos módulos. Tienes acceso a la plataforma en modo SaaS desde todos los ordenadores que estén conectados a Internet. El precio suele variar en función del número de empleados que tendrán acceso al programa de facturación. Así, el precio de un programa informático para autónomos será diferente al de una microempresa, una PYME o una gran empresa.
Mejor programa de facturación gratis
1. Zoho Invoice
Es perfecto para empresas con menos de 5 clientes. Zoho invoice se integra con gran número de aplicaciones como Paypal, GSuite y Google Drive entre otras.
- Factura gratis.
- Gestión de ingresos y gastos.
2. ContaSimple
Propone un plan gratuito para siempre. ContaSimple va hasta 10 clientes. Esta solución permite la creación de facturas en más de una lengua...
- Factura en línea.
- Facturación para autónomos y pymes.
6 Mejores programas de facturación
1. Debitoor
Es uno de los programas de facturación y contabilidad ideales para autónomos y pequeñas empresas. Debitoor es intuitivo, móvil y sincroniza todas las facturas con tu cuenta bancaria.
- Versión gratuita.
- Posibilidad de generar facturas en un par de clics.
2. FactuSOL
Además de ser un software de facturación y gestión comercial, FactuSOL se especializa en tareas relacionadas con el control de stocks y de inventarios.
- Programa de facturación gratuito.
- Gestión de pedidos, albaranes y mucho más.
3. Contamoney
Es un programa para facturación online completo, intuitivo y muy fácil de usar. Contamoney ofrece funcionalidades avanzadas como la gestión de impuestos, la sincronización bancaria y la gestión multimoneda.
- Fácil de utilizar.
- Ideal para emitir facturas en tan solo minutos.
4. SageONE
Es uno de los programas de facturación y contabilidad para autónomos y pymes más utilizados. Sage cuenta con un gran recorrido en materia de software profesionales, lo cual puede ser visto como una garantía en cuanto a seguridad y servicios. SageONE se integra con aplicaciones como Teamleader y Google Drive para ofrecer una cobertura funcional amplia.
- Presentación de impuestos.
5. Factomos
Pensada para empresarios y contadores públicos. Factomos propone respaldos cotidianos de todas las transacciones, crifrafo de los datos y exportes a PDF.
- app móvil gratuita para la gestión de las notas de gastos.
6. Holded
Es un software de gestión todo en uno pensado para las empresad de hoy en día. Se integra con soluciones de contabilidad, CRM, gestión de royectos, inventarios, etc.
- Gestión de gastos y compras.
- Funcionalidad para enviar facturas de forma automática.
6 Programas de facturación más utilizados en España
1. Anfix
Realizar facturas nunca fue tan fácil. Anfix es una solución pensada para empresas pequeñas y autónomos. Conecta tu facturación con las principales entidades bancarias.
- Gestión contable completa.
- Facturación electrónica fáil e intuitiva.
2. Alegra
Alegra propone la gestión de inventarios y la generación de informes y reportes inteligentes y en tiempo real. También propone una aplicación móvil y una API para conectar con otras soluciones empresariales.
- POS: Facturación en puntos de venta, incluso sin Internet.
3. Billage
Es uno de los software más utilizados para la gestión de la facturación. La solución es fácil de usar y permite centralizar la gestión del cliente (CRM, proyectos y facturación en una sola plataforma).
- Centraliza facturación, CRM y gestión de proyectos.
4. Freshbooks
Solución de contabilidad y facturación todo en uno para pequeñas empresas.
5. Sage FacturaPlus
Es la solución de Sage para la gestión de transacciones comerciales como la gestión de stock, la facturación y hasta la generación de informes.
- Gestión comercial y contabilidad integrada.
- Control de stock.
6. Factura directa
Es una solución pensada principalmente para pymes y autónomos. Además, facilita la gestion de facturación, contabilidad e impuestos.
- Generación de modelos de impuestos.
- Gestión de facturas y presupuestos.
Comprar programa de facturación: criterios para elegir
- Ergonomía. Debe ser intuitivo y fácil de usar, es importante acceder rápidamente a las distintas funcionalidades.
- Personalización de los documentos, ¡es indispensable! La factura debe incluir tu logotipo y los colores de tu empresa.
- Relación con el cliente. Es muy relevante que el editor ofrezca la posibilidad de comunicar con un técnico que lo oriente en tiempo real y que resuelva las dificultades con rapidez.
- Seguridad de tus datos. Nombre y dirección de los clientes, datos cifrados, hojas de pedido, paneles de control con el volumen de negocios... todos estos datos deben estar protegidos.
- Precio. Los editores proponen distintos tipos de abonos en función del número de asalariados o las funciones. Algunos proveedores ofrecen 30 días de prueba gratuita, una solución ideal para probar la herramienta.
