Software de Firma digital

Firma digital software: guía de compra

Programa para firma digital 

Los programas informáticos de firma electrónica permiten a los usuarios reunir firmas en documentos compartidos electrónicamente, eliminando la necesidad de documentos físicos para registrar firmas manuscritas.

Este software facilita la distribución de documentos jurídicamente sensibles para la recogida de firmas electrónicas. Las organizaciones utilizan programas informáticos de firma digital para cifrar documentos, como contratos de venta o documentos de empleo, para los que a menudo se requieren las firmas de clientes, empleados o socios. Por consiguiente, el software de firma electrónica permite una mejor colaboración.

El software de firma digital suele integrarse con aplicaciones de terceros, como las de ventas, planificación de recursos empresariales (ERP), gestión de relaciones con los clientes (CRM), recursos humanos y gestión de la cadena de suministro. Esto facilita la gestión de presupuestos, contratos y proveedores. Las normas de seguridad incorporadas que cumplen los requisitos legales locales y federales simplifican aún más el proceso de intercambio de documentos legales y garantizan la legitimidad.

¿Qué es el software de firma electrónica?

Contratos y avales firmados en segundos por un empleado que no está en la oficina, ¡es posible! Descubre las numerosas funcionalidades del software de firma electrónica. La desmaterialización de los documentos, con una fuerte autenticación y un archivo con valor probatorio, es una verdadera revolución en la automatización de ciertos procedimientos. Transmita electrónicamente tus archivos y documentos de apoyo en unos pocos segundos y sin ningún riesgo para la seguridad de los sistemas de información con software de firma electrónica.

¿Cómo funciona?

Cada solicitud de firma electrónica es configurable para definir el nivel de seguridad y autenticación: 

• Los documentos se envían por correo electrónico o son objeto de una notificación en la que se invita al destinatario a firmar.

• El individuo coloca una firma electrónica en el documento electrónico.

• El contrato se le devuelve automáticamente una vez firmado.

• Los firmantes pueden acceder a la información mediante la gestión y el archivo de documentos electrónicos. Facturas electrónicas, presupuestos, nóminas, órdenes de compra, reducir el papel en su empresa y promover una imagen eco-responsable gracias a la desmaterialización de los documentos de su empresa. ¡Olvida las firmas manuscritas que consumen mucho tiempo!

¿Cuáles son las principales características de un software de firma electrónica?

Para la gestión de documentos electrónicos y la firma en línea, elige un software de alto rendimiento y especialmente una desmaterialización con autoridad de certificación. Comprueba que está equipado con ciertas funcionalidades:

• La generación automática de contratos pre-llenados;

• La firma con certificación cualificada;

• El envío de notificaciones y recordatorios al correo electrónico del firmante;

• Un nivel de firma configurable;

• Archivo electrónico automático y gestión de documentos de forma sencilla y rápida;

• Una caja fuerte electrónica atribuible a cada uno de los colaboradores;

• Una pista de auditoría fiable con trazabilidad de las diversas etapas del procesamiento de documentos;

• La escalabilidad de la solución del software;

• La digitalización de los intercambios entre los recursos humanos y los empleados.

Aprovechando la transformación digital, el software de firma electrónica incluye el reconocimiento biométrico en el flujo de trabajo de la firma. El uso de las huellas dactilares reduce considerablemente los problemas de seguridad cibernética.

¿Por qué utilizar un software de firma electrónica en una empresa?

El uso de software de firma electrónica y certificación digital asegura un ahorro de tiempo al eliminar los documentos en papel, escanear, reimprimir, volver a escanear, etc. Sin embargo, tienen algunos inconvenientes.

Ventajas

• La velocidad de procesamiento y distribución de los documentos en formato electrónico;

• La desmaterialización fiscal de acuerdo con la directiva europea;

• El certificado digital tiene el mismo valor que una firma manuscrita;

• Más seguridad en los intercambios electrónicos y la firma de un documento de un tercero de confianza;

• Reducir los costos relacionados con la tramitación de documentos en papel;

• Automatización del archivo electrónico de sus documentos de RRHH;

• Facilitar el trabajo en colaboración y la centralización de la información;

• La simplificación de los procesos y más comodidad para intercambiar los datos;

• Una estrategia global de transformación digital y la imagen de una empresa innovadora;

• La reducción de los viajes necesarios para recuperar documentos de papel firmados;

• Un soporte ideal para la televenta o la comunicación;

• Un enfoque de RSE que beneficia al medio ambiente. 

Desventajas 

Ten cuidado con las violaciones de seguridad que podrían obstaculizar la confidencialidad de tus contratos o arriesgaret a un robo de identidad. 

Un documento firmado puede ser fácilmente falsificado por personas malintencionadas. 

¿Cómo elegir un software de firma electrónica?

El software de firma electrónica puede ofrecerse en modo SaaS o como una instalación en la premisa. Ambas soluciones de desmaterialización tienen ventajas y desventajas.

El Saas: 

• Velocidad de instalación y mayor flexibilidad gracias a la posibilidad de evolución;

• Un acompañamiento de un servicio técnico para cualquier pregunta o mal funcionamiento;

• La posibilidad de consultar tus datos dondequiera que estés, siempre que tengas una conexión a Internet;

• Un escalonamiento de los gastos porque los proveedores de servicios en modo SaaS suelen proponer suscripciones mensuales y diversas ofertas;

• El rendimiento de las herramientas de archivo digital y de firma electrónica;

• Un enfoque más responsable con menos necesidad de equipos informáticos.

Software en la premisa:

• La seguridad de los datos almacenados en sus propios servidores.

• Un presupuesto fijo porque el modo SaaS puede generar un costo mayor a largo plazo y las aplicaciones adicionales suelen ser muy costosas.

• Un software que te pertenece, a diferencia del modo SaaS que puede ser peligroso si no seleccionas un proveedor de servicios serio. 

• Asegura la firma de tus documentos digitales eligiendo un software de gestión de documentos electrónicos.

• Garantizar el archivo digital y la posibilidad de tener una caja fuerte electrónica para almacenar ¡contratos, nóminas y cualquier otro documento desmaterializado!