Gestor de tareas software: guía de compra
¿Qué es un gestor de tareas?
Un administrador de tareas es una solución para gestionar el flujo de trabajo en una empresa. La herramienta ayuda en la organización de las tareas individuales y colectivas para todos los miembros del equipo.
El software de gestión de tareas resuelve problemáticas en cuestión de productividad y de organización del trabajo colaborativo. Un ejemplo de cómo estas herramientas ayudan a las organizaciones, puede ser la creación de listas de tareas compartidas (to-do lists) con:
- la fecha de inicio y la fecha tope,
- la descripción de elementos importantes a llevar a cabo en cada tarea,
- la creación de subtareas para las tareas importantes,
- la clasificación y reagrupamiento de las tareas por proyecto, color, categorias, fechas, etc.
¿Para qué sirve el gestor de tareas web?
El gestor de tareas pone a disposición del usuario una plataforma colaborativa para controlar cada proyecto. Las soluciones SaaS (basado en web) se encuentran almacenadas en un servidor externo y no requieren de ningún tipo de intervención técnica. Todos los documentos se encuentran en la nube, el responsable del proyecto puede consultarlos y clasificarlos según las necesidades. Los miembros del equipo pueden seguir el proyecto en tiempo real desde sus cuentas personales, las acciones de todos los participantes se sincronizan automáticamente.
Administrar un proyecto en línea permite a cada empleado puede conectarse para trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Encuentra el mejor gestor de tareas (comparativa)
El software de gestión de tareas está relacionado con la herramienta de gestión de proyectos, pero difiere en cuanto a la cobertura funcional.
1. Trello
Tiene la finalidad de mejorar la colaboración y la productividad mientras que los software de gestión de proyectos tiene el objetivo de planificar y medir.
2. Asana
Asana permite crear y asignar tareas a los miembros del equipo. Mostrar las tareas en la agenda según las fechas de vencimiento y modificar el status de una tarea (pendiente, en curso, terminada, etc.).
3. Podio
Podio es una herramienta social para la gestión de tareas. Ayuda con la asignación de tareas y archivos permitiendo una vista complete e intuitiva. Podio ha sido pensada para integrarse con los flujos de trabajo del software.
4. Evernote
Evernote permite hacer lista de tareas y definir una fecha tope. La herramienta envia notificaciones para no olvidar los pendientes y cuenta con agenda con diario y bloc de notas incorporado.
5. Microsoft Outlook
Con Microsoft es muy fácil compartir archivos y permitir la gestión de tareas de forma personalizada.
6. Mywoork
Es una intuitiva herramienta para la organización de tareas, es posible tomar notas, consultar la agenda online de clientes y contactos y colaborar con el equipo de trabajo.
7. Wrike
Los software de gestión de proyectos son menos universales: están pensados para empresas de servicios que necesitan controlar la entrega de un proyecto evitando el incumplimiento de la agenda o el aumento de costos.
8. Monday.com
Monday.com permite diferentes vistas para la gestión de tareas y proyectos, el planificador de tareas asiste a los miembros de un proyecto en la organización de las misiones y de tareas realizables en periodos cortos de tiempo.
9. Basecamp
Basecamp permite la fragmentación de las tareas para equilibrar la carga de trabajo y priorizar las urgencias con el fin de realizarlas según la prioridad.
10. Wunderlist (el nuevo gestor de tareas de Miscrosoft)
Antiguamente Wunderlist, la aplicación ahora forma perte de Microsoft y permite crear, actualizar, editar y compartir las tareas con los colegas. Las tareas privadas siguen siendo personales hasta que se comparten y se convierten en tareas públicas.
11. Todoist
Todoist permite a los participantes utilizar un administrador de tareas para seguir y controlar el avance de su trabajo de manera operacional en oposición y, al mismo tiempo, en armonía con los objetivos generales del proyecto y del equipo.
Principales funcionalidades de un software lista de tareas
Creación de espacios de trabajo
La gestión de un equipo requiere de la creación de una base de datos por perfil. Estas herramientas están en capacidad de centralizar las informaciones relacionadas con la cuenta de cada miembro del equipo permitiendo un seguimiento optimizado.
Una mejor gestión del tiempo de trabajo así como una mejor repartición de las tareas son dos de las razones por las cuales se deben crear espacios de trabajo.
Gestión de misiones
Una vez que los profiles han sido agregados a una base de datos sincronizada, es importante gestionar las tareas eficazmente. La mayoría de estos programas integran módulos que permiten asignar proyectos a los colaboradores, fijar el tiempo de tratamiento de la tarea y seguir el avance de acuerdo a los criterios preestablecidos.
La gestión de la misión está prácticamente automatizada, es posible ver las estadísticas desde el tablero de mandos. También es posible anticipar los retrasos eventuales según la planificación.
Importación y exportación de documentos
La mayoría de las herramientas permiten importar y exportar los documentos. La aplicación de gestión de tareas almacena en la nube y centraliza los datos.
Además, con el gestor de tareas es posible:
- Mensajería privada y chat grupal,
- Gestión de documentos,
- Administrar un proyecto en vista Kanban,
- Aplicación web disponible,
- Sincronización de tareas y correos electrónicos,
- Seguimiento de tiempo y fecha límite,
- Delegar tareas,
- Fusión de tareas,
- Gestión de diferentes equipos.
Ventajas de la gestión de tareas desde una app
Estas herramientas pueden ser utilizadas en prácticamente cualquier industria, a partir del momento que hay una necesidad de centralizar y clarificar la organización y de cumplir las tareas cotidianas de manera eficaz según las prioridades.
Desde un punto de vista puramente personal, el gestor de tareas permite:
- procrastinar menos (dejar para más tarde las cosas por hacer),
- priorizar el trabajo individual,
- ser más eficaz en la vida profesional,
- clarificar la duración de un proyecto,
- ganar en productividad.
Un sistema de gestión de tareas no es un software para la gestión de proyectos
Una herramienta de gestión de proyectos y tareas es indispensable para todas las áreas de la vida personal y profesional. Las desventajas no son muy numerosas, sin embargo, existen algunos puntos que pueden ser decepcionantes:
- No generan el flujo de trabajo o las etapas del trabajo. Es la gran diferencia con un software de gestión de proyectos.
- Las vistas tipo diagrama de Gantt son escasas (a pesar de ser muy útiles en una visión tipo proyecto).
- La supresión de las tareas es generalmente demasiado fácil. Una mala manipulación puede convertirse en una supresión sin que te des cuenta.
- Las notificaciones pueden ser invasoras.
De la herramienta colaborativa a la lista de tareas
En el gestor de tareas las misiones son más elaboradas que las listas de tareas. Estas últimas se resumen a listas de quehaceres las cuales se pueden clasificar según el orden de importancia por dar un ejemplo. Los gestores de tareas permiten agregar notas en formato de texto enriquecido (negrita, colores, imágenes). Las listas de quehaceres nos permiten apuntar las buenas ideas, por lo tanto deben estar accesibles fácilmente.
Sin embargo, las listas de tareas no son suficientes para organizar y entrar en una dinámica de productividad.
