Suite ofimática software: guía de compra
¿Qué es una suite ofimática?
La suite ofimática o los paquetes ofimáticos constituyen el conjunto de aplicaciones de una empresa destinados a facilitar el trabajo (de empleados y colaboradores) y a mejorar la productividad.
Se estiman en un 80 % los datos de la empresa que se intercambian de manera informal. Estos intercambios se realizan, la mayoría de las veces, discusiones instantáneas, videoconferencias, comentarios y espacios de conocimientos (Wikis). ¿Imaginas toda la informacion valiosa que se pierde por no centralizar los espacios de trabajo y comunicacion?
Descubre herramientas para gestionar y centralizar la comunicación y el trabajo colaborativo gracias a nuestros manuales sobre los programas de suites ofimáticas.
Caracteristicas de la suite ofimática
La mayoría de los ordenadores que se encuentran en el mercado incluyen programas de paquetes ofimáticos. Dichos programas son indispensables, ya que son prácticos y responden a necesidades concretas. Se han creado para facilitar el día a día de todos los usuarios de ordenadores.
La suite ofimática reagrupa distintos programas y herramientas colaborativas. Con esta solución, podrás acceder a funcionalidades diferentes para crear documentos para tu empresa, realizar hojas de cálculo e informes, animar presentaciones de productos o servicios...
La suite ofimática es un conjunto de funciones para llevar a cabo las acciones que antes realizabas a mano. Contabilidad, realización de presupuestos, presentación animada o incluso paneles de control que te permiten realizar un seguimiento de la evolución de tus cifras... el paquete ofimático te ofrece numerosas posibilidades. Utiliza el tratamiento de texto, la hoja de cálculo, ordena tus correos electrónicos y toma notas, todo esto gracias a este completo programa.
Compara las distintas soluciones para estimar las necesidades de tu empresa antes de decidir. appvizer te guia para que hagas la mejor elección.
Componentes de la suite ofimática
Los paquetes ofimáticos son aplicaciones muy completas y abarcan todas las tareas ofimáticas para acompañarte día a día.
- El tratamiento de texto: es el programa que te permite redactar textos, realizar currículos o escribir informes. También te ofrece la posibilidad de insertar imágenes o crear dibujos gracias a paletas específicas. El programa de tratamiento de texto te permite insertar encabezados o pies de página y es ideal para revisar la maquetación y crear textos muy largos que puede, además, comentar o anotar. Para garantizar un texto sin errores, el programa contiene un verificador ortográfico como en Word y en Open Office.
- La hoja de cálculo: es el programa para manipular cifras, cuenta con varias hojas (pestañas )y realizar operaciones de cálculo (¡utilizar los macros para automatizar sus tareas!). Es ideal para realizar tablas de cifras y paneles de control, pero también puede utilizarse para realizar gráficos que le dan formato automáticamente a las cifras que hayas insertado. Prueba Excel, normalmente forma parte del paquete ofimático de Microsoft Office.
- El programa de presentación: anima tus reuniones y expon en forma de diapositiva tus presentaciones. Puedes insertar fotos y textos y modificar los contenidos aplicándoles efectos dinámicos. Edita tu documento, modifica las fuentes o los colores e integra encabezados para personalizar las diapositivas a la imagen de tu empresa.
- La mensajería: recibe los correos electrónicos, configura las acciones de selección para ordenar tus correos electrónicos en archivos específicos, utiliza el calendario para planificar tus tareas... La mensajería del programa del paquete ofimático va más lejos que las mensajerías tradicionales. También puede permitir que tus colaboradores accedan a tu calendario y puedan visualizar los días que no estás disponible.
- La toma de notas: este programa es perfecto para anotar tus ideas con rapidez y darle el formato que desees mediante algunos parámetros.
Tipos de suite ofimática
Existen varias soluciones, pero las más conocidas son Microsoft Office y OpenOffice, tu alternativa gratuita.
- Microsoft Office: es la más completa. Mejora realmente las posibilidades de tu empresa y se puede acoplar a una base de datos (Microsoft Access). Los programas incluidos son muy avanzados y tienen una calidad profesional. Disponen de numerosas funcionalidades para prestarte toda clase de servicios. Cabe mencionar que es la solución de suite informática más extendida y utilizada en las empresas. Es un dato importante a tener en cuenta a la hora de elegir tu programa, ya que es indispensable que un gran número de usuarios pueda abrir y acceder a tus archivos. Podrás encontrar Microsoft Word Excel (editores de texto y de tablas de cálculo), Powerpoint (programa de presentación), Outlook (mensajería) e incluso Publisher o OneNote.
- OpenOffice: es una suite ofimática gratuito, de código abierto. Este programa, equivalente a Microsoft, tiene la gran ventaja de ser gratuito, ya que su principal competidor es bastante caro. Por el contrario, es más limitado y dispone de menos funcionalidades. Para un uso que no sea muy exhaustivo, es una solución muy adecuada. Sin embargo, a veces, hay que manipular los archivos para que las personas que no disponen de OpenOffice puedan abrir sus documentos, ya que están en un formato diferente.
¿Cómo elegir bien una suite ofimática?
Para hacer una buena elección, debes definir claramente las necesidades de su empresa. Un obrero no necesitará las mismas funcionalidades que un responsable de marketing. Eres tú quien debe saber qué necesita realmente. De todas formas, siempre puedes probar la suite ofimática gratuita OpenOffice o también Apache OpenOffice y LibreOffice. Luego, podrás elegir en función de:
- La ergonomía de los paquetes ofimáticos: la interfaz debe ser sencilla y deberás sentirte cómodo ante las distintas funcionalidades para no disminuir tu productividad.
- Tus necesidades de intercambiar archivos: no dificultes tus intercambios poniendo freno a un documento que tu cliente no pueda abrir.
- Tu presupuesto: es lógico que prefieras optar por un paquete ofimático gratuito pero, a veces, es mejor realizar una inversión si necesitas una suite ofimática con funcionalidades avanzadas. Piensa también en las molestias diarias que evitarás gracias a los paquetes ofimáticos de Microsoft Office u OpenOffice.
- Tu sistema operativo: debes comprobar la compatibilidad de tu paquete ofimático con Mac OS (OS X, por ejemplo), Windows (XP o Vista, por ejemplo), Linux o Android. Las ventajas de las suites ofimáticas en línea son varias: son compatibles con todos los sistemas operativos, no necesitas instalar nada en tu ordenador portátil o fijo y no necesitas descargar las actualizaciones... ¡todo está disponible en la nube y puedes acceder desde un navegador!
